一、归档文件目录与卷内文件目录的定义
（一）归档文件目录
归档文件目录是档案管理部门对已完成整理、鉴定、归档的全部文件进行系统登记的汇总性目录，是档案检索、利用、统计的核心工具。其核心功能是全面反映一个单位、一个项目或一个专题的归档文件全貌，实现归档文件的集中管控和快速定位，是连接档案实体与档案信息的关键桥梁，适用于文书档案、科技档案、声像档案等各类档案载体的综合管理。
（二）卷内文件目录
卷内文件目录是针对单一卷宗（档案卷）内部所包含文件的明细登记目录，是卷宗的“内部索引”。卷宗作为档案整理的基本单位（通常按保管期限、主题、时间等维度组卷），卷内文件目录需逐一记录卷内每份文件的关键信息，确保使用者在调取卷宗后，能快速找到目标文件，其核心作用是细化卷宗内部文件的管理，提升单卷档案的利用效率，是归档文件目录的重要补充和延伸。
二、归档文件目录的要素与编制
（一）核心要素及详细说明
归档编号：档案的唯一标识代码，需遵循“全宗号-年度-保管期限-机构（问题）-件号”的规范结构（依据《归档文件整理规则》DA/T22-2015）。全宗号是档案形成单位的唯一代码（由档案管理部门分配）；年度为文件形成的公历年度（如2024）；保管期限分为永久、30年、10年三类；机构（问题）指文件形成的部门或文件涉及的核心主题；件号是同一分类下文件的顺序编号（从1开始连续编排）。例如：“001-2024-永久-办公室-0035”，代表全宗号001、2024年形成、永久保管、办公室产生的第35件归档文件。
文件标题：完整、准确地抄录文件的原始标题，不得随意简化或修改。若文件无标题或标题不规范（如“通知”“报告”），需补充规范标题，格式为“[文件类型]关于[核心内容]的[文件载体]”，例如“[通知]关于2024年度档案培训工作的通知”。
形成单位：文件的制发单位（公章所示单位），需使用全称或规范简称（如“XX省档案馆”而非“省档案馆”）；联合发文需依次列出所有制发单位，按文件原始排序为准。
形成日期：文件的成文日期，需精确到年月日（如2024年5月20日）；会议文件以会议召开日期为准；电报以发出日期为准；无明确日期的文件，需根据内容、上下文推断并标注“推断2024年3月”。
文件编号：文件的发文字号（如“X档发〔2024〕12号”），需完整抄录，包括机关代字、年份、序号，年份使用六角括号“〔〕”，序号不加“第”字、不编虚位（如“12号”而非“第12号”“012号”）。
载体类型：文件的物理载体形式，如“纸质”“电子文件（PDF）”“照片（JPG）”“录音（WAV）”“录像（MP4）”等，需根据实际载体标注，电子文件需补充存储格式。
页数/件数：纸质文件标注总页数（正文页数+附件页数，空白页不计入）；电子文件标注文件个数（如“3个文件”）；声像档案标注载体数量（如“2张照片”“1盘录音带”）。
保管期限：明确标注“永久”“30年”“10年”，需与归档编号中的保管期限一致，严格依据档案鉴定结果填写，不得随意更改。
密级：文件的保密等级，如“绝密”“机密”“秘密”“内部”“公开”，无密级的标注“无”，需严格按照文件原始密级填写，不得擅自升级或降级。
备注：补充说明其他必要信息，如文件的附件情况（“附：《2024年度档案自查报告》1份”）、缺损情况（“首页破损，已修复”）、互见号（与其他归档文件的关联编号，如“互见号：001-2024-30年-业务科-0089”）、电子文件存储路径等。
（二）编制规范与要求
统一性：同一单位、同一批次的归档文件目录，在编号规则、标题格式、单位简称、日期格式等方面需保持一致，确保目录的系统性和可读性。
准确性：所有要素信息必须与文件原件核对无误，尤其是形成日期、文件编号、保管期限、密级等关键信息，避免因抄写错误影响档案检索。
完整性：不得遗漏任何已归档的文件，即使是附件、草稿（需归档的）也需逐一登记；要素填写完整，无空白（无相关信息的标注“无”）。
规范性：严格遵循《归档文件整理规则》《档案著录规则》（DA/T18-2022）等国家标准，术语、格式、编号符合行业规范，便于跨单位、跨系统档案信息共享。
载体适配：纸质目录需使用档案专用纸（A4规格，70g以上无酸纸），打印清晰、装订整齐；电子目录需采用通用格式（如Excel、CSV、XML），字段定义规范，便于导入档案管理系统。
三、卷内文件目录的要素与编制
（一）核心要素及详细说明
卷内编号：同一卷宗内文件的顺序编号，从1开始连续编排，每一份文件（含附件）编一个号，不得重复或跳号。若卷宗内包含多类型文件（如正文、附件、附图），需按文件形成的自然顺序或逻辑顺序统一编号，例如“1”“2”“3”……
文件标题：与归档文件目录的“文件标题”要求一致，完整抄录原始标题，无标题或标题不规范的需补充规范标题，确保与文件原件一致。
形成单位：同归档文件目录的“形成单位”，使用全称或规范简称，联合发文按原始顺序列出。
形成日期：同归档文件目录的“形成日期”，精确到年月日，无明确日期的推断后标注。
文件编号：同归档文件目录的“文件编号”，完整抄录发文字号，格式规范。
页次：标注文件在卷宗内的起始页码和终止页码，单页文件标注“第X页”，多页文件标注“第X-X页”；附件随正文编页，例如正文“第3-5页”，附件“第6-8页”。
备注：补充卷宗内文件的特殊信息，如“附件2份，分别为……”“复印件，原件存于XX部门”“文件破损，已做托裱处理”“与卷内第12号文件相关联”等。
（二）编制规范与要求
关联性：卷内文件目录需与对应卷宗的“卷宗封面”“卷内备考表”信息一致，例如卷宗封面标注的保管期限、形成年度，需与卷内文件目录中文件的相关信息匹配。
顺序性：卷内文件的编号和页次需按文件在卷宗内的排列顺序编制，排列顺序通常遵循“事由原则”（同一事项的文件集中排列）、“时间顺序”（按形成日期先后排列）或“重要程度顺序”（核心文件在前，次要文件在后），目录编号需与文件实际排列顺序一一对应。
简洁性：卷内文件目录要素相较于归档文件目录更为精简，无需重复标注保管期限、密级（已在卷宗封面标注），重点突出“页次”，方便快速定位文件在卷宗内的位置。
依附性：卷内文件目录是卷宗的组成部分，需与卷宗内文件一同装订（纸质卷宗）或关联存储（电子卷宗），不得单独存放，确保卷宗的完整性。
一致性：同一卷宗内的文件，形成单位、日期、编号等要素的标注格式需统一；不同卷宗的卷内文件目录编制规则需保持一致，便于档案管理人员统一管理和利用。
四、两者的区别与联系
（一）核心区别
管理范围不同：归档文件目录是“全局目录”，覆盖一个单位或项目的全部归档文件，反映档案的整体情况；卷内文件目录是“局部目录”，仅针对单一卷宗内部的文件，反映卷宗的内部结构。
功能侧重不同：归档文件目录侧重“检索定位”，用于从海量档案中快速找到目标文件对应的归档编号和存储位置；卷内文件目录侧重“明细查阅”，用于在调取卷宗后，快速找到卷内具体文件的页码和相关信息。
要素构成不同：归档文件目录要素更全面，包含保管期限、密级、载体类型、件数等全局管理所需信息；卷内文件目录要素更聚焦，核心是“页次”，方便卷宗内文件的查找。
使用场景不同：归档文件目录用于档案的日常检索、统计、移交、销毁等全局管理工作，是档案管理部门的核心检索工具；卷内文件目录用于具体卷宗的利用，是使用者查阅卷宗时的“指引手册”。
（二）内在联系
层级互补：归档文件目录与卷内文件目录构成“总-分”层级关系，归档文件目录指向具体卷宗（通过归档编号关联卷宗编号），卷内文件目录指向卷宗内具体文件（通过页次关联文件位置），两者协同实现“从档案全局到具体文件”的精准定位。
信息一致：两者记录的文件核心信息（标题、形成单位、日期、编号等）完全一致，确保档案信息的准确性和统一性，避免出现信息矛盾。
共同目标：都是档案管理的基础工具，核心目的是提升档案的利用效率，确保档案信息的可查、可找、可用，为档案的保管、利用、传承提供支撑。
相互依存：无归档文件目录，卷内文件目录无法实现全局检索；无卷内文件目录，归档文件目录只能定位到卷宗，无法快速找到卷宗内的具体文件，两者缺一不可，共同构成档案目录体系。 |
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