档案类别号编制是档案管理的核心基础工作，其核心结论是：需依据国家相关标准，结合单位档案实际情况，建立层级清晰、编码规范、稳定统一的分类编号体系，确保档案检索、管理与利用的高效精准。
一、编制的核心原则
档案类别号编制需遵循四项核心原则，为整个编号体系奠定基础。
合规性原则
必须严格依据《机关档案管理规定》《档号编制规则》等国家规范执行。若上级主管部门有专项业务标准，需优先遵循上级规定，确保编制工作符合行业统一要求，便于跨单位、跨部门的档案衔接与共享。
科学性原则
分类需以全宗内全部档案为对象，结合档案的内容属性、载体形态、形成规律等特点合理划分层级。一级、二级及三级类别号的设置需逻辑清晰，既不遗漏重要档案门类，也不出现交叉重叠，确保每一份档案都能归入明确类别。
稳定性原则
分类方案与类别号编制方法一经确定，应长期保持一致，不得随意变动。若因单位职能调整、档案类型新增等特殊情况需修改，需编制调整说明并留存备案，避免因编码变动导致档案管理混乱。
实用性原则
编码体系需贴合档案管理实际需求，既要简洁明了、易于操作，又要满足检索便捷性要求。类别号的位数、代码形式应兼顾档案存量与增量，为后续档案增长预留扩展空间，同时便于人工统计与信息化管理系统兼容。
二、类别号的构成与层级设置
档案类别号是档号的核心组成部分，其结构由多层级代码构成，各层级之间分工明确、相互衔接。
核心构成元素
类别号主要由一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、辅助代码（年度、保管期限代码、项目号等）组成。各代码之间用小圆点“・”隔开，与全宗号、案卷号、件号等档号构成元素之间用“-”连接，形成完整的档号结构。
层级设置规范
一级类别号（档案门类代码）为必选项，采用2位大写汉语拼音字母标识，覆盖13个核心门类，包括文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）。
二级类别号为可选项，根据档案存量与管理需求设置，采用2位大写汉语拼音字母标识。例如科技档案下设置科研（KY）、基建（JJ）、设备（SB）二级类别，会计档案下设置会计凭证（PZ）、会计账簿（ZB）、财务报告（BG）、其它会计资料（QK）二级类别。
三级类别号为扩展项，仅在档案数量特别大的门类中设置，采用2位阿拉伯数字标识。例如水利专业档案中，在二级类别号（CX，水库除险加固工程）下设置三级类别号（01，中小一型水库除险加固工程），进一步细化分类。
辅助代码设置
年度代码：采用4位阿拉伯数字标识档案形成年度，精准定位档案的时间属性。
保管期限代码：采用大写汉语拼音字母或字母与数字组合标识，永久保管用“Y”，定期保管用“D+年限”表示，如30年定期为“D30”、10年定期为“D10”。
项目号：针对科研、基建、设备等专项档案，采用项目代号、课题编号或设备型号标识，确保专项档案的集中管理。
三、具体编制方法
不同门类档案的类别号编制需结合其管理特点，采用针对性的编制方式，确保编码的实用性与精准性。
文书档案类别号编制
文书档案通常按年度、保管期限分类，部分单位可增加机构（问题）分类项，按“件”整理归档。其类别号结构为“一级类别号・年度・保管期限代码”，若涉及机构分类则增加“机构（问题）代码”（3位汉语拼音字母或阿拉伯数字）。示例：WS・2022・Y（文书档案-2022年-永久），完整档号为J001-WS・2022・Y-0001（J001为全宗号，0001为件号）。
科技档案类别号编制
科技档案按科研、基建、设备等二级类别划分，再按课题、项目、设备型号细分，按“卷”整理归档。类别号结构为“一级类别号・二级类别号・（项目号/课题号）”，必要时可增加三级类别号。示例：KJ・JJ・01（科技档案-基建档案-01号项目），完整档号为J059-KJ・JJ・01-001-001（001为案卷号，后001为件号）。
专业档案类别号编制
专业档案需参照国家基本专业档案目录设置二级类别号，按年度、保管期限分类，按“卷”整理。类别号结构为“一级类别号・二级类别号・年度・保管期限代码”，二级类别号根据专业属性设定，如行政许可类专业档案用“XK”标识。示例：ZY・XK・2022・Y（专业档案-行政许可-2022年-永久）。
会计档案类别号编制
会计档案按凭证、账簿、报告等二级类别划分，结合年度、保管期限分类，按“卷”整理。档案数量较少的单位可简化二级类别，仅保留会计凭证（PZ）和其它会计资料（QK）两类。类别号结构为“一级类别号・二级类别号・年度・保管期限代码”，示例：KU・BG・2022・Y（会计档案-财务报告-2022年-永久）。
特殊载体档案类别号编制
照片、录音、录像等特殊载体档案按保管期限分类，结合册号、件号管理。以照片档案为例，类别号结构为“一级类别号・保管期限代码”，完整档号为J001-ZP・Y-001-001（ZP为照片档案代码，001为册号，后001为件号）；录音、录像档案分别用“LY”“LX”作为一级类别号，编制逻辑与照片档案一致。
四、编制的关键要求
为确保类别号编制的规范性与有效性，需严格遵守以下关键要求，避免常见错误。
编码唯一性要求
在同一全宗内，一级类别号、二级类别号不得重复，确保每一类档案都有唯一的编码标识。案卷号、件号、页号需在对应层级下按流水顺序编制，不得出现重号、跳号，空白页不编制页号。
格式统一性要求
代码标识需严格遵循规定形式，汉语拼音字母均为大写，阿拉伯数字按规定位数编制（案卷号、册号一般3位，件号按件整理为4位），档案量特别大的可适当增加位数，但需保持全宗内统一。分隔符必须使用小圆点“・”和短横“-”，不得随意替换为其他符号。
衔接协调性要求
类别号编制需与单位文件材料归档范围、档案保管期限表形成“三合一”体系，确保分类、归档、编号的一致性。不同载体、不同门类档案的编码方法需相互协调，便于馆室衔接与档案移交，避免因编码差异导致移交困难。
可扩展性要求
编制方案需预留扩展空间，二级、三级类别号的设置应考虑未来档案类型的新增需求。代码位数的设定需兼顾当前存量与长期增长，避免因档案数量增加导致编码位数不足，无需频繁调整编码规则。
备案管理要求
分类方案与类别号编制说明需形成书面文件，报上级档案管理部门备案。若因特殊情况调整编码规则，需重新编制说明并备案，同时对原有档案编码进行统一调整，确保新旧编码体系平稳过渡。 |
您现在的位置：