工程档案的定义与范围

一、工程档案的定义

工程档案，全称建设工程项目档案，是指在工程项目从策划决策、勘察设计、施工安装、竣工验收至投产使用的全生命周期内，形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。它是工程项目建设活动的真实反映，是工程质量与安全的重要凭证，也是项目后续维护、改造、扩建及审计监督的核心依据，具有真实性、系统性、规范性、凭证性四大核心属性。

从本质来看，工程档案并非零散资料的简单堆砌，而是经过筛选、分类、整理后，能够完整再现工程项目建设全过程的“数字孪生”与“历史底稿”。其形成主体涵盖建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、造价咨询单位等所有参与项目建设的责任主体，形成形式包括纸质文件、电子文档、图纸、照片、音像资料、实物模型、检测数据等多种载体，核心要求是全程可追溯、内容可验证、责任可界定。

二、工程档案的核心范围

（一）策划决策阶段档案

该阶段档案是工程项目的“源头凭证”，记录项目从构想提出到正式立项的全过程，核心围绕“项目合法性”与“决策科学性”展开，主要包括：

项目建议书及审批文件：含项目建设必要性分析、建设规模、投资估算、社会效益预测等内容，以及相关主管部门的审批意见、批复文件；

可行性研究报告及评审文件：包括市场调研、技术可行性分析、经济评价、环境影响初步分析等报告，以及专家评审意见、修改说明、最终批复文件；

项目立项批复与备案文件：发改委或相关主管部门出具的立项批复、备案通知书，以及项目代码登记文件；

资金筹措相关文件：财政拨款文件、银行贷款协议、投融资合同、资金证明等；

决策阶段的会议纪要、请示与批复：项目前期论证会、评审会、协调会等会议纪要，以及各环节的请示文件与主管部门的回复文件。

（二）勘察设计阶段档案

勘察资料：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、地形地貌测量报告、土壤检测报告、地下管线探测报告等，附勘察点分布图、实测数据记录表、化验分析单等原始资料；

设计文件：

初步设计文件：含设计说明书、总平面图、主要专业图纸、工程概算书、设计计算书等，以及初步设计审查意见、修改回复；

施工图设计文件：含全套施工图纸（建筑、结构、给排水、暖通、电气、智能化等专业）、施工图设计说明书、施工图预算书、设计变更说明、技术交底资料等；

专项设计文件：消防设计、人防设计、节能设计、绿色建筑设计、幕墙设计、基坑支护设计等专项方案及审批文件；

设计合同与委托文件：勘察设计委托合同、技术协议、设计任务书，以及设计单位的资质证明文件。

（三）招投标与合同阶段档案

招投标文件：

招标文件：含招标公告、投标须知、技术标准与要求、合同条款、工程量清单、投标文件格式等；

投标文件：各投标人的投标函、技术方案、商务报价、资质证明、业绩证明等；

评标文件：评标办法、评标委员会组成名单、评标打分表、评标报告、中标公示文件；

合同文件：

核心合同：建设工程施工合同、勘察合同、设计合同、监理合同、设备采购合同、材料供应合同、分包合同等；

合同附件：中标通知书、履约保函、预付款保函、合同补充协议、变更协议、索赔文件等；

招投标管理文件：招投标备案文件、招标代理委托合同、答疑文件、澄清文件等。​

（四）施工阶段档案

施工管理文件：施工组织设计、专项施工方案（脚手架、模板、起重吊装、临时用电等）、施工进度计划、施工日志、项目部组织机构文件、管理制度文件等；

技术管理文件：图纸会审纪要、设计交底记录、技术变更通知单、工程洽商记录、隐蔽工程验收记录、分项工程检验批质量验收记录、分部工程质量验收记录等；​

原材料与设备质量证明文件：

原材料合格证、出厂检验报告、进场复验报告（钢筋、水泥、砂石、砖、防水材料等）；

设备出厂合格证、说明书、检测报告、安装调试记录、开箱验收记录（电梯、空调、发电机组、智能化设备等）；

施工记录与检测文件：

施工实测记录：混凝土浇筑记录、钢筋绑扎记录、焊接试验记录、防水工程施工记录、管道试压记录、电气工程接地电阻测试记录等；

质量检测报告：混凝土试块抗压强度报告、钢筋力学性能检测报告、钢结构焊缝检测报告、防水工程闭水试验报告、节能检测报告等；

安全管理文件：安全技术交底记录、安全教育培训记录、安全检查记录、隐患整改通知书、事故处理报告等；

监理相关文件：监理规划、监理实施细则、监理日志、旁站监理记录、监理通知单、监理回复单、工程暂停令、工程复工令等。

（五）竣工验收阶段档案

竣工验收准备文件：

施工单位竣工报告：含工程竣工总结、质量自评报告、竣工图、竣工资料清单等；

监理单位评估报告：工程质量评估报告、监理工作总结报告；

勘察设计单位评价报告：勘察设计质量检查报告、设计符合性评价报告；

竣工验收文件：

竣工验收申请报告、竣工验收方案、验收组组成名单、验收会议纪要；

各专项验收文件：消防验收报告、环保验收报告、人防验收报告、规划核实证明、质量监督报告、档案专项验收意见书等；

竣工验收备案文件：竣工验收备案表、备案申请书、相关验收文件复印件等；

竣工图：经审核确认的全套竣工图，含修改标注、变更说明，确保与实际建设情况一致。

（六）投产使用与维护阶段档案

运行管理文件：操作规程、运行日志、设备运行记录、能耗统计数据、故障处理记录等；

维护检修文件：定期维护计划、检修记录、零部件更换记录、维护合同、检修报告等；

改造扩建文件：后续改造、扩建项目的立项文件、设计文件、施工资料、验收文件等；

资产管理文件：工程产权登记文件、资产评估报告、移交清单、产权变更文件等。

三、工程档案的特殊范畴与边界

特殊载体档案：照片档案（项目建设各阶段现场照片、重要会议照片）、音像档案（施工过程录像、竣工验收录像、技术交底录像）、电子档案（所有纸质文件的电子扫描件、CAD图纸文件、项目管理系统数据、电子签章文件等），电子档案需符合归档格式要求，确保长期可读；

涉密工程档案：涉及国家秘密、商业秘密的工程档案，需按保密规定单独归档、专人管理，明确查阅权限；

档案边界：工程档案需与项目无关的个人文件、普通办公文件区分开，仅收录对项目建设、运行、维护具有保存价值的核心资料；临时性、重复性、无凭证意义的文件（如普通工作沟通邮件、未审批的草稿）不属于工程档案范畴。