职工档案调转

一、职工档案调转的核心基础认知

职工档案是记录个人职业经历、政治面貌、学历学位、奖惩情况等关键信息的法定文件，是办理社保接续、职称评定、退休审批、政审等事项的核心依据，其管理与调转严格遵循《人力资源市场暂行条例》《流动人员人事档案管理服务规定》（人社部发〔2021〕112号）等法规要求。档案调转的核心原则包括：严禁个人自带转递、转递全程可追溯、材料真实完整、免费办理。

二、档案调转的适用场景与前提条件

（一）适用场景

企业间流动：职工与原单位解除/终止劳动合同，入职新单位（含国企、事业单位、民营企业等）；

离职后存档：职工离职后未就业，需将档案转至户籍所在地或常住地人才服务机构；

跨区域流动：包括跨省、跨市（县）的档案转移，如异地就业、户籍迁移导致的档案调转；

特殊情形：升学（录取院校需调取档案）、入伍（武装部门需接收档案）、退休（档案转至社保经办机构）等。

（二）前提条件

劳动关系已明确：原单位与职工已办结解除/终止劳动合同手续，新单位已出具录用证明或签订劳动合同；

档案状态正常：档案无缺失关键材料（如出生日期、参加工作时间等核心信息材料）、无未结清的关联事项（如集体户口、党组织关系未转出）；

符合转入地要求：部分城市对异地转入档案有附加条件，如社保缴纳满6个月、需提供户籍地证明等，需提前核实。

三、档案调转全流程拆解

（一）通用核心流程

无论何种场景，档案调转均遵循“申请调档函→提交材料审核→档案整理封装→规范转递→接收核验→归档登记”的核心流程，2025年线上线下融合办理模式已全面普及。

（二）分场景详细操作

1.个人委托存档（档案存于人才服务机构）转出

材料准备：本人有效身份证件原件；拟接收档案单位（新单位或新人才机构）开具的调档函；委托他人代办的，需额外提供本人书面授权委托书及代办人身份证原件。

办理方式：线下可前往存档机构窗口提交材料；线上可通过国家政务服务平台、户籍地/工作地人社局官网或“人社通”APP提交申请，完成线上预审。

流转环节：材料审核通过后，存档机构工作人员核对档案完整性，生成《档案调出登记表》，由本人或代办人签字确认；同步办结集体户口、党组织关系、社会保险等关联事项的转出手续；档案通过机要通道或加密专线转递（涉密人员档案需专人送取），并在全国档案管理协同平台更新流转状态。

2.单位集体存档（档案存于原单位）转出

材料准备：经办人员有效身份证件；单位介绍信（需加盖公章）；解除/终止劳动合同协议原件；拟接收单位开具的调档函。

办理流程：原单位人事部门收到调档函后，15个工作日内完成档案整理，核对材料目录清单（包括入职材料、在职考核表、奖惩文件等），补充缺失的非关键材料；将档案严密包封（使用带防伪水印的专用档案袋），填写《档案转递通知单》（一式两份，原单位留存一份，随档案转递）；通过机要通信或邮政特快专递方式寄送至接收单位，严禁通过普通快递或个人转递。

3.跨省档案调转

线上预审：职工通过“粤省事”“豫事办”等省级政务小程序或全国人力资源和社会保障政务服务平台，填写个人信息、原存档机构、接收机构等信息，系统自动核验身份证有效性、档案现存状态。

生成调档函：转入地档案管理机构审核通过后，自动生成带电子签章的调档函，直接推送至转出地系统，无需纸质文件流转。

档案转递：转出机构通过加密专线传输电子档案或通过机要通道寄送实体档案，同步在全国档案管理协同平台更新流转状态，职工可通过转单号实时查询进度。

接收归档：转入机构收到档案后7个工作日内完成真实性核验，重点核查材料清晰度、履历时间一致性等，核验通过后完成归档登记，职工可在APP查询归档结果。

4.档案接收流程

核验要求：接收机构对照《档案转递通知单》核对档案材料，实行告知承诺制——缺少关键材料的，一次性告知缺失内容及影响，经本人书面承诺补充后可接收；缺少非关键材料的，采取“先存后补”方式接收。

关键动作：接收无误后，及时将《档案转递通知单》回执退回原转递机构；电子档案需存入加密数据库，实体档案需存入专用档案柜并登记《档案接收台账》；通知职工档案已接收，如需开具保管证明可申请办理。

四、材料规范与政策依据

（一）核心材料清单

身份证明：身份证原件或电子证照（长三角地区试点刷脸验证替代实体证件）；

调档依据：调档函（纸质/电子均可，需加盖接收单位或档案机构公章）、劳动合同/录用证明/离职证明/录取通知书（需上传带可信时间戳的电子版）；

补充材料：社保参保证明（京津冀区域已实现数据自动调取，无需额外提供）、单位介绍信（单位集体存档转出时需提供）。

（二）政策依据

《人力资源市场暂行条例》：明确公共人力资源服务机构提供档案转递服务不得收费；

《流动人员人事档案管理服务规定》：规范档案接收、转递的流程和材料要求，严禁个人自带档案；

《全国档案管理协同平台操作指引》：明确跨省档案转递的线上操作标准和时效要求；

《人社部〔2025〕16号文》：扩大容缺受理范围，12类常用证明材料允许“先转后补”。​

五、重要注意事项与政策红线

严禁个人自带档案：根据《流动人员人事档案管理服务规定》，个人自带档案将被接收机构拒绝，且存在丢失、篡改风险，需通过法定转递方式办理；

不得私自查阅档案：职工本人无权私自查看档案，如需了解档案相关信息，可向存档机构申请开具证明，由工作人员查阅后提供；

失信惩戒机制：2025年起，虚报材料、伪造调档函等行为将纳入“全国人社信用黑名单”，3年内限制档案服务使用；

关联事项同步办理：档案转出时，需同步办结集体户口、党组织关系、社会保险等关联事项，避免影响后续存档和使用；

保存转递凭证：调档函、《档案转递通知单》回执、授权委托书等材料需妥善保存，作为档案流转的备查依据，保存期限建议不少于5年。