档案整理的基本方法有哪些

档案整理是档案管理的核心环节，核心目标是通过系统化分类、排序、标识等操作，实现档案的有序化、规范化存储与高效利用，其基本方法围绕“分类—组卷—排列—编目—装订”五大核心流程展开，各环节相互衔接、层层递进，形成完整的整理体系。

一、档案分类法：构建档案有序框架

档案分类是整理工作的基础，核心是根据档案的来源、内容、形成时间、载体等特征，将杂乱的档案划分为不同类别，确保同类档案集中、异类档案分离。

年度分类法：按档案形成的公历年度划分类别，适用于大多数机关、企业、事业单位。该方法符合档案形成的时间规律，便于按年度检索历史资料，是最常用的基础分类方式。使用时需注意跨年度档案的处理，以“主要形成年度”为归类依据，如跨年度项目档案归属于项目完成年度。

组织机构分类法：按档案形成单位的内部组织机构（如办公室、人力资源部、财务部）划分类别，适用于内部机构稳定、职责清晰的单位。这种方法能直接反映各部门的工作活动轨迹，便于部门针对性查阅档案，分类逻辑与单位管理架构一致，实用性强。

问题分类法：按档案内容所涉及的主题或问题（如“人事管理”“项目建设”“财务审计”“合同管理”）划分类别，适用于专题档案或内容关联性强的档案集合。该方法突出档案的内容属性，便于围绕特定问题检索相关档案，常用于科研项目、专项工作等档案的整理。

载体分类法：按档案的存储载体形式（如纸质档案、电子档案、照片档案、录音录像档案、实物档案）划分类别，适用于多载体档案并存的单位。不同载体档案的存储条件、保管要求差异较大，单独分类便于针对性开展保管、保护工作，避免不同载体相互影响。

来源分类法：按档案的形成单位或个人（即“全宗”）划分类别，是档案分类的根本原则。“全宗”是指一个独立的机关、团体、企业事业单位或个人在社会活动中形成的全部档案，是档案分类的基本单位。该方法确保同一来源的档案集中管理，维护档案的完整性和有机联系，避免不同全宗档案混淆。

分类操作需遵循“唯一性”“层级性”原则：同一档案只能归入一个类别，不可交叉归类；分类体系需形成明确的层级结构（如“全宗—年度—组织机构—问题”“全宗—年度—载体”），层级不宜过多，一般控制在3-4级，确保分类清晰、检索便捷。

二、档案组卷（件）法：归集同类档案单元

组卷（件）是在分类基础上，将同一类别内的档案按一定规则组合成独立的保管单元（“卷”或“件”），使零散的单份档案形成有机整体，便于后续管理。

组卷法（传统整理方式）：适用于篇幅较长、关联性强的档案，如会议纪要、项目报告、工程图纸等。组卷需遵循“事由原则”，即围绕同一工作事项、同一问题、同一活动将相关档案集中组卷，确保卷内档案内容的关联性。卷内档案需按一定顺序排列（如时间顺序、逻辑顺序），并填写卷内文件目录，注明每份文件的序号、文号、标题、日期、页数等信息，最后拟写案卷标题。案卷标题需简明扼要，准确概括卷内档案的形成单位、时间、内容、文种等核心要素，如“XX公司2023年度人力资源部员工招聘文件（简历、面试记录、录用通知）”。

以件为单位整理法（现代常用方式）：适用于单份独立、篇幅较短的档案，如公文、通知、批复、合同副本等，是目前机关事业单位和企业广泛采用的整理方式。“件”的划分以“单份文件”为基础，一般一份文件为一件；正本与定稿、正文与附件、转发件与被转发件、原件与复制件需组合为一件，确保文件的完整性。按“件”整理时，无需组卷，直接在分类后对“件”进行排序和编目，操作更简便、灵活，适配电子档案与纸质档案的同步管理。

组卷（件）需注意控制保管单元的规模，纸质档案卷（件）的厚度一般不超过2厘米，便于存储、翻阅和搬运；同时需确保卷（件）内档案无破损、无缺页，对破损档案需先进行修复（如粘补、托裱），再进行组卷（件）。

三、档案排列法：确定档案存放顺序

排列是在组卷（件）完成后，按一定规则确定各卷（件）在类别内的先后顺序，为档案的物理存放和检索提供依据。排列需遵循“有序性”“一致性”原则，同一类别内采用统一的排列标准，避免混乱。

时间顺序排列法：按档案形成的先后时间（如年月日）排列，是最基础、最常用的排列方式。适用于年度分类法、问题分类法下的档案，按时间顺序排列能清晰反映同一类别档案的形成脉络，便于按时间线索检索。

逻辑顺序排列法：按档案内容的逻辑关系（如重要程度、主次关系、工作流程顺序）排列，适用于关联性强的档案集合。

文号顺序排列法：按档案的发文文号排列，适用于公文类档案。文号本身具有连续性和唯一性，按文号排列便于快速查找特定文号的文件，与公文处理流程衔接紧密。

重要程度排列法：按档案的重要性等级（如绝密、机密、秘密、普通）排列，一般重要档案靠前存放，便于优先管理和查阅。这种方法常与其他排列方式结合使用，如先按重要程度划分层级，再在同层级内按时间或文号排列。

排列完成后，需在档案库房的货架上划定对应区域，明确各类别、各排列顺序的存放位置，形成“库房—货架—层—档案单元”的定位体系，确保档案存放位置固定、可追溯。

四、档案编目法：建立检索与管理依据

卷（件）内编目：针对单一卷（件）内的文件编制目录，记录卷（件）内每份文件的详细信息。对于组卷整理的档案，需填写“卷内文件目录”，包含序号、文件编号、责任者、文件标题、形成日期、页数、备注等字段；对于以件为单位整理的档案，需在每件档案的首页右上角加盖“件号章”，标注全宗号、年度、保管期限、件号等核心信息，替代卷内目录的部分功能。

案卷（件）目录编目：在卷（件）内编目基础上，编制全局统一的“案卷目录”或“归档文件目录”，是档案检索的核心工具。目录需按分类体系和排列顺序编制，包含全宗号、类别号、案卷（件）号、题名、形成单位、形成时间、保管期限、页数、存放位置、备注等字段。其中，“案卷（件）号”是唯一标识，按排列顺序依次编号，确保不重复、不遗漏。

编目需遵循“准确性”“完整性”“规范性”原则：录入信息需与档案实际内容一致，无错漏；字段填写完整，核心信息不缺失；编号、格式、术语统一，符合档案管理国家标准。编目完成后，可形成纸质目录和电子目录，电子目录需录入档案管理系统，实现计算机检索，提升检索效率。

五、档案装订法：保障档案物理完整性

装订是档案整理的收尾环节，核心是通过固定方式将卷（件）内文件装订成册，防止文件散落、丢失、破损，同时便于翻阅和保管。装订需兼顾牢固性和实用性，避免过度装订影响文件查阅和后续修复。

装订方式选择：根据档案类型和载体特性选择合适的装订方式。纸质文件常用装订方式有：

线装：采用棉线、尼龙线等进行“三孔一线”“四孔一线”装订，牢固耐用、便于长期保存，适用于永久、长期保管的档案；

胶装：使用档案专用胶水将文件粘合成册，操作简便、装订整齐，适用于短期保管的档案或页数较少的文件；

夹装：使用档案专用夹子（如燕尾夹、铁夹子）固定文件，可拆卸、便于补充或调整文件，适用于暂存档案或经常查阅的档案。

装订前预处理：装订前需对文件进行整理，去除文件上的金属钉、回形针等易生锈物品，避免腐蚀文件；对破损、折皱的文件进行修复、抚平；对超出标准尺寸（一般为A4）的文件进行折叠或裁剪，确保文件大小一致，便于装订和存放。

装订规范：装订时需确保文件顺序正确，页码连续；装订位置一般在文件左侧或上方，距离边缘1.5-2厘米，避免遮挡文件内容；装订后需检查牢固度，确保文件不松动、不脱落。

六、档案整理的基本原则

来源原则：保持同一形成单位（全宗）的档案集中管理，不随意拆分或混淆不同全宗的档案，维护档案形成的历史联系。

有机联系原则：保持档案在形成过程中产生的内在联系，包括文件之间、卷（件）之间的内容联系、时间联系、逻辑联系，确保档案的完整性和系统性。

便于利用原则：整理工作的最终目的是为了方便档案的查阅、利用，所有分类、组卷、排列、编目等操作都需围绕“高效检索”展开，避免过度追求形式化而忽视实用性。