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大数据时代下如何做好档案信息化工作

发布者:  发布时间:2022-08-12  阅读:366次
 大数据时代下如何做好档案信息化工作


    档案信息化应用系统的使用最终将落实到专门档案管理机构,而对于档案馆(室)而言,只有不断完善信息基础设施,推广、普及、深化信息系统的使用,实施业务信息化,推进管理和业务的综合集成,才能走出一条科学高效、扎实稳妥的信息化建设之路。档案信息化方案采用信息化手段对自身档案资源进行有效管理,利用信息化技术对档案资料进行收集、整理、分类、归纳,革新社会档案的管理方式,推动社会的现代化发展。


01加强基础设施建设

 

 不断完善档案信息基础设施建设,才能为信息化铺“路”。档案信息基础设施主要包括:交换机、路由器、高性能服务器、大容量存储和备份设备,以及操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统等。

经过多年的建设,很多单位都已建设了局域网,甚至是连通分支机构的广域网。但也有许多单位仍然停留在网络上面传新闻、电脑当作打字机的水平,许多业务工作仍然是手工或者单机系统,更没有实现工作流程的综合集成。信息化的巨额投资应该获得应有的效益,信息化的工作任重而道远。完善信息基础设施建设,重点在于建立满足应用需求的网络。主要从三个方面来考虑:


1、档案部门的局域网与办公自动化同步建设。要把档案信息化纳入国家信息化的总格局中,保持协调、同步发展。各单位在建设办公自动化系统的同时必须考虑文档一体化管理的要求。

2、建设好档案网站。目前很多档案部门都建设了自己的档案网站,为档案网上利用提供了方便。但问题也不少,不少网站更新慢,内容单一,访问量极低,网站形同虚设。

3、要有长远打算,把建设数字档案馆作为未来的工作目标。


02落实信息系统的使用

 

推广、普及、深化档案管理信息系统的应用,为信息化造“车”。除了应具备完善的软硬件基础设施的规范化管理和精细化使用外,还需要有先进、实用、可靠的档案管理软件系统,包括办公自动化系统和档案管理信息系统。满足档案管理综合业务和局部业务需求的各种类型的档案管理系统是管理永久档案信息的软件载体。

而办公自动化系统是满足人们办公事务、处理共性需求的工具软件,它能够满足行业或单位内部所有人员的应用,是实现管理和业务信息交流、连接管理决策行为与实际业务数据的纽带,能够将所有人员和工作联结为有机的整体;它与档案管理信息系统满足业务部门、业务人员办理业务的需求不同,与档案管理信息系统既相对独立又紧密联系,既分工负责又互为补充,是档案形成阶段的系统载体。归档过程就是将办公自动化系统中管理的数据迁移到档案管理系统中,因此,在信息系统建设和使用过程中应将这两大类系统区分开来。

  “管理和决策”是各项工作的核心,所有业务和人员总是围绕着各级领导的“管理和决策”而展开工作,各类计划、方案、通知、命令是指导和开展业务工作的依据。这就决定了管理和决策需要大量实际业务数据的支持。
  办公自动化系统的使用不能停留在利用网络收发电子文件的传统层次上,档案管理信息系统的使用也不能停留在仅仅是记载和查询档案目录信息。它们的功能不仅要包括公文管理、档案管理、信息发布、电子邮件、值班值勤、会议管理以及人员、车辆、物品管理等基本功能,而且更要突出即时通信、流程化管理、知识管理、内容管理、信息共享、协同工作、预警预测等高级应用。要充分利用现代信息技术发展的成果,将档案信息系统的应用上升到与信息时代、信息技术水平相适应的层次。


03推进档案管理的现代化

 

推进档案管理现代化,为信息化造“车”装“货”。通常比喻网络为“路”,数据库为“车”,信息为“货”,“路”因“车”的存在而具有实际价值,“车”因“货”的存在而具有实际意义,“货”因“路”和“车”的存在而能够发挥其作用,“路”、“车”、“货”的安全有序必须建立健全和严格执行“交通法规”——规章制度。

  信息基础设施是为信息化应用服务的,因而应用得广泛而富有现实意义。信息化应用是指行业、单位内档案管理由软件管理系统来实现。广义的档案管理应包含收集、鉴定、整理、组卷、利用等。
  档案信息化的最终目标就是要充分利用现代信息技术提供的手段和平台,改造传统档案管理的模式和方式,从而提升档案管理水平,提高档案信息的价值和作用。规范、健全的信息化管理制度的制定与执行是档案信息化发展的催化剂,是实现档案现代化管理的必要手段。多年的经验告诉我们,依法管档的高素质档案工作者才是信息化、现代化管理的掌舵手。


04实现信息共享,支持辅助决策

 

信息化建设成功的经验告诉我们,单机的、单一的、信息不能共享、数据无法共用,没有考虑纵向、横向业务集成的软件系统,不再是今天信息化的诉求。那样只会形成信息化环境中林立的烟囱、信息的孤岛,给业务融合和数据整合再造障碍。

  实施管理与业务综合集成,为档案信息化营造可持续发展的空间才是档案信息化建设的最高阶段,是继办公自动化系统、档案管理信息系统之后,集成各种信息资源,实现档案现代化管理的最终目标。
  通常的综合集成是将已有的软硬件资源整合、集成为一体化的档案管理信息系统,形成相互配套、互联互通的有机整体,而作为信息化的综合集成,仅停留在这个层次上是不够的。它不仅要实现办公事务、业务处理的集成,更要着眼于管理和决策的需求,在顶层应用的需求牵引下,在业务流程的总体框架内,综合集成软硬件、网络资源,为管理提供手段,为决策提供支持,更为整个行业或机构科学、高效运转、创造最大价值和效能提供信息化平台。

围绕以上四部分内容开展信息化规划,档案信息化将能够取得实质性的进展,档案信息化的总体效益将得以充分显现,国家的经济、社会信息化将经过建设期而步入成熟的应用发展期,使档案信息的数字化管理、网络化共享、知识化开发满足信息社会的需要并在经济、社会发展中起到更重要的核心资源作用。

 

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