近期，在陕西省档案局指导下，陕西师范大学联合毕业生档案转递接收各环节参与单位的专家、骨干和技术人员组成项目团队，深入调研高校毕业生档案业务工作，积极建立档案转递接收动态追踪系统。
调研发现，高校毕业生档案转递存在回执回收率低、邮政物流轨迹和签收凭证保存时间短（仅1年）等问题。数年后，若发现档案遗失，毕业生本人、邮寄单位、接收单位均无法提供有效的转递回执、物流信息及签收凭证，这将导致责任归属不明确、纠纷频发，损害毕业生就业、深造和发展权益。
为此，团队成员精心设计了全生命周期可追溯的高校毕业生档案转递接收动态追踪系统——“档小宝”。该系统与中国邮政寄递平台对接，采用全链路审计溯源引擎与元数据生命周期封装技术架构，构建覆盖档案“收、管、存、用、发”全生命周期的智能化管理体系。系统能自动完成毕业生档案操作日志登记、EMS运单号关联、物流轨迹跟踪和签收凭证获取等任务，确保档案转递操作全程留痕、永久可追溯。同时，借助微信公众号，向毕业生主动推送档案转递接收进度、异常预警提醒等关键信息，实现档案状态从被动查询到主动推送的模式升级。毕业生可随时随地了解档案动态，流转透明度与过程监管效能显著提升。
该项目率先在陕西师范大学投入试运行，操作日志、物流轨迹和签收凭证在学校服务器上长期存储（存储期限≥30年）。随着系统应用，该校逐步采用电子版物流信息和签收凭证替代传统纸质回执单，使档案签收确认率提高至90%以上。试运行以来，系统主动向毕业生推送档案动态信息1.4万余条，流转异常预警主动提醒率达100%。同时，系统建立的“操作日志+物流轨迹+签收凭证”三位一体证据链，大幅缩短了管理员在异常预警、事故处置和责任划分等工作中的响应时间，为毕业生、学校和用人单位提供了便捷可靠的服务。 |
