“小典小典，请介绍一下十三陵水库。”工作人员话音刚落，智能机器人“小典”便迅速响应，精准调取内置知识库内容，将十三陵水库的建设背景、工程细节与综合效益娓娓道来。如今，在北京市昌平区档案馆，这样的智能互动已成常态。而人工智能技术与传统档案业务的深度融合，正推动区档案馆实现从“被动保管”到“主动赋能”的转型，让其从沉淀史料的“资源仓库”升级为激活数据价值的“智慧中心”。
这项智慧成果的落地，始于2022年启动的高水平数字档案馆建设项目。“我们是首批‘吃螃蟹’的团队，没有现成经验可循，每一步都是在未知领域探索。”区档案馆工作人员坦言。项目初期，技术适配、数据梳理等难题接踵而至，团队只能“摸着石头过河”，在试错中推进工作。
昌平区档案馆馆藏资源丰富，现有纸质档案50万余卷（件）、目录数据307万条、图像档案1600万页，为人工智能技术的应用提供了充足的“燃料”。然而，数字化是首要难题：馆藏档案多为2000年前形成，纸张老化、字迹模糊等问题给工作带来了极大挑战。
为此，全体工作人员全力以赴，以驻馆加班方式展开攻坚。历经两年半，突破传统抽检模式，并研发数据合规审查系统，建立起“加工商全自检、质检商全质检、馆方按比例抽检”的三级质量保障机制。同时，坚持“实体档案与数字副本双核对”，发现目录信息与实体不符，则同步修改数据库和实体档案著录信息；遇到图像漏扫或模糊，立即重新扫描入库。
在数字档案馆建设过程中，全文数据库成为关键载体。依托数据库，区档案馆实现了本地全馆全文检索，借助先进大语言模型，打通跨模态检索壁垒。用户无需按文书、照片、视频、音频等门类分头查询，只需输入一个关键词，就能触发全馆藏门类的并发检索，更可实现以文搜图、以文搜视频、以图搜图、以图搜视频及图像语义检索，让档案查找效率实现质的飞跃。
现场，工作人员以《中国档案报》为关键词进行演示，直观展现了新技术的优势：传统目录检索仅找到19条相关内容，而通过全文数据库检索，则精准匹配出716条关联信息。这一对比清晰说明，技术升级大幅拓宽了馆藏资源的挖掘深度与广度，让沉睡在库房中的档案数据真正“活”了起来。
手写体识别一直是档案数字化的“卡脖子”难题。而区档案馆的全文数据库，在这一领域实现了突破性进展：不仅能精准识别印刷体，更具备高效手写体识别能力。工作人员专门选取20世纪50年代昌平老品牌“鹿牌保温瓶”的手写体图片进行检索，系统瞬间匹配出对应图表与档案，点开检索结果即可清晰看到手写报表中“保温瓶”3字的具体位置。这一突破得益于先进的智能OCR（光学字符识别）技术，即在普通OCR基础上叠加深度语义分析功能，既能破译潦草手写文字，又能结合上下文智能推理语义，识别准确率远超国家标准数倍，同时还能精准识别表格手写内容，彻底破解手写档案检索难题。
诸多创新功能中，以图搜视频最令人称奇。工作人员介绍：“以往在海量视频档案中查找特定画面，只能凭模糊记忆手动拖动进度条逐帧排查，不仅耗时耗力，还易因记忆偏差错失关键内容。而以图搜视频功能彻底改变了这一现状：只需上传目标画面截图，系统便能在视频数据库中快速精准匹配，瞬间呈现关联视频结果，且能直接定位到画面对应的分秒时刻，让档案查找从‘大海捞针’变为‘精准锁定’。”这一功能在档案编研、专题汇编等工作中发挥了重要作用，能帮助工作人员快速筛选特定主题画面，大幅提升编研效率与成果质量，为档案资源的利用与开发开辟了便捷路径。
AI（人工智能）很聪明，但有时也会“脑补”——这正是大模型常见的“幻觉”问题。如何防范“AI幻觉”呢？工作人员告诉记者：“我们的大模型完全运行于内部环境，训练与推理所使用的数据均来自经过多重核验的馆藏档案，并实行网络隔离，从源头确保了数据准确与安全。另外，系统还引入检索增强生成技术，使AI在回答时能够实时调取档案数据作为参考，显著提升了信息输出的准确性。”
在此基础上，区档案馆进一步将数字化管理延伸至实体库房，基于数字孪生技术构建了三维可视化库房平台。通过立体建模与物联网感知，管理人员可通过大屏实时掌握库房布局、设备状态与档案位置，实现了从“人眼巡查”到“可视化管控”的转变。
“这个三维库房可不只是看着炫酷。”工作人员一边操作系统一边介绍,“它更像一个‘活’的档案地图。以二号库为例，系统清晰划分了4个区域，每件档案在哪个房间、哪列架、哪一格，轻轻一点，即刻呈现。”
这一切的背后，是一套深度融合的数据调度系统。数字化信息与实体库房管理数据被打通串联，任何一件档案的移动、存放，都会实时同步更新到三维模型中。实体库房和虚拟世界就此形成了动态互联的“孪生体”，馆内资源得以实现全局优化调度。
指尖在屏幕上轻轻落下，对应的档案数字副本和信息便即刻跃入眼帘。工作人员感慨：“过去管理档案，靠的是一趟趟奔波的脚步，如今只需要动动手指。”技术的力量正悄然改变着档案管理的方式，让保存历史这件事变得轻盈而清晰。这一点一滴的改变，正是档案管理提质增效的最好见证。 |
