“对企业来说，实行电子档案和网上办理退休，最大的好处就是少跑腿。以前现场办退休，得带着职工档案、保险手册还有各种各样的表格，一办就是大半天，又得来来回回找职工签字。现在个人用手机发起申请，单位通过网上申报，人社局审核电子档案，直接反馈结果，需要时再到大厅现场核实，再也不用每个月去大厅排队了。”建筑公司的老林高兴地说道。
2019年以来，山东省烟台市人社局倾力打造“智慧人社”公共服务信息平台，退休审核业务办理流程缩短，更加便民利民。而能够实现“互联网+退休”新模式，有效提升服务质效的前提和关键，正是推行档案管理电子化。
职工档案、社保业务档案两类档案直接关系到每名参保人员切身利益。烟台市人社局将职工档案、社保业务档案的管理使用与社会保险信息化建设紧密结合，趟出一条档案电子化管理的新路径。
随着人口老龄化趋势加剧和社会保险体系日益完善，烟台市企业参保和退休人员数量逐年大幅增加，“十三五”期间，全市累计净增参保21.6万人，新增退休18.6万人；截至2020年底，全市企业参保181.4万人，企业退休65.7万人。面对如此庞大的服务对象，社会保险业务数量呈几何倍数骤增，原有的管理模式、服务方式已无法满足广大服务对象要求，也不能适应新时代发展需要。社保档案管理工作也不例外，存在四方面突出问题：纸质档案不易保管；材料造假风险较大；经办服务不够便利；信息数据不利共享。
2016年以来，烟台市人社局聚焦深化“放管服”改革，以统筹推进各类档案管理一体化、电子化为突破口和着力点，集中力量研发社保档案智能管理系统，下大力气推进历史档案电子化进程，为构建“互联网+退休”新机制奠定坚实基础。
逐步实施社保业务档案一体化。2016年8月，烟台市通过政府招标采购，研发社保电子档案信息系统，实现既能独立运行、智能查询，又可与社保业务经办系统互联互通、无缝衔接。在退休资格确认环节，完全实现电子档案与业务经办一体化，做到社保业务数据与业务档案同步生成，业务档案自动生成归档目录，档案数据即时资源共享。同时，将电子档案嵌入社保业务经办流程，作为关键业务信息推送转递，以此作为业务办理的主要依据，实现业务经办全流程自动化监控管理。烟台市社保中心还专门建立档案数据中心，负责社保业务档案扫描数据的市级集中存储、统一管理，可实现对档案资料、图片记录进行跨机构、跨业务间的调阅查证，确保资源共享效果。
集中推进历史档案电子化。历史档案主要包括库存业务档案和职工档案两大类，其中业务档案包括参保增减表、转移单、基数核定表等11项材料，职工档案包括履历、自传、考核考察、岗位评定和学历材料等9类。推进过程中，对于业务档案，先对档案内材料逐份编号，录入关键字段信息，材料逐份扫描成像、质检复核，最后将纸质档案按原貌复原；对于职工档案，先将符合扫描条件的档案进行清点、筛选、交接，在一体化系统中维护姓名、身份证号、出生日期、参加工作时间等关键信息，按照顺序将图片扫描进系统，最后与纸质档案复核比对。为提高效率、简化流程，还采取了预约扫描、上门扫描、到龄人员绿色通道等多种服务方式。
“互联网+退休”以社保信息管理系统为载体，以档案智能管理系统为支撑，实现了退休业务全流程的优化再造——企业劳资人员仅需通过系统终端发起申报，系统即时提取职工参保数据形成申报业务，核对无误后推送至网上审核；工作人员对照电子档案进行初审、复核，形成退休审核意见反馈至单位；单位依据审核意见办理退休减员，再由社保经办机构核定待遇，生成待遇信息推送至单位；经公示无异议后，企业劳资人员再携带相关材料到服务窗口一次性、一站式办结退休。
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