科技文件的归档要求

一、科技文件归档的核心与原则

真实性原则：归档的科技文件必须真实反映科技活动的实际过程和结果，不得篡改、伪造或随意修改关键信息，确保文件内容与实际情况一致。

完整性原则：归档文件需涵盖科技活动的全流程，包括前期调研、立项论证、设计方案、实验数据、施工记录、验收报告、成果鉴定等各环节形成的各类文件，确保无遗漏、无残缺。

系统性原则：归档文件需按科技项目的内在逻辑关系、形成顺序或专业分类进行整理，保持文件之间的有机联系，便于检索和利用。

规范性原则：归档工作需严格遵循国家、行业及单位内部制定的相关标准和制度，包括文件格式、整理方法、编号规则、保管期限等，确保归档工作的标准化和规范化。

及时性原则：科技文件应在对应科技活动结束后及时归档，一般项目应在项目验收合格后3个月内完成归档，重大项目可根据实际情况适当延长，但最长不得超过6个月，避免文件丢失或损坏。

二、科技文件归档的范围界定

立项决策阶段文件：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复文件、项目任务书、招投标文件、合同协议（含技术合同、合作协议、采购合同等）、评审意见及会议纪要等，反映项目立项的背景、依据和决策过程。

设计阶段文件：涵盖初步设计方案、技术设计文件、施工图设计文件、设计计算书、设计说明书、设计变更文件、图纸会审记录、设计交底材料等，体现项目设计的思路、技术参数和修改过程。

实施阶段文件：

科研项目：包括实验方案、实验记录（含原始数据、观察日志、测试报告）、样品制备记录、设备运行记录、实验过程影像资料、中期检查报告、阶段性成果文件等；

生产项目：包括生产工艺文件、工序作业指导书、生产计划、原材料检验报告、半成品/成品检验记录、生产过程质量控制文件、设备调试记录、生产台账等；

建设项目：包括施工组织设计、施工方案、开工报告、隐蔽工程验收记录、分项/分部工程验收记录、工程量签证单、材料/设备进场验收记录、施工日志、竣工验收报告等。

成果阶段文件：包括科技成果鉴定证书、成果评价报告、专利申请文件（含说明书、权利要求书、附图等）、软件著作权登记材料、论文论著、技术总结报告、成果推广应用报告、经济效益/社会效益分析报告等。

管理类文件：包括项目管理制度、技术标准规范（含引用的国家/行业标准、企业内部标准）、人员分工文件、经费使用凭证、工作总结、会议纪要、往来函件等，辅助反映项目管理的全过程。

三、科技文件归档的质量要求

内容质量：

准确性：文件内容需真实可靠，数据准确无误，技术参数清晰明确，无模糊不清或矛盾的表述；

完整性：每类文件需齐全完整，无缺页、漏项情况，例如实验记录需包含目的、方法、结果、分析等关键要素，图纸需有标题栏、会签栏、比例、尺寸标注等必要内容；

有效性：文件需加盖相关单位或部门公章、负责人签字，满足法定或约定的生效条件，修改文件需注明修改人、修改日期、修改原因及审批意见，确保文件的法律效力和可追溯性。​

载体质量：

纸质文件：需使用符合归档要求的纸张（一般为70g及以上中性无酸纸），纸张平整、洁净、无破损、无污渍，字迹清晰可辨，采用蓝黑墨水、碳素墨水或档案专用笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色工具书写，打印文件需使用archival级油墨，确保字迹长期保存不褪色；

电子文件：需选择稳定可靠的载体（如光盘、U盘、移动硬盘等），载体需无物理损坏、无病毒感染，文件格式需符合归档标准（优先采用PDF、TIFF、XML等通用格式，避免使用专用软件格式），同时需保证电子文件的可读性和完整性，重要电子文件需进行异地备份。

格式规范：

纸质文件：页面设置需规范，标题层级清晰，正文排版整齐，图表编号统一，附件需注明附件序号和名称，与正文装订在一起；图纸需按规定折叠（一般采用A4幅面装订，折叠时标题栏外露），无折叠破损；

电子文件：文件命名需规范统一，一般采用“项目编号-文件类别-文件名称-形成日期-版本号”的格式，例如“KJ2024001-实验记录-催化剂活性测试-20240510-V1.0”，便于检索和识别；电子图纸需保留图层信息和可编辑性，同时导出不可编辑的PDF格式作为归档副本。

四、科技文件归档的整理规则

分类组卷：

按项目分类：以单个科技项目为基本单位进行分类，每个项目作为一个独立的档案类别，便于集中管理和检索；

按阶段/类别组卷：在项目分类下，按立项、设计、实施、成果等阶段，或按文件类型（如报告类、图纸类、记录类、合同类等）进行组卷，每卷文件需有明确的主题和范围，卷内文件数量适中（一般纸质文件每卷不超过200页），避免过厚或过薄。

文件排序：

卷内文件按形成时间顺序或逻辑关系排序，例如：立项阶段文件按“项目建议书-可行性研究报告-立项批复”的顺序排列；设计文件按“初步设计-技术设计-施工图”的顺序排列；实验记录按实验开展的时间顺序排列；

批复文件在前，请示文件在后；正文在前，附件在后；正本在前，副本在后；印件在前，定稿在后。

编号编目：

档案编号：采用“全宗号-项目类别号-项目编号-案卷号-件号”的层级编号方法，例如“QZ01-KJ-2024001-003-015”，其中全宗号为档案管理单位的代号，项目类别号区分科研、生产、建设等类型，项目编号为项目唯一标识，案卷号为卷的顺序号，件号为卷内文件的顺序号；

编制案卷目录：每个案卷需编制案卷封面、卷内文件目录和备考表，案卷封面需注明全宗名称、项目名称、案卷标题、形成单位、形成日期、保管期限、案卷编号等信息；卷内文件目录需包含序号、文件编号、文件名称、形成日期、页数、备注等栏目；备考表需注明卷内文件的完整情况、修改情况、归档人、归档日期、检查人等信息，确保档案的可追溯性。

装订要求：

纸质文件：采用线装或胶装方式装订，装订需牢固、平整，不得压字、掉页，装订前需去除文件中的金属钉、回形针等易锈蚀物品，破损文件需先修复（如粘贴修补、托裱等）；

图纸文件：大幅面图纸可采用卷装或折叠装订，卷装需使用档案专用卷盒，折叠装订需按规范折叠后装入档案袋或档案盒，确保图纸不受损。

五、科技文件的归档手续与保管要求

归档手续：

归档移交：文件形成部门需指定专人负责归档工作，整理完成后填写《科技文件归档移交清单》，清单需详细列明案卷编号、案卷标题、件数、页数、载体类型、保管期限等信息，经部门负责人审核签字后，连同档案实体一并移交档案管理部门；

验收交接：档案管理部门需对移交的档案进行全面验收，检查文件的完整性、准确性、规范性和载体质量，验收合格后，在《归档移交清单》上签字确认，双方各留存一份，作为归档交接的凭证；验收不合格的，需退回形成部门限期整改后重新移交。

保管要求：

保管环境：档案库房需符合“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，避免阳光直射和剧烈温度变化；库房需配备消防器材、温湿度调控设备、防虫防鼠药剂等必要设施；

载体保管：纸质档案需存放在档案柜中，避免挤压、折叠，定期进行通风、晾晒，防止霉变和虫蛀；电子档案需存放在专用的档案服务器或存储设备中，定期进行检测和备份，每1-2年进行一次载体迁移，确保电子文件的长期可读；

保管期限：科技文件的保管期限分为永久、长期（15-50年）和短期（15年以下），具体划分需根据文件的重要程度和利用价值确定，例如：项目立项批复、成果鉴定证书、专利文件等重要文件需永久保存；设计文件、实验原始数据等需长期保存；一般性的会议纪要、工作通知等可短期保存；保管期限需在案卷封面上明确标注，到期后需按规定进行鉴定和销毁。

六、科技文件归档后的利用与管理

利用管理：

利用权限：建立档案利用权限管理制度，明确不同人员的查阅、复制、借阅权限，例如：本单位科研人员可查阅本项目相关档案，外单位人员需持单位介绍信和本人有效证件，经档案管理部门负责人批准后方可查阅；

利用手续：查阅档案需填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、查阅目的、查阅时间、查阅内容等信息；借阅档案需办理借阅手续，明确借阅期限，一般借阅期限不超过15天，如需延长需办理续借手续；借阅期间需妥善保管档案，不得涂改、勾画、撕毁或转借他人；

复制管理：复制归档文件需经档案管理部门批准，复制件需加盖档案管理部门公章，与原件具有同等效力，重要文件的复制需严格控制数量。

日常管理：

档案统计：建立档案统计制度，定期对归档档案的数量、类别、保管状况、利用情况等进行统计，形成统计报表，为档案管理决策提供依据；

档案检查：定期对档案库房的环境条件、档案载体的保存状况进行检查，发现问题及时处理，例如：对霉变的纸质档案进行干燥处理，对损坏的电子载体进行数据恢复；

档案更新：当科技项目出现后续补充文件（如成果推广报告、技术改进文件等）时，需按归档要求及时整理并补充归档，更新案卷目录和相关记录，确保档案的完整性和时效性。