一、档案收集
所有档案的收集功能集中于档案收集模块中，在这里电子档案管理系统（ER）不仅可以从线上接收来自第三方业务系统的档案数据；也可以通过目录数据导入和数字化副本挂接收集线下数字化加工后的档案数据。注：电子档案管理系统（ER）仅提供标准的OA接口，其它第三方接口需额外付费进行适配。在档案收集库中，数字化加工团队和档案员可对收集的档案数据进行补充元数据、组卷等档案整编工作，在一切档案数据按照规范整理完毕后可整理入库至档案管理库正式归档。档案收集模块主要功能包含：在线接收、档案整理库、目录数据导入、数字化副本挂接、编目报表打印、生成档号、回收站等。
“在线接收”主要为用户提供一个整合所有第三方业务系统线上接收的数据包的记录信息，且可通过“优先接收”功能将某条接收进度提前到接收队列的最前位置；接收完成后，系统提供“接收报告”支持查看。
“档案整理库”为单位中的档案工作人员提供档案数据的整编，档案员可进行档案数据的增删改查、编目打印、生成档号、导出和整理入库等功能，以确保最终入库前的档案数据符合国家和单位规范。
“导入”包含“目录数据导入”和“数字化副本接收”，帮助用户进行大批量的档案目录数据和数字化副本的录入工作。
立档单位在档案管理的日常工作中，经常需要将档案数据情况以报表的形式打印保存或移交，“编目打印”功能提供内置的报表模板，用户可直接使用打印报表。
档号是档案数据必不可少的组成元数据之一，每一类档案国家都有建议的规范档号组成规则，系统对内置的几大档案门类已配置好档号的生成规则，用户在录入档案数据后，点击“生成档号”即可自动为录入的档案数据生成唯一的“档号”。
“回收站”内存放的档案目录数据和原文来自“档案整理库”，其中可将目录数据还原至删除位置。
二、档案管理
档案管理是为档案员提供档案日常工作功能的管理中心，在这里档案员可以配置单位自己的三合一目录方案，方便为档案收集录入档案时提供保管期限的建议；同时档案管理库中的正式档案数据也是在这里进行监管。档案管理模块主要包含功能：三合一目录管理、档案管理库、
全宗卷管理和系统公告。
“档案管理库”就是立档单位存放正式档案数据的档案库，档案借阅利用的数据来源于管理库，在这里档案员仅能查看和退回档案数据，不可对存放的档案数据进行任何修改删除操作。
“三合一目录管理”模块允许用户创建本单位的档案分类、归档范围和保管期限方案，方案创建完毕后，用户在档案库内新增档案数据时可使用保管期限推荐功能，便捷选择归档材料归属的保管时间。
“全宗卷管理”为单位内专职档案员提供存放管理档案工作相关的
资料和成果。
“系统公告”既“公告发布”，方便系统管理员或档案员对系统内所有用户统一发送通知消息。
三、档案保存
对立档单位来说，档案数据的保存和安全是整个档案管理工作中重中之重。为了避免档案数据在存储时受到硬件损坏或软件受攻击的干扰，电子档案管理系统提供（ER）在自身的防攻击和加密技术以外，提供给用户档案数据库备份和档案数据备份功能，让用户可将档案数据随时完整导出，进行异地备份。同时也为用户提供了系统部署的服务器环境信
息和档案系统操作情况的监管。档案保存模块包含：数据库备份、电子档案备份、介质管理、档案监管。
“数据库备份”和“电子档案备份”都是为用户提供将系统内档案数据进行备份后导出至本地的功能，方便用户异地保存或还原。
“介质管理”和“档案监管”分别是让用户便捷查看系统部署的服务器的安全情况和档案数据的异常操作情况，避免因此原因造成档案数据的遗失与损坏。
四、档案利用
档案利用是档案全生命周期的最有价值的部分，档案数据的收集、整理和保存就是为了更有效更便捷地提供有价值的档案数据，鉴于档案数据的保密性和特殊性，系统对于档案利用的范围在功能上做出了严格的限制，以让用户更安全地开放档案信息。
档案利用功能包括：档案检索、档案借阅、档案订阅、档案收藏、检索库管理、利用发布和借阅管理等。
五、档案统计
档案收集整理后，单位决策者和档案部分领导需要通过档案统计结果了解单位室藏档案情况和档案利用情况，以便于更好地制定或调整来年的档案工作计划。室藏档案统计可统计出不同档案门类的收藏数量，档案利用统计可统计出不同档案的利用次数。档案统计功能包括：档案统计（档案类型统计和全文类型统计）、利用统计。
“档案类型统计”主要以档案门类维度统计收藏的档案数据量；“全文类型统计”则以全文的格式类型进行占用空间大小的量；“利用统计”可统计出不同档案门类的利用次数。
六、库房管理
档案管理中不仅需要管理线上的数字化档案原件，还需要管理实体档案在库房中的存放和进出库，虚拟库房可支持用户参照线下库房实际现状搭建出线上的一比一虚拟库房，帮助档案员快速定位档案存放位置；档案库房的建设和配置需要符合国家规范，其中部分工作内容涉及库房信息的登记管理。由此电子档案管理系统（ER）为用户提供虚拟库房、
库房日常检查、设施设备管理、库房温湿度和人员出入库等功能。
“虚拟库房”允许用户以库房、区域和密集架三层关系创建线上的虚拟库房，并以可视化图形直观展示给用户；在创建好的库房中的密集架上，用户可自行上下架档案数据，将线上档案数据与实体纸质档案在库房密集架上的位置进行一一对应。
“设备设施管理”“库房温湿度”和“人员出入库”都是为了方便档案库房管理日常库房相关登记工作的功能。
七、消息中心
系统公告、系统消息提醒、档案的出入库和档案利用时的借阅审批等都需要系统内不同权限的用户共同参与，消息中心汇总这些审批事项和提醒信息，帮助用户方便统一管理查看来自业务和系统的消息。
八、系统管理
系统管理模块是提供给档案员进行档案系统相关信息进行配置维护。主要功能包括档案元数据管理、报表管理、工作流引擎、四性检测方案配置、全宗部门账户管理、角色权限管理、登录日志、操作日志、系统元数据管理、系统维护。格式转换工具等功能。
“档案元数据”功能可帮助系统管理实现创建修改档案门类和档案表关系，每个档案表内的字段值名称及属性也可在此处自定义修改；同时系统以内置标准的档案门类和档案表供用户直接使用。其中每张档案表内的档号生成规则的配置也是在此处操作。
“报表管理”里存放的是每个档案门类的编目报表模板，系统已内置好所有模板，用户请勿删除或修改模板。
“工作流引擎”中已配置好相关任务的流程。例如整理入库和借阅审批等，系统管理员可在流程编辑内对某审批节点进行审批人的配置。
“四性化检测方案配置”是系统提供的档案数据合规校验功能，确保档案数据在录入和移交时，都符合相关规范。此处不建议用户对内置的检测方案进行修改操作。
“组织管理”既为系统权限管理员为系统管理账户和账户权限的模块，权限管理员可在此处增删改查登录账户，亦可通过角色维护操作权限和档案数据权限。
“日志管理”中包含系统内所有账户的登录记录和操作记录，为日志审核员提供汇集后的所有日志记录信息，便于日志审核员进行日志审查工作。
“系统配置”和“系统维护”内的所有功能是“电子档案系统（ER）”的核心基础配置，为了便于后续运维的检查，用户请此处慎重操作任意功能。
电子档案管理系统（ER）内置了文件格式转换工具，用户可在此处查看系统支持哪些格式文件的转换，转换后的文件可在档案库原文中在线浏览查看。 |
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