档案数字化是档案信息化建设的基石，是将传统载体档案转化为数字资源、实现档案信息高效管理和利用的关键环节。随着信息技术的快速发展，档案数字化工作已从单一的扫描加工发展为涵盖纸质档案扫描、音视频档案转换等多类型、全流程的系统工程。本文从扫描技术和音视频转换技术两个维度介绍档案数字化技术，并系统梳理扫描文件的存储格式要求。
一、数字化技术
（一）扫描技术
扫描技术是纸质档案数字化的核心手段。根据《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）的定义，纸质档案数字化是“采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程”。
1.数字化基本流程
纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。其中，数字化前处理涉及档案原件出库、确定扫描页、整理分件等流程；数字化转换环节则突出建立元数据库、扫描、图像处理、数据质检的环节要求。在数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。
2.扫描设备选择
扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备。目前市场上主流的扫描设备包括平板扫描仪、高速扫描仪、大幅面扫描仪、高拍仪及非接触式扫描仪等。
平板扫描仪：能够对A4、A3等幅面文档进行扫描，分辨率可达1200—4800dpi，可保证图像清晰度与细节，色彩还原效果较好。
高速扫描仪（馈纸式扫描仪）：将单张纸张放到馈纸处，扫描仪自动逐页扫描，是档案数字化中使用较多的扫描仪类型。
设备选用原则：纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
3.扫描参数设置
扫描参数直接决定数字化成果的质量，主要包括分辨率、色彩模式等。
分辨率：扫描分辨率应不小于300dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差，需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600dpi。照片档案扫描分辨率一般不少于600dpi，珍贵老照片或需放大查看的工程图纸等可提升至1200dpi。
色彩模式：档案图像应采用真彩色扫描，以保证最大程度地展现档案原貌。对于红头文件、带有印章或插有照片、彩色插图的页面，更应采用彩色模式以确保信息完整。
4.图像处理
扫描完成后，需对数字图像进行加工处理。图像处理主要包括纠偏、去污、裁边等内容。纠偏是对存在倾斜角度的图像进行自动角度纠正；去污是去除扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质。需要特别注意的是，图像处理应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。
近年来，人工智能技术已逐步应用于档案图像处理领域。高清修图算法与图像智能纠偏裁剪技术可自动优化扫描图像质量，去除杂质、矫正倾斜、精准裁剪。AI图像缺陷检测和补全技术还可对含有划痕、折痕、破损等缺陷的图像进行自动修复。
（二）音视频转换技术
音视频档案（录音录像档案）的数字化相较于纸质档案更为复杂。录音录像档案载体类型具有多样性，包括开盘式录音带、盒式录音带、钢丝录音带、唱片、录像带等，每种载体类型根据不同的技术规格又可分为不同类别，涉及的读取设备各不相同。
1.规范依据
《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）是指导录音录像档案数字化工作的行业标准，规定了模拟录音档案和录像档案数字化的技术和管理要求。2026年6月22日，国家档案局发布了DA/T 110—2026《录音录像档案语音识别转写工作规范》，将于2026年9月1日正式实施，进一步推动音视频档案向更深层次的智能化管理迈进。
2.数字化流程
音视频档案数字化的基本流程包括：档案出库、数字化前处理、数字化转换、质量控制、元数据创建和管理等环节。
数字化转换：使用专业的数字化设备将模拟信号转换为数字信号，需根据档案的原始格式选择合适的技术和设备。具体操作中，需将计算机与播放设备（如录音机、录像机）进行连接，通过专用音视频采集卡实现信号采集。
质量控制：必须进行质量控制，确保转换后的数字文件能够准确反映原始资料的内容和质量，包括色彩校正、声音清晰度调整等工作。
3.技术参数要求
录音档案数字化时，采样率应不低于44.1kHz，珍贵或有特别用途的录音档案不低于96kHz。录像档案的数字化分辨率则根据档案珍贵程度和用途设定相应参数。
4.设备配置
传统载体声像档案数字化采编系统的主要设备包括用于采集、处理静态影像、音视频信号的专用音视频采集卡、扫描仪、工作站、采集编辑软件、图像处理软件、专业显示器、监听耳机（音箱）、监视器等，相关设备宜选择达到专业级（广播级）技术指标的产品。
二、扫描文件存储格式
扫描文件存储格式的选择直接影响档案数字化成果的质量、长期保存的安全性和利用的便捷性。根据《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017），存储格式的选择应遵循以下要求：
（一）长期保存格式
纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式。
1.TIFF格式
TIFF（标签图像文件格式）是印刷行业标准的图像格式，具有以下特点：
可以描述多种类型的图像；
拥有一系列的压缩方案可供选择，支持无损压缩；
不依赖于具体的硬件，是一种可移植的文件格式；
通用性很强，几乎所有的图像处理软件和排版软件都对其提供了良好的支持；
可加入作者、版权、备注以及自定义信息，存放多幅图像。
TIFF格式因其无损压缩特性，能够完整保留图像的原始信息，是档案长期保存的首选格式。
2.JPEG格式
JPEG是面向连续色调静止图像的一种压缩标准，是所有图像格式中压缩率最高、应用最普遍的图像格式之一。JPEG格式的特点是：
支持极高的压缩率，文件容量相对较小，下载速度快；
能很好地再现全彩色的图像；
缺点是有损压缩，不适宜显示高清晰度的图像。
3.JPEG2000格式
JPEG2000是JPEG的升级版，压缩率比JPEG高约30%左右，同时支持有损和无损压缩。其重要特征在于能实现渐进传输——先传输图像轮廓，然后逐步传输数据，不断提高图像质量。
（二）利用格式
纸质档案数字图像在利用时，可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF、PDF/A、OFD等格式。
1.PDF格式
PDF（可移植文档格式）支持多页图像，便于将多页档案合并为一个文件进行管理和传输。PDF格式广泛兼容各类操作系统和设备，是档案查阅利用的常用格式。
2.PDF/A格式
PDF/A是PDF的档案专用版本，专为电子档案长期保存而设计，严格限制了不利于长期保存的特性（如外部链接、加密、动态内容等），确保文件在长期保存过程中保持显示一致性。
3.OFD格式
OFD（开放版式文档）是我国自主制定的版式文档格式标准，在电子公文、电子档案等领域得到广泛应用。
（三）存储格式选择原则
1.同一批次统一格式
同一批档案应采用相同的存储格式。同一个项目、同一档案门类、同一全宗、同一期限、同一年度的档案数字化副本应当采取相同的存储格式。
2.长期保存与利用分离
长期保存应选用TIFF等无损或高质量格式，确保档案信息的完整性和可溯源性；利用时可转换为PDF等便于浏览和传播的格式，兼顾效率与便捷。
3.压缩率合理选择
图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。长期保存宜采用无损压缩或低压缩比，利用场景可适当提高压缩率以节省存储空间。
结语
档案数字化是一项技术性、专业性很强的工作，涉及从扫描设备选择、参数设置、图像处理到存储格式规范等多个环节。随着《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）等标准的深入实施，以及人工智能、OCR识别等新技术的广泛应用，档案数字化正在从“数字化”向“数智化”加速演进。各档案部门应严格遵循标准规范，科学选择技术方案和存储格式，确保档案数字化成果的质量，为档案信息资源的长期保存和高效利用奠定坚实基础。 |
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