档案记忆观对高校档案管理启示

一、档案记忆观及其内涵

档案记忆观在21世纪初逐渐形成较为完备的理论，冯惠玲归纳了档案记忆观的基本观点：“档案是构建集体记忆重要且不可替代的要素；档案工作者有责任通过自身的业务活动积极主动地参与集体记忆的建构、维护与传承；档案工作者的观念、工作原则与方法对于社会记忆的真实、完整与鲜活产生正面或负面的影响。”徐拥军在全面梳理档案记忆观理论依据基础上，指出档案记忆观的内涵主要包括三个方面：其一，档案是建构社会记忆的不可替代要素，既承载着建构社会记忆的作用，又受社会记忆的反作用影响而表现出一定的主观性；其二，档案工作是建构社会记忆的受控选择机制，档案对社会记忆的建构是通过选择出一些材料保存为档案来实现的，这种选择受权力影响和控制。其三，档案工作者是建构社会记忆的能动主体，档案的社会记忆功能通过档案工作者来实现，因而档案工作者要发挥能动作用，积极投入社会记忆的建构。他们对档案记忆观的研究全面梳理了档案记忆理论演进脉络，指出了档案工作发展的新路径，从社会记忆、集体记忆的视角思考和拓展档案概念内涵，探讨档案工作内容的延伸和档案工作者职能的转变，为创新开展档案工作实践提供了理论指导。以档案记忆观为依据，很多省市档案馆开展了“城市记忆工程”建设，从档案资源建设入手，为根据社会记忆广义地构建历史提供资源支撑。

二、档案记忆观对高校档案管理的启示

基于档案记忆观，高校档案管理在资源建设、利用服务和队伍建设等方面需要深入思考，充分发挥档案构建高校记忆的重要作用。

（一）树立“大档案观”，加强高校档案资源体系建设。在档案记忆观理念下，要立足“大档案观”，重新审视档案资源建设系统性和完整性原则的内涵。所谓系统性，不仅是指高校档案收集应覆盖本校教学、科研、管理、服务各部门，而且要求档案载体应包括纸质、音频、视频、数据库、网页等多种形态，从内容到形式形成多维度档案资源建设体系。所谓完整性，包括如下几点：一是完整体现学校各层面工作情况，很多高校在档案资源建设方面存在偏重教学科研等关键部门、轻视后勤基建等服务部门的问题，这种情况必然带来记忆要素的缺失，档案记忆观从社会记忆的角度强调，既要收集来自行政党群的“官方档案”，也要重视收集来自师生教职工的“民间档案”，完整的档案资源建设体系是构建高校记忆的基础。二是完整展示各项工作内容，按件整理规则推行以来，弱化整理强化检索确实很大程度上减轻了整理这一环节的工作量，但是由于不需要组卷，也造成了一些档案材料不完整的问题，如有工作档案缺落实材料等；另外，很多提交上级单位的材料通过网络上报，也存在上报材料归档缺失的情况。三是档案载体形式的完整性，随着信息技术飞速发展，高校工作中形成了大量的视频、音频、网页档案资源，但是档案工作普遍存在滞后现象，很多社交平台或者网页上形成的档案材料难以及时全面归档，这些问题都影响着档案资源的完整性。

（二）以“单轨制”为目标，加快高校档案信息化建设。网络无纸化办公系统是档案单轨制得以实现的基础条件，学校各项工作业务通过网络平台完成并归档，这对于档案工作无疑是值得期待的美好前景，因为所有工作流程及结果都以电子信息的形式存档，不仅大大减轻了整理纸质档案的工作负担，而且在很大程度上解决了归档材料不齐全不完整的问题。虽然目前能够真正实现单轨制档案管理的高校有限，但是这一趋势显然是不可阻挡的。因此，高校档案管理者应从单轨制档案管理的角度思考档案信息化建设工作，从档案资源加工、档案资源安全等方面提前谋划，加快档案信息化建设步伐。一是促进档案信息化建设纳入高校整体信息化建设，在整体谋划学校信息化建设的同时将归档环节有效嵌入其中；二是完善高校数字化档案管理制度，为逐步转向档案单轨制管理提供理论指导和制度 保障。

（三）更新观念，促进馆员队伍成为高校记忆的主动构建者。档案记忆观要求高校档案工作者由“资源管理员”转变为“记忆构建者”，主动谋划和参与高校记忆的构建工作。首先，升级理论水平。了解和掌握档案学研究领域的新理论新思路，更新档案管理理念。一方面，将新理论用于档案管理实践；另一方面，做档案理论的传播者，宣传档案文化，促进社会档案意识的提高。其次，升级档案业务能力。档案记忆观要求档案工作者成为熟练掌握档案工作各业务流程和环节的“通才”，不仅熟悉档案专业知识，而且要了解管理学、社会学、信息科学领域的知识，从社会记忆视角思考档案的形成、鉴定、保管和利用，强调“前段控制”，在档案形成之前就统筹考虑可能生成档案的形态、内容、结果等，提高档案资源建设的有效性。再次，升级专业技术水平。比如口述档案对于高校档案工作者是个新领域，如何做好口述档案的收集和整理，既保留个体记忆的原始性，又维护社会记忆的真实性和多样性，都需要在实践中总结经验；又如信息技术的发展促使档案工作者主动学习，挖掘信息技术和档案工作的结合点，通过信息技术搭建整合档案资源的平台、提供便利利用的窗口、完善信息挖掘的工具，也对档案工作人员提出了更高技术要求。

（四）创新服务，拓展档案利用功能。档案的利用与档案的生成是相互依存相互制约的，档案的生成为利用提供条件，档案的利用为生成提供依据。特里·库克说：“没有背景丰富、上下文清晰的可靠证据，记忆不免虚假、失真，成为随意之念或无端的想象、虚构、空论。没有记忆的影响和需要，证据既无用又无关”。首先，是创新档案服务的形式。很多高校通过新媒体的公众号、微视频，举办线上线下的档案展陈等宣传档案知识、展示档案资源、提供网络利用通道，积极推进档案工作从幕后走向前台，主动培养师生和社会公众建立档案意识，在为他们提供便利服务的同时，也更广泛地引发了公众的关注。其次，是创新档案服务内容。在传统的校史、年鉴、资料汇编等编研利用服务的基础上，从展示学校记忆的角度开展专业史、专人志、专题资源的编研整理，积极挖掘档案生成者和利用者的潜在需求，从引导和挖掘档案利用需求的角度促进档案的有效生成和完善 积累。

三、思考

档案记忆观在高校档案管理中为创新档案管理提供了新的思路和方式，但是在实际应用中，也要结合档案工作规律，有所批判地理性对待。一是注意思考档案来源不确定性滋生档案虚无主义倾向。档案记忆观扩展了档案资源的来源，高校归档范围已不仅仅局限于《高等学校档案管理办法》中提到的类别，但是也还没有新的管理制度适应档案理论发展变化对高校归档范围进行有效规范，个人档案、口述档案的征集与积累工作在引发档案研究和管理者反思，这些新型档案的真实性、可靠性如何界定尚缺乏有效的标准，在这种情况下，不加辨别地“凡文必档”难免流于档案虚无主义，消解了档案的证据宗旨，也为后期数据利用造成干扰信息。二是注意在建构记忆过程中要以客观性公正性为底层原则。档案记忆观强调记忆是在控制论基础上被建构的，因而档案工作者的思维高度和理论水平对档案资源对建构从长远来讲，影响着学校记忆产生的观点和结论，这就要求档案工作者在资源建构过程中时时要将客观性、公正性作为基础底层原则，秉持“不虚美，不隐恶”的实录标准，构建档案资源，使高校记忆得以客观全面呈现。