随着国家“人工智能+”行动的持续推进，人工智能技术正加速渗透各行各业，档案工作作为记录历史、传承文明、服务发展的重要载体，也迎来了数字化、智能化转型的关键契机，这与“十五五”时期国家档案局实施“人工智能+档案”行动、推动2035年基本实现档案事业现代化的目标高度契合。
日前，国家档案局办公室正式印发《关于推进人工智能在档案行业应用的意见》（以下简称《意见》），面向全国各级档案部门、相关单位及院校，明确了AI在档案行业应用的总体要求、推进路径、安全支撑和组织保障，为全国档案系统推进智能化转型划定了清晰路径、提供了根本遵循。作为档案从业者，需深入领会这份重磅文件精神，本文为您梳理其核心要点，助力精准把握文件要求、推动工作落地。
一、总体要求：锚定方向，坚守五大原则
《意见》开篇就明确了人工智能在档案行业应用的核心导向——深入贯彻落实习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，统筹发展和安全，切实推动人工智能在档案工作中的有效应用，为档案事业高质量发展提供有力支撑。
这五大工作原则堪称“AI应用指南针”，是推进AI在档案行业应用的根本遵循，必须牢牢把握：稳妥探索应用、确保安全保密、突出重点培育、不搞一哄而上、注重实效节约。既不盲目追热点、搞形式主义，也不固步自封、错失转型机遇，始终以实用、安全、高效为核心，让AI真正服务于档案业务本身，这也是国家档案局推进档案工作数字转型和智能升级的核心要求。
二、有序推进应用：四大维度，筑牢AI赋能根基
《意见》明确了AI在档案行业应用的四大重点方向，从数据基础到应用场景，从算力设施到算法监控，形成完整闭环，每一项都与一线档案工作息息相关，精准破解行业转型痛点，推动AI与档案业务深度融合。
（一）夯实数据基础：筑牢AI应用“数据底座”
人工智能的核心是数据，档案AI应用的前提是高质量的档案数据。《意见》明确要求，要双管齐下夯实数据基础，为AI应用筑牢根基。
一方面，加强档案数字资源建设：大力推进电子档案收集，持续推进传统载体档案数字化，创造条件开展文字、语音、图像识别工作，让“沉睡”的纸质档案、音像档案转化为可被AI识别的数字资源。
另一方面，严把数据质量关：规范推进数据标准化，扎实做好档案著录，探索开展数据标注，提高数据可解释性、可用性，通过补正缺失、修正错误等操作实现数据清洗，最终构建具备完整性、准确性、安全性、可追溯性，包含多模态数据的高质量档案数据集。
（二）拓展应用场景：让AI赋能档案全流程
这是《意见》的核心亮点，明确要求推动人工智能赋能档案工作全流程各环节，深化深度学习、多模态、知识图谱、大模型等技术应用，让AI真正落地见效、提质增效。
《意见》明确了优先推进的典型应用场景，覆盖档案全生命周期，精准击中传统档案工作痛点：智能化档案接收检查、档案著录、档案编研、档案检索、档案盘库、开放审核、档案数据脱密脱敏、数据清洗、专题库构建、音像档案修复、档案知识服务。
同时，《意见》鼓励各地探索开辟新的应用场景，推动AI与档案业务深度融合，真正实现“数据多跑路、人员少跑腿”。
（三）建设算力设施：筑牢AI运行“硬件支撑”
算力是AI应用的“引擎”，没有强大的算力支撑，AI模型训练、数据处理就无从谈起。《意见》明确了算力设施建设的核心要求，兼顾效能与安全。
一方面，加强AI基础设施建设：探索智能算力基础设施共建共用，鼓励有条件的档案部门建设区域档案智能算力平台，为档案工作提供算力支持、模型训练、语料处理和推理研究等服务，推动算力资源高效利用。
另一方面，坚守安全底线：审慎、规范使用人工智能算力服务，优先使用档案部门自建或本单位本系统自建智能算力平台；做好算力平台安全风险评估，科学规划、准确划分使用算力平台的业务范围和档案数据，严禁将档案数字资源总库部署在非自建平台上，确保档案数据安全。
（四）加强算法监控：防范AI应用“潜在风险”
AI算法并非绝对可靠，可能存在后门攻击、设计缺陷等不确定性风险，甚至可能生成虚假信息、伪造内容。《意见》明确要求强化算法监控，守住AI应用安全底线。
具体而言，要做好三方面工作：
一是及时做好算法安全风险排查，紧跟相关部门风险监测和安全预警信息；
二是加强算法备案情况审查，做好应用上线前和使用过程中的安全风险评估，防范算法漏洞、数据泄露、数据污染、后门嵌入等风险；
三是加强算法安全伦理风险研判，对潜在负面影响开展预见性评估，提前做好风险预案，防止虚假信息和伪造内容生成，确保AI应用始终合规、可控。
三、强化安全支撑：双重保障，守住档案安全生命线
档案工作的核心是安全，AI应用既要提效，更要守牢安全底线。《意见》从安全管理和泄密风险防范两个维度，明确了具体要求，为AI应用划定“红线”，与《电子档案管理办法》中利用人工智能开展档案工作的安全要求一脉相承。
（一）加强安全管理：全流程筑牢安全防线
《意见》强调，要压实AI应用安全管理责任，将安全理念和合规标准贯穿技术研发、模型训练、场景应用等全过程，确保AI应用安全可靠，全程符合国家有关法规制度规定。
重点做好两方面管控：一是规范档案数据管理，任何单位或个人不得擅自留存、使用、泄露或向他人提供档案数据；二是加强数据安全管控，建立数据权限管理策略，不得超档案管理权限授权，防止非授权访问和越权操作，定期复核并保留数据访问、操作记录，采取必要技术措施，确保档案数据不被非法获取、篡改和泄露。
（二）防范泄密风险：明确“三个严禁”红线
针对AI应用中可能出现的泄密风险，《意见》强化底线思维和风险意识，建立健全保密管理制度，规范AI技术选型、部署、训练、使用、废止等全流程保密管理，并明确了严格的“三个严禁”红线：
1.不得为在建大模型提供档案数据用于测试；
2.不得使用档案数据在非档案部门自建或本单位本系统自建的算力平台上进行大模型训练；
3.部署人工智能应用时，必须采取技术措施，对输入输出的档案数据进行筛查，识别、拦截涉密敏感信息。
此外，还要加强运维管理和自我监管，定期开展档案数据审计，防止未经审核审批开展多维度数据交叉关联、深度挖掘；提升数据汇聚、关联风险识别和管控水平，若汇聚、关联后涉及国家秘密，需严格遵守国家保密管理相关法律法规，切实守住国家秘密和档案安全底线。
四、统筹组织实施：四大举措，推动落地见效
AI在档案行业的应用，不是一蹴而就的，需要各级档案部门协同发力、稳步推进。《意见》从组织、科研、制度、节约四个方面，明确了保障措施，确保各项任务落地生根，推动“十五五”时期档案事业高质量发展取得实质性进展。
（一）加强组织保障：明确职责，凝聚合力
各级档案部门要明确牵头部门和职责分工，加强AI应用政策供给，争取资金支持，因地制宜推动AI在档案工作中的应用；跟进开展AI应用情况分析研判评估，及时研究解决工作中的重大问题，强化工作督导，加快推进AI应用取得实效，助力“人工智能+档案”行动落地。
（二）实施科研带动：攻坚破难，强化引领
加强档案科研带动引领，针对性设置人工智能研究选题，引导科研力量攻坚解决AI在档案行业应用中的难点共性问题；整合科研机构、高等院校、企业等技术优势和资源，结合档案工作实际，对AI应用的基础模式、关键技术、核心算法、业务场景等开展研究攻关；联合AI应用提供者、科研单位、企业等，共同推动AI在档案行业应用的创新和推广。
（三）构建制度和标准体系：依法依规，规范推进
制定AI在档案行业应用相关制度规范，推进依法依规管理使用；围绕系统框架、功能要求、应用场景、数据管理、评估审核、利用服务等，建立AI应用标准体系，规范档案数据采集、存储、训练、使用等操作流程，确保安全合规；鼓励和支持科研机构、高等院校、企业和其他组织参与标准制定，完善行业规范。
（四）注重高效节约：务实推进，杜绝浪费
强化算力、数据集等基础资源的统筹规划和调度，合理选择技术路线，确保投入和产出相匹配，避免重复建设；档案大模型开发部署和应用应注重场景、模型、算力兼容适配，通过档案业务知识赋能推动大模型能力复用；尽量使用轻量化解决方案，严控建设和运维支出，避免为“追热点”而盲目投入，造成资源浪费。
五、特别提示：AI不能替代职责履行
《意见》在末尾作出重要补充强调：
各级档案部门要坚持需求导向，科学审慎评估人工智能在档案业务工作中应用的必要性、可行性和可靠性，优先在可控性强、成熟度高、效能明显的场景中稳步有序应用。
不得以人工智能应用替代职责履行，档案业务部门须对应用结果进行审核确认。
这一表述具有重要的制度意义——人工智能是辅助工具而非“甩手掌柜”，档案业务人员依然是最终责任的承担者，对AI处理结果必须进行人工审核确认。
结语
AI赋能，兰台焕新。这份《意见》的印发，为档案行业智能化转型指明了方向、提供了遵循，也标志着我国档案事业进入“智能赋能、高质量发展”的新阶段。作为档案从业者，唯有吃透文件精神、坚守安全底线、主动探索实践，才能让AI真正成为档案工作的“好帮手”，推动档案事业迈向现代化新征程。 |
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