档案作为社会组织和个人活动的原始记录，其整理、保管与移交的规范性直接关系到档案的利用价值和安全。不同类型的档案，在整理主体、保管责任方及移交节点上有着明确且细致的规定，既需遵循国家法规要求，也需贴合实际业务场景。
一、文书档案：业务生成端整理，档案部门归口保管
文书档案是各类组织在行政管理、业务办理过程中形成的具有保存价值的文字材料，涵盖通知、批复、会议纪要、合同、报告等，是最基础也最广泛的档案类型。
从整理主体来看，文书档案遵循“谁形成、谁整理”的核心原则。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关内部各业务科室、部门是文书档案的直接整理主体——业务人员在办理业务过程中，需及时对形成的文件材料进行分类、排序、编号，确保文件的完整性和系统性。
在保管责任方面，文书档案的保管分为“临时保管”和“永久保管”两个阶段。业务部门完成档案整理后，需临时保管1-3年（具体期限可由单位内部制度规定），期间需做好防潮、防火、防泄密等保管工作；临时保管期满后，需移交单位档案管理部门统一保管。档案管理部门作为归口保管责任方，需按照《档案库房管理规范》搭建专业库房，配备恒温恒湿、消防、防盗等设施，建立档案入库、借阅、销毁等台账，确保档案实体安全。对于不具备独立档案保管条件的小微企业，可委托具备资质的档案服务机构代管，代管期间的保管责任由受托方承担。
移交节点上，文书档案的移交分为“定期移交”和“专项移交”。定期移交是指业务部门按年度或季度，将整理完毕的文书档案移交档案部门，移交需填写《档案移交清单》，明确档案数量、保管期限、移交人、接收人等信息，双方签字确认；专项移交是指当某项业务办结（如项目竣工验收、合同履约完成）时，相关文书档案需即时移交。此外，机关单位的文书档案保管期满10年（永久保管档案），需按规定向同级国家综合档案馆移交，移交前需完成档案著录、数字化扫描等工作，确保移交档案符合进馆标准。
二、人事档案：专人专项整理，属地人社部门分级保管
人事档案是记录个人身份、学历、工作经历等信息的专门档案，其整理、保管与移交具有严格的法定要求，核心依据为《干部人事档案工作条例》《流动人员人事档案管理服务规定》。
整理主体方面，人事档案实行“专人负责制”。机关事业单位的人事档案由组织人事部门指定专职档案员整理，企业的人事档案由人力资源部门专人负责。整理内容涵盖个人履历表、学历学位证明、劳动合同、考核鉴定、奖惩材料等十大类，整理时需按照“一人一档、分类排序、材料齐全”的要求，剔除重复、无效材料，对破损材料进行修补，确保每份材料的真实性、完整性。
保管责任划分上，人事档案的保管责任与档案主体的身份类型挂钩。机关事业单位在编人员的人事档案，由本单位组织人事部门保管；国有企业正式员工的人事档案，由企业人力资源部门保管；流动人员（如离职人员、灵活就业人员）的人事档案，由户籍所在地或就业地的公共就业和人才服务机构保管；高校毕业生未就业期间的档案，由学校或生源地人社部门保管。保管责任方需严格遵守人事档案保密规定，严禁私自涂改、抽取档案材料，严禁无关人员查阅人事档案。对于涉密岗位人员的人事档案，需单独保管，查阅需经单位主要负责人审批。
移交节点上，人事档案的移交贯穿个人职业全周期。新录用人员的人事档案，需在入职1个月内由原保管单位移交至现单位人事部门；员工离职、调动时，其人事档案需在15个工作日内由原单位移交至新单位或属地公共就业和人才服务机构，移交需通过机要渠道或专人送取，严禁个人自带档案。
需要特别注意的是，人事档案的保管期限为“永久保管”，不存在临时保管阶段，且严禁个人保管本人或他人人事档案。若单位违反规定，未按要求整理、保管人事档案，将面临人社部门的行政处罚；造成档案损毁、丢失的，需依法承担赔偿责任。
三、其他常见档案类型的权责与移交补充
除文书、人事档案外，会计档案、工程档案等也是常见类型，其整理与保管规则可参照核心原则适配。会计档案由财务部门整理，临时保管3年后移交档案部门，保管期满按《会计档案管理办法》销毁或移交；工程档案由项目建设部门整理，项目竣工验收后即时移交档案部门，重大工程项目档案需同步移交城建档案馆。
综上，档案的整理、保管与移交，核心是“权责清晰、节点明确、依规操作”。无论是组织还是个人，都需认识到档案管理的重要性：整理到位是基础，保管得当是保障，移交及时是关键。只有严格遵循法规要求和实操规范，才能让档案发挥其凭证、参考、研究的核心价值，为组织运营和个人发展提供有力支撑。
四、科技档案：项目团队主导整理，专业部门分类保管
科技档案是记录科研项目、技术研发、设备运行等科技活动的专业档案，涵盖科研报告、设计图纸、技术说明书、设备台账等，其载体除纸质外，还包括图纸、光盘、U盘等，核心管理依据为《科学技术档案工作条例》《企业科技档案管理规范》。
从整理主体来看，科技档案实行“项目负责制”，由具体科技项目团队或技术部门主导整理。科研项目在立项之初，需明确档案整理责任人，同步收集项目申报书、可行性研究报告、审批文件等前期材料；项目实施过程中，需按阶段整理实验记录、数据报告、中期评估材料等，确保材料与项目进度同步；项目结题时，需完成全套科技档案的系统整理，包括按技术流程排序、编制档案检索目录、标注技术参数说明等。例如，企业技术部门开展新产品研发，研发团队需在产品定型后1个月内，将设计图纸（含CAD电子版）、性能测试报告、专利申请材料等整理归档；设备管理部门在新设备安装调试完成后，需整理设备采购合同、安装说明书、调试记录等档案，形成“一台设备一套档案”的管理模式。
保管责任划分上，科技档案根据其技术领域和使用频率，由企业技术部门、科研机构档案科或专门的科技档案库房分类保管。对于高频使用的日常设备档案，可由设备管理部门临时保管，便于设备维护、检修时查阅；对于科研项目档案、核心技术档案等，需移交单位档案管理部门的科技档案专区保管，专区需配备图纸柜、防磁柜（用于存放电子载体）、温湿度控制系统，避免图纸受潮、电子档案消磁。涉及国家秘密的科技档案，需按涉密等级单独存放于保密库房，保管人员需具备相应保密资质，借阅、复制需经单位保密委员会审批。
移交节点上，科技档案的移交分为“阶段移交”和“最终移交”。阶段移交是指科技项目完成某一关键阶段（如中期验收、样机试制）后，将该阶段形成的档案移交档案部门；最终移交是指项目结题或设备报废后，将全套科技档案正式移交档案部门，移交时需由技术部门、档案部门共同对档案的完整性、准确性进行验收，出具《科技档案验收报告》。此外，重大科技项目（如国家重点研发计划项目）的档案，在项目验收后3年内，需按规定向国家科技档案管理部门或行业主管部门移交，供行业研究与成果推广使用。
五、声像档案：业务部门即时整理，档案部门专业保管
声像档案是通过照片、录音、录像等载体记录活动的档案，包括会议照片、活动录像、采访录音等，具有直观性、纪实性特点，其管理需遵循《声像档案管理规范》，重点关注载体保护与长期存储。
整理主体方面，声像档案实行“谁拍摄、谁整理”原则，由拍摄部门（如宣传部门、业务部门）即时整理。拍摄完成后24小时内，需对声像材料进行筛选，剔除模糊、重复的内容；对保留的材料进行标注，注明拍摄时间、地点、人物、事件等核心信息；按载体类型分类存储，照片需同时保存JPG格式（用于日常查阅）和RAW格式（用于长期备份），录像需保存MP4格式（通用格式）和原始拍摄格式，避免格式兼容性问题。
保管责任方面，声像档案的保管需“分级负责”：拍摄部门在整理完成后，需临时保管1年，期间需做好电子档案的备份（至少双备份，分别存储于不同设备）、实体照片的防潮处理；临时保管期满后，移交档案部门专业保管。档案部门需配备声像档案专用库房，设置防光、防磁、防震设施，纸质照片需存放于无酸相册，电子声像档案需存储于专用服务器，并定期（每6个月）进行数据校验，防止数据丢失或损坏。对于具有重要历史价值的声像档案（如企业成立初期的活动录像），需进行数字化修复，提升画质、音质，延长档案生命周期。
移交节点上，声像档案的移交以“活动办结”为核心节点。单次活动（如会议、展览）形成的声像档案，在活动结束后1周内移交档案部门；系列活动（如季度宣传活动）形成的声像档案，在系列活动全部结束后1个月内移交。移交时需同时移交实体载体（如照片冲印件、录像光盘）和电子载体（如移动硬盘、云存储链接），档案部门需对电子档案进行病毒查杀，确认无误后接收。此外，涉及重大事件（如企业上市、重大灾害应对）的声像档案，需在事件结束后即时移交档案部门，并单独建立“重大事件声像档案专卷”，便于后续查阅与利用。 |
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