人事档案的分类有哪些

一、人事档案分类的核心原则

（一）合法性原则

分类体系必须严格遵循国家现行法律法规和行业标准，主要依据《干部人事档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》《人事档案材料收集归档规定》等政策文件，确保分类的合规性和权威性。

（二）逻辑性原则

分类需遵循“总—分—细”的层级逻辑，形成“大类—中类—小类”的层级结构，确保每个类别之间界限清晰、互不交叉，所有档案材料都能归入相应类别，无遗漏、无重复。

（三）实用性原则

分类需服务于人事管理的实际需求，便于档案的收集、整理、保管、检索和利用。

（四）稳定性原则

分类体系一旦确立，应保持相对稳定，避免频繁调整导致档案管理混乱。但同时需具备一定的灵活性，能够适应人事制度改革、单位发展等变化，对新增档案类型（如电子劳动合同、线上考核材料等）预留分类空间，实现稳定性与适应性的平衡。

（五）关联性原则

分类需注重档案材料之间的内在联系，将反映同一事项、同一阶段的材料归为一类，便于全面了解个人情况。

二、人事档案分类的国家标准体系（核心分类框架）

（一）第一类：履历材料

个人履历表（干部履历表、职工履历表、毕业生履历表等），需明确填写个人基本信息、教育背景、工作经历、岗位变动、家庭成员及社会关系等内容；

简历材料，包括个人撰写的详细简历、组织整理的简要简历等，需与履历表信息一致，补充说明关键经历的背景和细节；

更改姓名、性别、出生日期、民族、籍贯等身份信息的审批材料及相关证明文件，需附公安部门、组织人事部门的正式批复或核实材料；

其他反映个人履历的材料，如干部任免审批表中涉及履历的部分、岗位调整说明等。

此类材料的排列原则：按材料形成时间先后顺序排列，履历表在前，简历材料在后；身份信息更改材料按审批时间排列，附在履历表之后。

（二）第二类：自传和思想汇报材料

自传，即个人撰写的关于自身成长经历、思想演变过程、工作学习体会、存在不足及改进方向的书面材料，需真实反映个人思想动态和成长轨迹；

思想汇报，包括入党积极分子思想汇报、党员思想汇报、专题思想汇报（如学习党的重要会议精神、重大政策后的思想体会）等，需体现个人对政治理论的学习理解和思想觉悟的提升；

其他反映个人思想状况的材料，如个人思想总结、组织谈话记录中涉及思想认识的部分、参加政治学习后的心得体会等。

排列原则：按材料形成时间先后顺序排列，自传在前，思想汇报在后；专题思想汇报按学习主题或时间顺序排列。

（三）第三类：考察考核、鉴定材料

考察材料，包括干部任职考察材料、换届考察材料、专项工作考察材料（如重大项目攻坚、突发事件处置考察）等，需明确考察对象的政治表现、工作实绩、作风纪律、群众评价等内容，附考察组意见和组织审核意见；

考核鉴定材料，包括年度考核登记表、试用期考核鉴定表、聘期考核鉴定表、离职考核鉴定表等，需由所在部门、单位人事部门根据个人工作表现作出客观评价，附个人签字确认意见；

民主评议材料，包括民主测评表、民主评议意见汇总、群众座谈记录等，反映同事、服务对象对个人的评价意见；

其他鉴定材料，如学生时期的毕业鉴定、培训期间的结业鉴定、挂职锻炼的工作鉴定等。

排列原则：按考察考核的时间顺序排列，同一时期的材料按“考察材料—考核鉴定材料—民主评议材料”的顺序排列；专项考察鉴定材料单独排列在对应时间段之后。

（四）第四类：学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料

学历学位材料，包括毕业证书、学位证书复印件（需加盖单位人事部门公章核实）、学籍档案（如入学登记表、成绩单、毕业登记表）、学历学位认证报告、留学回国人员证明等；

专业技术职务材料，包括专业技术职务任职资格评审表、聘任书、解聘文件、专业技术职务资格证书复印件等；

学术评议材料，包括科研成果鉴定报告、学术论文发表证明、著作出版证明、专利证书、学术会议发言材料等，反映个人的学术水平和研究能力；

职业资格材料，包括职业资格证书（如教师资格证、律师资格证、注册会计师证等）复印件、职业资格考试报名表、成绩合格证明等；

教育培训材料，包括各类培训（政治理论培训、业务技能培训、岗前培训、在职培训等）的通知文件、报名表、结业证书、培训总结、培训成绩单等。

排列原则：按“学历学位—专业技术职务—学术评议—职业资格—教育培训”的类别顺序排列，同一类别内按材料形成时间先后顺序排列；学历学位材料按教育层次（小学、中学、大学、研究生等）从低到高排列。

（五）第五类：政治历史情况审查材料

政治历史审查报告，包括对个人参加过的组织、经历的重大事件、社会关系中的重点人员等进行审查的正式报告，附审查结论；

调查证明材料，包括针对个人政治历史问题的调查笔录、证人证言、旁证材料等，需由调查单位盖章确认；

审查结论材料，包括组织对个人政治历史情况的正式结论、批复文件、撤销审查结论的通知等；

其他相关材料，如个人对政治历史问题的说明材料、组织谈话记录等。

排列原则：按审查工作的开展时间顺序排列，审查报告在前，调查证明材料居中，审查结论材料在后。

（六）第六类：党团材料

入党材料，包括入党申请书、入党志愿书、入党积极分子培养考察登记表、发展党员政审材料、预备党员转正申请书、预备党员考察鉴定表、入党介绍人意见等；

党员材料，包括党员登记表、党员组织关系介绍信、党内职务任免文件、党费缴纳证明、民主评议党员登记表、优秀党员表彰材料、党内纪律处分材料等；

团的材料，包括入团申请书、入团志愿书、团员登记表、团内职务任免文件等；

其他党团材料，如退党申请书、脱党处理决定、恢复党籍的批复文件等。

排列原则：按“入党材料—党员材料—团的材料”的顺序排列，同一类别内按材料形成时间先后顺序排列；入党材料按“申请—培养考察—政审—志愿书—转正”的流程顺序排列。

（七）第七类：奖励材料

奖励文件，包括表彰决定、嘉奖令、奖励通报等正式文件，需加盖表彰单位公章；

奖励证书、奖章、奖牌复印件（需注明原件保管情况），包括国家级、省部级、市厅级、县级及单位内部的各类奖励证书；

先进事迹材料，包括个人先进事迹报告、宣传报道材料、表彰大会发言材料等，反映奖励的具体事由和个人贡献；

其他奖励材料，如立功受奖审批表、奖励登记表等。

排列原则：按奖励级别（国家级—省部级—市厅级—县级—单位内部）从高到低排列，同一级别的奖励按形成时间先后顺序排列；同一奖励的材料按“奖励文件—奖励证书—先进事迹材料”的顺序排列。

（八）第八类：处分材料

处分文件，包括纪律处分决定（党纪处分、政纪处分）、行政处罚决定书、司法判决文书等正式文件，需加盖处分单位或司法机关公章；

调查核实材料，包括针对违纪违法行为的调查笔录、证据材料、本人检查或说明材料等；

整改及解除处分材料，包括个人整改报告、解除处分决定、撤销处分批复等；

其他相关材料，如处分告知书、听证记录等。

排列原则：按处分作出的时间先后顺序排列，同一处分的材料按“调查核实材料—处分文件—整改及解除处分材料”的顺序排列；不同类型的处分按“党纪处分—政纪处分—行政处罚—司法处罚”的顺序排列。

（九）第九类：招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料

招录聘用材料，包括录用通知书、招聘报名表、政审表、体检表、聘用合同、劳动合同、试用期考核材料、解除聘用/劳动合同证明等；

任免材料，包括干部任免审批表、任职通知、免职文件、兼职批复、挂职锻炼通知等；

调动材料，包括调动介绍信、商调函、接收函、工资转移证明、组织关系转移介绍信等；

工资待遇材料，包括工资变动审批表、薪酬调整通知、福利待遇审批表、社会保险缴纳证明、公积金缴存记录等；

出国（境）材料，包括出国（境）审批表、护照复印件、签证材料、出国（境）学习/工作证明、回国报到证明等；

退（离）休材料，包括退休申请书、退休审批表、退休待遇核定表、延长退休年龄批复、退职审批表等；

死亡材料，包括死亡通知书、火化证明、户籍注销证明、抚恤待遇审批表、遗产继承相关材料等（适用于已故人员档案）；

其他相关材料，如辞职申请、辞退决定、离职交接清单、复职审批表等。

排列原则：按职业生涯发展的时间顺序排列，同一节点的材料按“审批表—通知文件—相关证明材料”的顺序排列；工资待遇材料按调整时间顺序排列，出国（境）材料按出行时间顺序排列。

（十）第十类：其他有参考价值的材料

个人荣誉称号、社会兼职相关材料（如担任人大代表、政协委员、行业协会职务的证明文件）；

健康体检材料（如重大疾病诊断证明、体检报告等，需经个人同意归档）；

捐赠、公益活动相关材料（如捐赠证书、公益活动表彰材料等）；

其他特殊材料（如见义勇为证明、重大事件参与证明、个人重要成果的补充说明材料等）。

排列原则：按材料形成时间先后顺序排列，同类材料集中排列；健康体检等涉及个人隐私的材料需单独标注，严格控制查阅范围。

三、行业/单位特色分类补充（基于国家标准的个性化调整）

（一）机关事业单位人事档案

突出“政治素质”相关类别：在第三类“考察考核、鉴定材料”中增加“政治素质专项考察材料”，包括政治理论学习考核记录、党性分析材料等；在第六类“党团材料”中细化“党内政治生活材料”，如民主生活会发言提纲、批评与自我批评记录等。

补充“职务职级并行”相关材料：在第九类“任免、调动材料”中增加“职务职级晋升审批表”“职级套转审批表”等材料，适应机关事业单位职务职级并行制度改革需求。

强化“编制管理”相关材料：在第九类“招录聘用材料”中增加“编制使用审批表”“进人计划批复”等材料，体现机关事业单位编制管理的特殊性。

（二）企业单位人事档案

细化“劳动关系”相关类别：在第九类“招录聘用、调动材料”中增加“劳动合同续签协议”“劳务派遣协议”“竞业限制协议”“经济补偿金支付证明”等材料，适应企业用工管理需求。

补充“绩效考核与薪酬激励”材料：在第三类“考察考核、鉴定材料”中增加“绩效考核指标表”“绩效面谈记录”“绩效申诉处理材料”；在第九类“工资待遇材料”中增加“奖金发放审批表”“股权激励协议”“薪酬保密协议”等材料。

增加“职业发展”相关材料：在第四类“教育培训材料”中增加“职业发展规划书”“导师带徒协议”“岗位竞聘报名表”“晋升答辩记录”等材料，体现企业对员工职业发展的关注。

（三）社会组织/民办非企业单位人事档案

灵活调整“人员类型”相关材料：针对兼职人员、志愿者等特殊人员，在第一类“履历材料”中增加“兼职登记表”“志愿者服务承诺书”；在第九类“招录聘用材料”中简化为“服务协议”“聘用确认书”等材料。

补充“社会服务业绩”材料：在第七类“奖励材料”中增加“社会服务先进个人表彰材料”“公益项目贡献证明”等；在第三类“考察考核材料”中增加“服务对象满意度评价表”等材料。

（四）科研院所/高校人事档案

强化“学术成果”分类：在第四类“学术评议材料”中细化“科研项目申报书”“项目结题报告”“科研经费使用审批表”“学术著作版权登记证明”等材料，突出科研人员的学术能力和成果。

补充“教学工作”相关材料：在第三类“考察考核材料”中增加“教学质量评估报告”“学生评教记录”“精品课程建设材料”等；在第四类“教育培训材料”中增加“教学方法培训结业证明”等材料。

四、人事档案分类的实践操作要点

（一）材料收集与归类的实操流程

材料筛选：首先对收集到的人事档案材料进行筛选，剔除重复、无效、虚假的材料（如未经核实的学历证书复印件、非正式的表彰文件等），确保归档材料的真实性和有效性。

类别判定：根据材料内容和国家标准分类体系，逐一判定材料所属大类，对于界限模糊的材料（如兼具“考察考核”和“奖励”属性的材料），以“核心内容优先”为原则，归入最能反映材料本质的类别。

层级细分：在大类基础上，根据单位实际需求进行中类、小类细分，确保材料排列有序；

排序编号：按分类原则对材料进行排序，同一类别内按时间顺序排列，重要材料（如审批表、正式文件）在前，辅助材料（如证明、复印件）在后；排序后对材料进行编号，便于档案数字化时建立关联。

（二）分类过程中的注意事项

材料完整性核查：归类时需核查材料是否完整，如“处分材料”需包含调查材料、处分决定、整改材料等全套文件，缺失的材料需及时补充，确保档案信息的完整性。

隐私信息保护：对涉及个人隐私的材料（如健康体检报告、家庭住址、亲属联系方式等）进行单独标注，设定严格的查阅权限，避免信息泄露。

数字化适配：分类时需考虑档案数字化的需求，同一类别的材料尽量集中排列，便于扫描录入；对电子材料（如电子学历证书、线上考核表），按对应的纸质材料类别进行归类，建立“纸质档案—电子档案”的一一对应关系。

动态更新维护：人事档案分类并非一成不变，需根据个人职业生涯发展（如岗位变动、职务晋升、获得新荣誉等）及时补充新材料，并调整分类排序；同时，定期对档案分类进行核查，纠正归类错误、补充缺失材料，确保分类体系的准确性和有效性。

（三）分类与档案管理全流程的衔接

与收集环节衔接：在材料收集阶段，明确各类材料的归档范围和要求（如学历证书需加盖核实公章、处分材料需附正式文件），从源头保障分类工作的顺畅开展。

与保管环节衔接：根据分类结果，对档案进行整理装订，大类之间用隔页纸分隔，标注类别名称和编号；档案盒封面需注明档案所属类别、姓名、单位等信息，便于库房管理和查找。

与利用环节衔接：基于分类体系建立档案检索目录（纸质目录和电子目录），明确各类材料的存放位置和编号，提高档案查阅、借阅的效率；

与数字化环节衔接：在档案数字化过程中，按分类体系对扫描后的电子文件进行命名，建立电子档案的分类目录和检索数据库，实现数字化档案的精准检索和利用。