企业常用事务文种

在社会组织的日常工作中，有相当一部分比较常用的文种，如简报、会议记录、计划、总结等。这类常用事务文件不属于《条例》和《办法》中规定的法定公文，属广义的公务文件，不具备正式法定公文的特点和效能，对于企业文书工作仍具有较大的实用意义。

一、简报

（一）简报的适用范围

简报是用于各单位交流信息、沟通情况的书面材料。简报又称动态、信息、通讯、参考等，是交流情报、沟通信息、了解动态、建立信息网络的重要手段。

（二）简报的种类

常见的简报类型有以下三种。

（1）工作简报。工作简报主要反映本单位、本部门常规性工作情况。这类简报涉及的内容比较广泛、全面，一般连续编发。如《工作简报》等。

（2）专题简报。专题简报通常报道某一专项或中心工作的进展、动态、经验和问题等。

这类简报反映事项较为集中、单一，有较强的专业性，在此项工作完成后即停发。

（3）会议简报。会议简报专门记载报道会议概况、进展情况、重要讲话及与会者讨论意见等内容。这类简报有较强的时效性。会议简报期数根据会议的期限、规模和重要程度而定。

（三）简报的特点

简报具有以下几个特点。

（1）简明。简报要简明扼要，突出重点，使阅读者一眼就能抓住要领。

（2）快捷。简报编写和印发要注重时效性，尽快反映情况，迅速传递信息，以便有关方面及时掌握最新动态，赢得工作的主动。

（3）真实。作为工作依据之一的简报所反映的内容必须真实可靠，具体事件、数据等应认真核实，有根有据，确凿无误。

（4）新颖。简报的内容和观点要新，反映新问题、新情况，提供新观点、新经验。简报具有新闻的特点。

简报虽然在各单位中有较高的使用频率，但它不能代替法定公文。简报通常由办公厅（室）主任签发，处理程序比公文简便。

简报有特定的格式。一般由报头、报核、报尾三部分组成。报头约占1/3的篇幅，包括简报的名称、期号、编发单位名称、编发日期及密级等；报核则是简报的主体部分，包括标题、正文、出处等；报尾包括发送范围和印制份数。

二、会议记录

会议记录是对会议情况、会议过程和内容的原始记载，包括会议的基本情况、议题、议程、发言、讨论及结果等。

会议记录是由专门人员对会议情况的真实记录，客观反映会议内容和会议进程。会议记录通常作为起草正式公文和会议文件的基础材料，为开展工作提供参考资料，也是日后提供查考的可靠依据和凭证。

会议记录具有真实性和完整性的特点。会议记录要准确地记录原话，不能加入记录者的主观意图，应注重客观、强调准确；会议记录与会议同始同终，内容完整准确，尤其不能遗漏会议中的关键事项。

会议记录是拟制会议纪要的主要依据，两者间有着密切的联系，也有较大差别。

三、计划

计划是对一定时期的工作，于事前拟定的目标以及准备执行的具体措施、步骤等内容的安排和谋划。

计划通常是根据上级的方针、政策，结合本单位的实际情况和客观条件，提出具体目标，制定相应措施和办法。根据计划，相关单位能合理安排人力、物力、财力以取得较高效益。此外，计划不仅可作为本单位努力的方向，便于督促和检查，也可以取得上级单位的指示和支持，并对下级单位进行指导和动员。

计划是计划类文件的统称，也是其中最常见的一种文种。鉴于时限不等、详略不同，计划类文件还包括规划、方案、打算、安排、设想、要点等。

计划的拟定要目标明确，切合实际，措施具体，便于操作。

四、总结

总结是对某一阶段的工作，于事后进行回顾、检查、分析和研究，从理论认识上概括经验教训的一种应用文种。

总结是在回顾的基础上对过去的工作进行检查、分析，在归纳经验、成绩和教训、不足的同时，找出事物规律性，指明以后的努力方向。因此，总结的基本内容通常应包括情况回顾、经验教训、存在问题和今后打算等几部分。

总结的类型很多，按内容性质分，有学习总结、生产总结、科研总结等；按时间分，有月度总结、季度总结、年度总结等；按范围分，有个人总结、部门总结、单位总结等；还可分成全面总结和专题总结等。总结或称为小结、体会、回顾等。

根据总结的范围来看，总结的对象具有较强的针对性，总结的时间具有限定性。一方面，总结是对过去执行计划情况的回顾；另一方面，通过总结规律，可对今后的工作提供有益的指导和借鉴。

五、启事

启事是一种向公众说明情况、提请注意、寻求协助以办理某个事项的告启类应用文种。启事按性质内容不同，可分为征召启事、声明启事和找寻启事。

启事的内容表达应清晰、明了，语气应诚恳、真挚。启事一般以登报、张贴、广播电视的形式发布。