7.1 整理原则
7.1.1 业务文件收集完成后应及时整理，保持业务文件之间的有机联系，并区分不同价值，便于保管和利用。
7.1.2整理纸质业务文件所使用的装订材料、修裱材料等应符合DA/T 69、DA/T 25的档案保管保护要求。
7.1.3业务文件中照片档案、录音录像档案的整理应参照GB/T 11821、DA/T 50、DA/T 78、GB/T 18894，纸质档案数字化应符合DA/T 31的规定。
7.1.4 业务电子文件的整理与归档应符合第7章和第11章相关要求。
7.2分类
7.2.1商业银行可根据本单位实际情况，结合业务档案形成特点制定各类业务档案分类方案。各类业务档案分类方案一经确定，应保持稳定。各单位业务档案的具体名称如有与附录A所列档案名称不相符的，应参照类似档案管理。
7.2.2商业银行归档业务文件分类方法主要有以下几种:
a)对公信贷业务归档文件一般采用“业务类型年度保管期限”“年度保管期限机构/部门-客户-业务类型”“年度-机构/部门业务类型"等复式分类方法；
b)个人信贷业务归档文件一般采用“业务类型-年度保管期限”“机构/部门-年度业务类型”等复式分类方法:
c) 金融市场业务归档文件一般采用“年度业务类型"等复式分类方法；
d) 信用卡业务归档文件一般采用“年度-机构/部门-业务类型-保管期限”“业务类型年度"等复式分类方法；
e) 国际结算业务归档文件一般采用“年度产品/业务品种保管期限”等复式分类方法；
f) 资产管理业务归档文件一般采用“年度业务类型”等复式分类方法:
g) 资产托管业务归档文件一般采用“年度业务类型”“业务类型-年度保管期限”等复式分类方法:
h)投资银行业务归档文件一般采用“机构/部门-保管期限年度”“机构/部门保管期限-产品/业务品种年度”等复式分类方法；
i) 同业业务归档文件一般采用“产品年度”“业务类型-年度”等复式分类方法:
j) 养老金业务归档文件一般采用“年度产品/业务品种保管期限”“年度机构/部门保管期限”等复式分类方法；
k) 业务会计归档文件一般采用“机构/部门-业务类型年度保管期限”“业务类型-年度机构/部门-保管期限”等复式分类方法。
7.3 组卷
7.3.1对公信贷业务文件的借款人、担保人文件材料一般以“借款人或担保人，即客户"为单位进行组卷；授信审批类文件材料一般以“单笔业务”为单位进行组卷；要件类以“额度启用业务”或“单笔业务”为单位进行组卷；贷后管理类文件材料一般以“项目”“单笔业务”或“借款人”为单位进行组卷；保全类文件材料一般以“借款人-处置方式”“借款人”或“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.2个人信贷业务文件中，管理类(合作机构资料)文件材料一般以“企业”或“项目”为单位进行组卷；管理类(呆账核销)文件材料一般以“单笔业务”或“不良贷款客户”为单位进行组卷；经营类文件材料一般以“单笔业务"为单位进行组卷。
7.3.3金融市场业务文件中，管理类文件材料一般以“合同”或“业务系统"或“年度”为单位进行组卷，即每份合同协议及其附件资料根据内容多少组成一卷或多卷；每个业务系统每年进行参数维护形成的申请表根据数量多少可组成一卷或多卷；每个年度形成授权书及转授权书根据数量多少可组成一卷或多卷。经营类项下文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.4信用卡业务文件中，客户资料类文件材料一般以“单笔开卡申请”为单位进行组卷；合作商户资料类一般以“单个合作项目”为单位进行组卷；呆账核销类一般以“核销项目”为单位进行组卷；资产转让类一般以“转让项目”为单位进行组卷；其他类文件一般以“业务类型”为单位进行组卷。
7.3.5国际结算业务文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.6资产管理业务文件一般以“日期”或“项目”为单位进行组卷，即同一日期的文件依照数量多少组成一卷或多卷；同一项目形成的文件依照数量多少组成一卷或多卷。
7.3.7资产托管业务文件一般以“产品/业务品种”或“年度”为单位进行组卷，或按“年度-产品”组卷，即每一年度下每一个“产品”形成的文件组成一卷或多卷。
7.3.8投资银行业务文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.9同业业务文件一般以“单笔业务”或“合同”或“业务系统”或“年度"为单位进行组卷。
7.3.10养老金业务文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.11业务会计文件中，会计凭证一般按“机构-日期”为单位进行组卷，同一机构同一日期的业务会计文件按业务形成时间组成一卷或多卷。会计账簿、会计报告、其他会计文件一般根据文件数量，选择以“年/季/月”为单位进行组卷。
7.4排列
7.4.1卷内文件排序宜按业务文件形成的时间顺序或按照归档范围和保管期限表内规定的文件类別顺序等方式排列。
7.4.2成册 、成套性的业务文件宜保持其原有形态，可集中排列。
7.5编号
7.5.1档号编制应遵循唯一性、一致性、稳定性、扩充性、简单性、适用性原则。
7.5.2档号的结构:“全宗号-类别号-案卷号[-件号(卷内序号)]"。档号结构中，全宗号为立档単位代码，由档案馆(室)给定毎个全宗的代码或各単位自行定乂本机构及所属単位全宗号；类別号的构成元素包括一级类別号(档案门类代码)、二级及三级类別号、项目号、机构/部冂代码、业务类型号、客户号、 年度、保管期限代码等，其结构应符合DA/T13的规定，并根据本単位相应业务门类档案分类方案等实际需要确定；案卷号，采用阿拉伯数字标识，其为流水順序号，各単位应按照实际数量确定案卷号的位数；件号(卷内序号)，采用阿拉伯数字标识，其为流水顺序号，各単位应按照实际数量确定件号的位数。档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用连接号“一”(短横线)相隔。类别号的构成元素均属类别号，为同级代码，同一级代码之同用间隔号“·"相隔。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。
档号编制示例：01-GD· C·2011· D5 001-125
说明:该档号表示某商业银行总部2011年形成的、保管期限为5年的，第1卷第125件经营类个人信贷业务档案。个人信贷业务文件按照“全宗号-类別号(档案门类代码·业务类型号·年度·保管期限代码)-案卷号-件号”规则编制档号，“01"为全宗号；“档案门类代码·业务类型号·年度·保管期限代码”即“GD· C·2011 · D5"为个人信贷业务类別号，“001"为案卷号；“125"为件号。其中，档案门类代码：归档业务文件档案门类代码，由各単位自行定义。采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。可将归档业务文件档案门类代码标识为:业务“YW”或个人信贷业务档案“GD"。此处由“个贷”汉语拼音首字母“GD”表示，设为"GD"。业务类型号；由各単位自行定义。根据附录A表A.2，个人信贷业务文件按文件类型划分，可分为管理奬(合作机构资料)，用A表示；管理类(呆账核销)，用B表示；经营类，用C表示。年度:此处为贷款本息结清或个贷业务执行完毕年度，即档案形成年度，用4位阿拉伯数字表示保管期限代码。保管期限永久、30年、20年、15年、10年、5年，分別以代码“Y"“D30”“D20”“D15”“DI0”“D5”标识。
7.5.3档号元素的选用要求如下:
a)全宗号。一级类 别号(档案门类代码)。案卷号为必选项，不应省略；
b)二级及三级类别号 。项目号、机构/部门代码。业务类型号。客户号。年度。保管期限代码、件号为可选项，可根据实际需要选择使用。
7.6编目
7.6.1案卷应编制案卷目录、案卷封面、卷内目录、卷内备考表等内容。
7.6.2案卷目录编制要求如下:
a) 案卷目录样式见附录B；
b) 序号应填写案卷的流水顺序号；
c) 档号按照7.5.2编制；
d)案卷题名应简明 、准确地揭示卷内业务文件的内容；
e)总页数应填写案卷内全部文件的页数之和；
f)保管期限应填写组卷时划定的保管期限；
g)备注可根据管理需要填写案卷的密级。互见号或存放位置等信息。
7.6.3卷内目录编制要求如下:
a)卷内目录应排列在卷内文件首页之前，样式见附录C；
b) 序号应依次标注卷内文件排列顺序；
c)文件编号应填写业务文件文号或业务编号或型号，或图号或代字、代号等；
d)责任者应填写业务文件的形成部门或形成者；
e)文件题名，应填写业务文件全称。 文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名；
f)日期，应填写文件形成的日期；
g) 页数，应填写每件文件总页数:
h)备注，可根据实际填写需注明的情况；
i)档号，按照 7.5.2编制。
7.6.4卷内文件以件或卷为单位编写页号，以有效内容的页面为一页，已有页号且与待编页号相同的文件可不再重新编写页号，卷内目录、卷内备考表不编写页号。
7.6.5案卷封面及脊背样式和要求参见附录D。卷内备考表应排列在卷内文件材料之后，其样式及要求参见附录E。
7.7修整
纸质文件载体已破损的，应予以修裱；字迹模糊或易退变的，应予以复制。同时，应按照保管期限要求，去除易锈蚀、易氧化的金属装订用品。对于幅面过大的业务文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
7.8 装订
7.8.1归档文件的装订应符合DA/T 69相关规定要求。
7.8.2如一卷内的归档文件较多，可分成多册装订，多册文件为同一卷。
7.8.3卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。以件为单位装订时，在每件文件首页空白处加盖归档章，样式见附录F。归档章中的档号填写方法同7.5.2，序号填写方法为依次标注卷内文件排列顺序。
7.9归档
7.9.1在贷款结清或业务执行完毕或在贷款发放后，业务部门档案人员应定期将经系统化整理、履行审查手续并经部门负责人审核后的归档业务文件向本单位档案部门移交并办理交接手续。办理周期长的项目或业务，可分阶段归档。
具体归档时间可根据业务工作特点确定，除国家另有规定外，最迟不应超过次年12月31日。
7.9.2任何单位及个人不得拒绝归档，或将应归档业务文件据为已有。
