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民航档案工作规定

发布者:  发布时间:2022-05-11  阅读:521次
内容摘要:来源:中国档案局

 

 

第一章 总则


第一条  为规范民航档案工作,确保民航档案资源的完整与安全,更好地为建设民航强国和民航高质量发展服务,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律规章,结合民航系统各单位(以下简称“各单位”)档案工作特点,制定本规定。

第二条  本规定所称档案,是指各单位在公务活动中直接形成的,对国家、社会及民航工作有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

民航档案是国家档案资源的重要组成部分,是民航系统的核心信息资源,是各单位履行职责、开展业务的信息支持和保障。

第三条  民航档案工作记录和维护中国民航事业发展真实面貌,是民航工作的重要环节和组成部分;是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件;是保护单位和个人合法权益的一项重要工作。

第四条  各单位应当加强对档案工作的组织领导,将档案工作纳入本单位发展规划、年度工作计划和考核体系。积极推进档案管理信息化、现代化、制度化,及时研究和解决档案工作中的重要问题,使档案工作与本单位业务工作同步部署、同步实施、同步发展、同步考核。

档案工作所需基础设施配备与维护、日常管理、信息化建设经费以及档案宣传、培训等其他经费应当列入本单位年度预算。

第五条  民航档案工作实行统一领导,分级管理。各单位形成的全部档案应当集中、统一管理,并维护档案的真实、完整、可用和安全,便于检索、开发和利用。

 

 

第二章 机构与人员


第六条  各单位应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公室(或承担该项职能的综合办事机构)及相关部门负贵人组成的档案工作协调机制,协调处理本单位、本系统档案工作重大事务和重要事项。

第七条  民航局设立民航局档案馆(综合司档案处),实行馆、处合一体制,依法制定民航档案工作发展规划和制度、标准,履行民航局机关档案管理职能,对所属单位档案工作实行监督和指导,并在职责范围内指导民航行业档案业务工作。

民航各地区管理局、各安全监督管理局、直属各单位设立专门档案工作部门戒指定档案工作负责部门,负责本单位档案工作,并在职责范围内对所属单位档案工作实行监督和指导。

第八条  民航局档案馆(综合司档案处)的主要职责:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,建立健全民航档案工作规章制度,并将涉及档案管理的基本制度报国家档案局审查或备案;

(二)接受国家档案局监督和指导,执行年度报告制度,定期向中央档案馆移交档案;

(三)制定并组织实施民航系统档案工作发展规划;

(四)对本机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督、指导,并统一管理民航局机关档案;监督和指导所属单位档案工作,按规定接收所属单位档案;

(五)负责本机关档案信息化工作,并统筹民航系统档案信息一体化工作,推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理;

(六)指导民航行业相关档案工作,接收、征集行业重要档案资料;

(七)负责民航档案信息资源的整合与发布,并提供档案利用服务;

(八)负贵档案编研和民航史志编修工作;

(九)组织档案业务交流和档案工作人员培训,开展档案宣传、教育活动;

(十)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人,向民航局提出表彰奖励建议;对违反档案管理要求的部门或个人,向民航局提 出处理建议。

第九条  民航各地区管理局、直属各单位档案部门的主要职贵:

(一)贯彻执行国家及民航局有关档案工作的法规和方针政策,制定本单位档案工作规章制度、实施细则,并将本单位文件材料归档范围和档案保管期限表报民航局档案馆(综合司档案处)审查;

(二)制定并组织实施本单位档案工作计划;

(三)对本单位各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督、指导,并统一管理本单位的档案,对所属单位档案工作进行监督、指导、检查;

(四)参加本单位及所属单位科技项目档案验收工作;

(五)积极采用新技术,推进档案管理现代化;

(六)积极开发档案信息资源,编制检索工具,提供档案利用服务;

(七)开展档案编研,参与编史修志工作;

(八)按规定移交档案;

(九)组织档案业务交流和档案工作人员培训,开展档案宣传、教育活动。

第十条  各单位应当明确分管档案工作的单位负责人、档案部门负责人。

第十一条  民航局、民航各地区管理局、直属各单位应当依据国家有关规定,为档案部门配备与本单位档案数量和履行职责要求相适应的专职档案工作人员,并保持相对稳定。

民航各安全监督管理局应当根据本单位归档文件材料的数量配备专职或兼职档案工作人员。

第十二条  各单位档案工作人员应当为本单位正式在编人员,且政治可靠、遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守,熟悉机关工作,具备档案管理、信息管理等相关知识背景,具备胜任岗位要求的工作能力。

非档案专业人员从事档案工作应当经过档案专业知识和技能培训。

第十三条  档案工作人员应当按照《档案专业人员继续教育规定》参加继续教育;各单位应当保障档案工作人员参加继续教 育的权利,并为档案工作人员参加继续教育活动提供必要条件。

第十四条  档案工作人员调离岗位或退休的,应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密 法律法规执行。

 

第三章 基础设施


第十五条  各单位应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房,并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。

档案库房应当根据载体类型分别设置,不具备条件的应当根据载体类型分区设置。

安全监督管理局或形成档案数量较少的单位,设置库房以外 的其他档案用房时,可按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。

第十六条  档案库房面积应当满足本单位档案法定存放年限需要,使用面积按(档案存量+年增长量x存放年限)X 60m²/万卷(或10 万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000 件)的,档案库房面积按15m²测算。

阅览用房或阅览区域面积应当满足不同类型档案阅览需求,每座不应小于3.5m²,应当有自然通风,窗宜设遮光设施,且应当满足涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。

整理用房、档案数字化用房、服务器机房等面积应当能够满足业务开展需要。

第十七条  档案用房宜集中布置,自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射,利于档案保护。

档案库房不宜设置在地下或顶层,地处湿润地区的还不宜设   置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电 室、车库等可能危及档案安全的用房。

第十八条  档案库房内不得设置其他用房和明火设施,除消防以外的给水点,其他给排水管道不应穿越库房。

第十九条  档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具,不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。

档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的,楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m²或者按档案装载情况相应增加。

第二十条  档案库房应当配备温湿度监测调控系统,安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。

保存重要档案或具备条件的,应当安装恒温恒湿设备,必要时可配备通风换气、空气净化设备。

第二十一条  档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同,可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门,配备火灾自动报警设备。

第二十二条  档案库房窗涧面积与外墙面积比不应大于1:10,且不得采用 跨层或跨间的通长窗。档案库房应 当 安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施。库房可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安 全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当配备视频监控设备。

 

第四章 文件材料归档


第二十三条  各单位应当按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《会计档案管理办法》《科学技术研究档案管理规定》《建设项目档案管理规范》( DA/ T 28)《 国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《照 片档案管理规范》( GB/ T 11821 )《 数码照片归档与管理规范》( DA/ T 50 )《 录音录像档案管理规范》( DA/ T 78)等规定,编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表。

民航局编制的文件材料归档范围和档案保管期限表经国家档 案局审查同意后施行。民航各地区管理局、各安全监督管理局、直属各单位编制的文件材料归档范围和档案保管期限表报上级单位审查同意后施行。

文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反应本 单位主要职能活动和基本历史面貌。

各单位内设部门或工作职能发生变化时,应当及时修订文件 材料归档范围和档案保管期限表,经重新报审同意后施行。

第二十四条  各单位实行文件材料形成部门归档制度。各单位文书处理部门或业务部门应当按照审查同意后的文件材料归档范围和档案保管期限表收集工作中形成的各种形式、各种载体的 文件材料,交本部门指定人员保管,并规范整理。

归档文件材料应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。

归档文件材料应当真实、准确、系统,文件材料应当组件齐全、内容完整。

第二十五条  各单位档案部门应当制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案分类方法应当协调呼应,便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定,应当保持一致,不得随意变动。

档案门类包括:

(一)文书、科技(科研、基建、设备)、人事、会计档案;

(二)机关履行行业特有职责形成的各类专业档案;

(三)照片、录音、录像等音像档案;

(四)业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案;

(五)印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;

(六)其他档案。

前款(一)(二)(三)包含传统载体档案和电子档案两种形式。能确保真实性的电子档案与传统载体档案具有同等效力。

第二十六条  各单位应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一,档号结构应当符合《档号编制规则》( DA/T 13)、《归档文件整理规则》(DA/T 22)和《数字档案室建设指南》要求。不同载体或形式档案的档号编制方法应当协调呼应。

档案门类宜按照文书(WS)、科研(KY) 、基建(JJ)、设备(SB)、人事(RS) 、会计(KU)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音(LY)、录像(LX)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物档案(SW)设置一级门类代码。专业档案按照相关规定设置二级门类代码。

第二十七条  直属各企业、高等院校档案门类设置、档案管理方式,可参照国家有关企业及高等院校档案管理相关规定执行。

第二十八条  各单位归档文件材料经文书或业务部门整理完毕后,应当及时向档案部门归档,归档时间为:

(一)文书档案应当在次年6月底前归档;

(二)科研、基建、设备档案应当在项目完成后3个月内归档;

(三)会计档案应当在会计年度终了后,由 会计部门保管1年后移交归档;因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案部门同意。但会计部门临时保管会计档案最长不超过3年;

(四)重大活动、重要会议、突发事件形成的档案,由主办部门在相关工作结束后1个月内归档 ;

(五)采用办公自动化系统或其他业务系统的,应当随办随归;

(六)归档时间有特殊规定的,从其规定。

归档交接双方根据归档目录清点核对,并履行交接手续。文件材料实现随办随归的,还应当按规定履行登记手续。电子文件应当同时归档记录电子文件归档过程的元数据。

任何人不得将归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第二十九条  归档文件材料应当为原件。

满足本规定第八章规定且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件,以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子文件形式进行归档。

第三十条  各单位对与本单位有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。

 

第五章 档案管理


第三十一条  各单位应当建立并不断完善本单位档案工作管理制度。

第三十二条 各单位全部档案构成一个全宗。本单位隶属关系、名称发生变化,维持原全宗不变。全宗划分按照国家及民航有关规定执行。

各单位应当建立并定期完善全宗卷。全宗卷应当包含全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等内容,编制要求按照《全宗卷规范》(DA/ T 12)执行。

第三十三条  各单位应当制定档案管理应急预案并定期组织演练,以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入本单位总体应急预案。

一旦发生档案管理安全事故,应当按照应急预案及时向上级主管部门报告并组织抢救,且积极配合相关部门调查。

第三十四条  各单位应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。档案库房温湿度应当符合表1要求。

档案库在选定温、湿度后,每昼夜温度波动幅度不得大于±2℃、相对湿度波动幅度不得大于±5%。

档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

第三十五条  各单位档案部门应当制定档案库房管理制度,档案工作人员根据制度要求监测和记录库房温湿度,根据需要采取调节措施;定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转;定期清扫除尘,保持库房清洁;定期采取措施,防治鼠虫霉等。

第三十六条  各单位档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查,定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查,发现问题应当及时处理,并建立检查和处理情况台账。

第三十七条  档案工作人员应当及时对受损档案进行修复、复制或其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整,尽量维护档案的原貌。档案修复前应当做好登记、检查,必要时复制备份,并做修复说明。

第三十八条  各单位应当为档案工作人员配备劳动保护用品,避免档案管理过程中受到物理伤害或有毒有害物质伤害。

第三十九条  各单位应当制定档案鉴定销毁制度,并对巳达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作应当在本单位档案工作协调机制下进行,由办公室(或承担该职能的综合办事机构)负贵人主持,档案部门会同业务部门相关人员组成鉴定小组共同进行,必要时可邀请相关领域专家参与。

鉴定完成后,应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案,重新划分保管期限并作出标注;对确无保存价值的档案,按规定予以销毁。

第四十条  经鉴定可以销毁的档案,按照以下程序销毁:

(一)档案部门提出档案鉴定报告,编制档案销毁清册,列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、保管期限、巳保管时间和销毁时间等内容,按本单位档案工作协调机制报请审核批准;

(二)分管档案工作的单位负责人、办公室(或档案工作的综合部门)负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人在档案销毁清册上签署意见,并报上级档案部门备案;

(三)档案部门组织档案销毁工作,并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前,按照销毁清册所列内容进行清点核对;在档案销毁后,在销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

第四十一条  档案销毁应当在指定场所进行。

销毁电子档案和档案数字复制件,除在指定场所销毁离线存储介质外,还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据,并在 管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。

涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

第四十二条  各单位应当建立档案统计制度,对所保管档案情况、档案年度出入库情况、设施设备情况、档案利用、移交、鉴定销毁、信息化、档案工作人员、档案业务社会化服务等情况进行登记和统计,建立完备的台账,并按照规定报送档案工作情况统计年报。

 

第六章 利用与开发


第四十三条  各单位应当积极开展档案利用工作,编制档案目录、全宗指南等检索工具,满足手工检索和计算机检索需要。

第四十四条  各单位应当制定档案利用制度,根据档案的密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续。

利用档案应当履行查阅手续,进行查阅登记和利用效果反馈记录。档案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。

各单位保存的档案不得交换、转让和出卖,一般仅提供本单位利用,对外提供利用的,需经本单位同意。

第四十五条  采用网络方式查阅电子档案时,应当采取身份认证、权限控制等安全保密措施,并遵守有关借阅规定。

第四十六条  档案利用者借用本单位档案原 件的期限为7天,因特殊情况需延长借阅期限的,应当办理续借手续,续借期限同上述期限。

第四十七条  档案利用者应当遵守档案借阅利用制度,不得污损、涂改、伪造档案,不得擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料。

第四十八条  向档案部门移交、捐赠档案的单位或个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。

第四十九条  各单位应当积极推进档案信息开发工作,通过举办陈列展览、拍摄专题片、建设档案网站等多种形式开发档案信息资源,并编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等适用的参考资料,提供优质、高效的档案信息服务,为民航行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等业务活动提供支持。各单位应当积极采取数据分析、文本挖掘等新方法,扩展档案开发的力度和深度。

第五十条  各单位应当认真贯彻执行国家及民航的保密法规,建立档案安全保密管理制度,将责任落实到人。

 

第七章 档案移交


第五十一条  民航局应当定期向中央档案馆移交档案;其他单位档案移交另行规定。

各单位移交档案前,应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作,并提出控制使用与开放意见。

电子档案移交可以采用在线移交或离线移交方式。在线移交应当通过专门的电子档案接收系统和专用网络,不得通过未设置安全可靠措施的互联网移交。

电子档案移交后,各单位继续留存的,应当按照档案管理要求进行管理。

第五十二条  单位撤销或合并的,档案移交按照下列办法进行:

(一)撤销单位的档案,应当由上级主管单位代管,若无上级主管单位,可按照规定向同级国家综合档案馆移交;

(二)撤销单位的业务划归几个单位或部门的,其档案不得分散,可由其中一个单位代管或向同级国家综合档案馆移交;

(三)一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新单位时,其档案应当移交给合并后的单位代管或向同级国家综合档 案馆移交;

(四)一个单位内一部分业务或者一个部门划给另一个单位,其档案不得带入接收单位,如接收单位需要利用,可借阅或复制;

(五)单位撤销或者合并时,没有处理完毕的文件材料,可以移交给新的单位继续处理,并作为新单位的档案保存;

(六)一个单位改变隶属关系,在其职能活动中形成的全部档案仍属原来的全宗,实行集中统一管理;

(七)各种临时工作单位撤销时,其档案应当向主管单位移交。

 

第八章 信息化建设


第五十三条  本规定所指档案信息化建设工作,主要是指为确保应归档电子文件及电子档案真实、可靠、完整、可用而开展的档案管理信息系统建设、档案数字化、档案信息存储、迁移、利用、制度建设等工作。

第五十四条  各单位应当加强档案信息化建设,把档案信息化纳入本单位信息化建设规划,实现档案信息化建设与单位信息化建设协调配合,系统互联互通,资源共享共用。

第五十五条  各单位应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/ T 18894)制定电子文件归档与电子档案管理制度,稳步开展电子文件与电子档案管理工作。

第五十六条  各单位应当有计划地开展数字档案室建设,统筹传统载体档案数字化、传统载体档案目录数据库建设,电子文件归档与电子档案管理工作。数字档案室建设按照《数字档案室建设指南》及民航局相关规定执行。

第五十七条  各单位应当建立档案数字化常态化工作机制。档案数字化成果应当符合真实性管理要求,数字化过程的元数据应当收集齐全,数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。

各单位应当积极实施纸质档案数字复制件的全文识别,便于检索和开发利用。

第五十八条  各单位为电子档案管理配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端机辅助设备应当满足管理需要并适当冗余、方便扩展。

应当配置独立的专业服务器和专用存储设备。服务器和存储设备应当满足高效、可用、可扩展等要求。确保档案信息系统和档案数据的安全,重要档案数据应当实行异质异地备份。

各单位应当为电子档案安全存储配置在线存储系统。

第五十九条  各单位办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表、整理要求,在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作,实施预归档。

电子档案管理系统应当满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。功能需求应当参照《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194)以及国家、民航局的相关要求执行。

电子档案管理系统等级保护不得低于二级标准,分级保护等 级应当与电子档案最高密级相适应。

 

第九章  奖励与处罚


第六十条  有下列情形之一的,由民航局或民航局联合档案主管部门,或由各单位给予表彰奖励。

(一)档案收集、整理、移交做出显著成绩的;

(二)档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三)档案利用、开发取得突出效果的;

(四)档案学理论研究、档案科研做出重要贡献的;

(五)从事专(兼)职档案工作满15年的。

第六十一条  违反相关规定的,由民航局、国家档案局或其他相关主管单位依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

(一)违反本规定第五条、六条、十条、十一条,未统一管理单位档案;未按规定明确档案工作部门,未按要求配备专(兼)职档案工作人员的,由上级主管单位有关部门责令限期改正。

(二)违反本规定笫十三条的档案工作人员,无正当理由不参加继续教育或者在学习期间违反学习纪律和管理制度的,档案工作人员所在单位可视情节给予批评教育、不予报销或者要求退还学习培训费用。

(三)违反本规定笫十三条的单位,由上级主管部门或者人力资源和社会保障行政部门责令改正;给档案工作人员造成损害的,依法承担赔偿责任。

(四)违反本规定笫十六条、十七条、十八条、十九条、二十条、二十一条、二十二条、三十五条,未配备安全保管档案的必要设施、设备的;未建立档案安全管理规章制度的;明知所保存的档案面临 危险而不采取措施等行为导致档案安全事故发生的,对有关贵任人员,给予记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职 处分;情节严重的,给予开除处分。

(五)违反本规定第二十四条、二十八条,将应当归档的文件材料、资料据为己有,拒绝交档案部门、档案工作人员归档的,对有关贵任人员给予警告处分;情节较重的,给予记过或者记大过处分;情节严重的,给予降级或者撤职处分。

(六)违反本规定笫三十三条,档案安全事故发生后,不及时组织抢救,隐瞒不报、虚假报告或不及时报告,干扰阻挠有关部门调查的,对有关责任人员,给予记过或者记大过处分;情节较重的,给予降级或者撤职处分;情节严重的,给予开除处分。

(七)违反本规定第三十六、四十六、四十七条,不遵守本单位档案工作制度导致档案损毁、丢失的,对有关责任人员,给予记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职或者开除处分。

(八)违反本规定笫三十九条,擅自销毁档案的,对有关贵任人员,给予记过处分;情节较重的,给予记大过或者降级处分;情节严重的,给予撤职或者开除处分。

(九)违反本规定第四十四条,出卖或违反国家规定转让、交换以及赠送档案的,对有关贵任人员,给予撤职或者开除处分。

 

第十章 附则


第六十二条  各单位可根据本规定制订实施细则(其中,直属企业和高等院校可结合实际,同时参考国家有关企业和高校档案管理规定制订实施细则)。

第六十三条  本规定由民航局、国家档案局负责解释。

第六十四条  本规定自发布之日起施行。2013年发布的《民航档案工作规定》(民航发 (2013)57号)同时废止。


 


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