近日，海南省档案局与省市场监督管理局联合印发《经营主体登记档案管理办法（试行）》，于2026年1月12日起施行。
《办法》共5章18条，系统构建了登记档案的管理框架，明确了统一领导、分级管理、集中保管的原则，由省市场监管局负责建立登记档案管理制度和本级登记档案管理工作，监督和指导全省登记档案管理工作。各市、县市场监管局负责本辖区内登记档案的收集、整理、保管和利用。各级档案主管部门依法对登记档案工作进行监督、指导和检查。
《办法》细化了归档范围、保管期限和电子档案管理要求。明确经营主体存续期间档案持续保存，经营主体注销后登记档案保管期限一般为20年。强调电子登记档案与传统载体档案具有同等法律效力，可以电子形式作为凭证使用，并明确除法律另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。同时，要求对涉及个人身份信息的页面进行专门处理。
《办法》明确了有权查询档案的6类主体及相应的申请材料要求，线上通过“海南省企业电子档案查询系统”查询。社会公众经“海易办”APP实名认证后每日可查询10次，经营主体则可通过“电子营业执照”小程序扫码授权查询。
此外，《办法》还设立了严格的监督管理与法律责任章节。明确禁止以不正当方式获取、利用档案，并部署了智能审核功能，对高频查询、非工作时间调档等风险行为进行实时监测并触发“熔断机制”（即2年内禁止访问系统）。对于违规行为，设定了从暂停账户权限到列入“数据安全黑名单”等分级处罚措施。同时，对档案管理人员失职、渎职等10余种行为明确了处罚规定。 |
