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浙江舟山市档案馆运用标签功能助力数字档案管理 |
| 发布者： 发布时间：2022-05-11 阅读：980次 |
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| 内容摘要：作者：张丹斌 来源：中国档案报 |
本报讯 去年12月，浙江省舟山市档案馆在数字档案室管理系统中引入标签功能，大大提高了数字档案查阅利用、专题档案归集与接收、OA一体化查询等工作的质量和效率。
标签是用来标明目标的分类或内容以便于查找和定位目标的工具。在数字档案管理中引入标签，既不改变档案元数据结构，又能灵活地进行档案标记。运用标签功能可以有效解决单用标题检索或进行全文检索时存在检索死角的问题，检索效率可得到很大提升。
除了提升检索效率，标签功能在专题档案移交工作中也发挥着巨大作用。如，查找年度为2020年至2021年、标签为“防疫”及“新冠疫情防控”、保管期限为“定期30年”或“永久”的档案，可根据此检索结果直接建立2020年至2021年新冠肺炎疫情防控专题档案，对此专题档案的条目和原文数据导出，就可以直接向档案馆进行移交。目前，舟山市已将其应用于“疫情防控”“脱贫攻坚”“共同富裕示范区”“数字化改革”等专题档案的归集与移交接收工作中。有些单位还通过标签功能建立了“人事任免”“党建”等专题档案。
此外，市档案馆在进行数字档案管理系统与OA系统的电子公文归档对接后，通过运用标签功能，使两个系统的融合度进一步提升，OA系统用户可以从系统中免登录直接进入数字档案室管理系统特制界面进行档案利用，数字档案室管理系统通过对访问的OA系统用户进行相应授权，进一步强化对档案数据安全性的控制。
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