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档号的编制

发布者:  发布时间:2020-10-19  阅读:4984次
 

档号即以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。档号的编制对档案工作的开展具有重要意义。在其编制过程中应遵循以下基本原则

1.唯一性原则

2.合理性原则

3.稳定性原则

4.扩充性原则

5.简单性原则

亦称档案号。档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的代码。用以固定档案分类排列的顺序,作为存取档案的标记,并具有统计监督作用。

 

档号的构成

 

通常有:

全宗号,即档案馆指定给立档单位的代码,一般用代字(拉丁字母或汉字等)标识门类,用数字标识门类中全宗顺序;

案卷目录号,即全宗内案卷所属目录的代码,一般用3、4位数字标识,可按不同时间断代、专题、机构、保管期限、档案种类、载体来设置;

案卷号,即案卷目录内每一案卷的顺序号,用数字标识;

保管期限,保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

件号或页号,即案卷内每份文件的顺序号或其首页的编号。

以上代码必须指代单一,一个代码只表示一个编号对象,一个档案馆内不得有重复的全宗号,一个全宗内不得有重复的案卷目录号,一个案卷目录内不得有重复的案卷号,一个案卷内不得有重复的件号、页(张)号。编号时不应有空号,确定后不应随意改变。一个立档单位的档案全部移出档案馆时,其全宗号只能空闲,不得给予别的全宗。

 

档号的排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

 

档号的结构


图例1

 

 

按全宗号、案卷目录号(或简称目录号)、案卷号、件或页(张)号的顺序排列,不可颠倒。其形式一般有两种:一种是在上下位代码间用“-”相接,多用于卡片、目录等检索工具上;一种是将各代码填于专栏或戳记内,多用于案卷的封面或脊背上(不需件或页的代码) 及文件的边角。

 

图例2

 

文书档案档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

 

图例3

科技档案的结构宜为:类别号-项目号-案卷号-件号。上、下位代码之间用“-”连接。


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