档案文件装订是档案管理工作中的关键环节，其质量直接影响档案的保存寿命、查阅便利性及历史凭证价值。规范的装订不仅能保护档案实体免受损坏，还能确保档案在长期管理过程中保持完整性和有序性。
装订前的准备工作
1.文件整理与筛选
完整性检查：逐一核对档案文件的构成，确保正文、附件、审批单、修改说明等相关材料无缺失。若存在复印件，需确认复印件与原件内容一致、清晰度达标，且加盖“与原件核对无误”印章及核对人签字。
顺序梳理：按照档案形成的时间顺序、逻辑关系或《档案整理规则》（GB/T11822-2020）要求，确定文件排列顺序。
剔除冗余材料：移除文件中的金属物，避免长期存放时金属氧化导致纸张腐蚀；同时剔除与档案主题无关的草稿、重复打印件等冗余内容，减少档案体积。
2.纸张处理与修复
平整处理：对于褶皱、卷曲的纸张，需用干燥的压纸机或重物压平，若纸张潮湿，需先置于通风干燥处阴干，禁止直接暴晒。
破损修复：针对边缘撕裂、孔洞、缺角的纸张，需采用符合档案保护要求的修复材料进行修补，修补过程中需避免覆盖文件字迹，确保修复后纸张平整、牢固。
尺寸统一：若档案文件尺寸差异较大，需采用折叠或托裱的方式使文件尺寸与装订标准尺寸一致。折叠时需遵循“先下后上、先左后右”的原则，确保折叠后文件标题、页码等关键信息可见；托裱时需使用无酸托裱纸，确保托裱后文件平整、无褶皱。
3.页码编写与目录制作
页码编写：页码需编写在档案文件的右上角，页码编写需使用耐久墨水，字体大小需适中，确保清晰可见。页码编写需连续，不得重复、遗漏或涂改，若因文件调整导致页码变动，需重新编写全部页码。
目录制作：目录需包含文件序号、文件标题、形成日期、页码范围、备注等信息，目录格式需符合档案管理标准，字迹需清晰、规范，不得使用易褪色墨水。目录通常需单独装订成册，或与档案文件一同装订在首页，便于查阅时快速定位文件。
档案文件装订的核心要求
1.装订材料的选择要求
装订材料是影响档案保存寿命的关键因素，需优先选择无酸、无碱、无荧光的档案专用材料，避免使用易腐蚀、易老化的普通材料，防止对档案纸张和字迹造成损害。
装订线：需使用档案专用棉线或亚麻线，禁止使用尼龙线、塑料线或普通棉线。棉线颜色以白色或浅色为宜，避免颜色渗透污染纸张。
装订针/钉：若采用针钉装订，需使用无酸镀镍铁钉或不锈钢钉，禁止使用普通铁钉或订书钉。对于永久保存的档案，建议优先采用线装方式，避免使用针钉装订。
粘合剂：若采用胶装方式，需使用档案专用无酸胶水，禁止使用普通胶水或双面胶。胶水需涂抹均匀，避免过量导致纸张粘连或胶水渗透至文件正面。
封面与封底：封面和封底需使用无酸纸板或档案专用封面纸，颜色以浅灰色、米白色等中性色为宜，避免使用深色或鲜艳颜色。封面需标注档案名称、年度、保管期限、全宗号、目录号、卷号等信息，标注位置需统一，字迹需清晰、规范。
2.装订位置的规范要求
装订位置需根据档案文件的尺寸、厚度及装订方式确定，确保装订后文件翻阅顺畅，且不会因装订位置不当导致文件边缘磨损或字迹遮挡。
线装方式：常见的线装方式包括“三孔一线”“四孔一线”，其中“三孔一线”为最常用的标准方式。
孔距：三个孔之间的距离需均匀，中间孔与上下孔的距离通常为80-100mm；
边距：上下孔距离文件上下边缘的距离为20-25mm，中间孔位于文件垂直中线位置；
孔径：孔径大小需与装订线粗细匹配，通常为2-3mm，避免孔径过大导致纸张松动或孔径过小导致纸张撕裂。
针钉装订方式：适用于较薄的档案文件，常见的有骑马钉和平钉两种：
骑马钉：装订位置在文件折痕处，钉脚需向内折叠，避免突出刮伤其他档案；
平钉：装订位置在文件左侧边缘，距离边缘10-15mm，钉脚需平压在纸张背面，不得翘起。
胶装方式：适用于页数较多的档案文件，装订位置在文件左侧边缘，胶层宽度需均匀，确保每一页都能牢固粘贴在书脊上，不得出现脱页现象。
3.装订牢固度的要求
装订牢固度是确保档案长期保存的关键，需保证档案在正常查阅、搬运、存放过程中不出现脱页、散页、装订线断裂等问题。
线装牢固度：装订线需松紧适度，过松易导致文件松动，过紧易导致纸张变形；线结需打在文件背面，不得外露，避免线结磨损或勾挂其他档案；若文件厚度超过20mm，需在装订线穿过的位置加装无酸纸衬垫，增强纸张承受力，防止纸张撕裂。
针钉牢固度：针钉需完全穿透所有文件纸张，钉脚需充分折叠或压平，不得出现松动、脱落现象；对于页数较多的文件，建议采用双钉装订，增强牢固度。
胶装牢固度：胶层需完全覆盖文件左侧边缘，不得出现漏胶、断胶现象；胶装后需放置在压书机下加压，保持2-4小时，确保胶层充分固化，避免后期脱页；胶装后的档案需静置24小时后再进行翻阅，防止胶层未固化导致脱页。
4.外观规范要求
装订后的档案外观需整洁、统一，符合档案管理的视觉规范，便于档案的整理、存放和查阅。
平整度：档案整体需平整，无褶皱、卷曲、凸起现象，封面与封底需与文件正文对齐，不得出现封面歪斜、正文突出等情况；若采用线装或胶装，书脊需平整、无变形，避免出现鼓包、凹陷。
整洁度：装订过程中需保持文件清洁，不得在文件上留下墨水污渍、胶水痕迹、指纹等污染物；装订材料不得溢出至文件正面或边缘，若出现溢出需及时用干净的无酸纸巾擦拭干净。
统一性：同一全宗、同一类别、同一保管期限的档案，需采用相同的装订方式、装订材料和外观格式，确保档案整体风格统一，便于档案的分类管理和查阅。
常见装订方式的操作规范
1.三孔一线装订（适用于永久保存的档案）
打孔：使用档案专用打孔机，按照“三孔一线”的位置要求打孔，打孔时需将文件对齐，避免出现孔位偏移；若文件厚度超过15mm，需分批次打孔，防止打孔机压力不足导致孔位不规整。
穿线：将档案专用棉线剪成约60-80cm长，从中间孔的背面穿入，留出约10cm的线尾；然后将线分别穿入上下两个孔，从正面穿出；再将线从中间孔的正面穿入，与线尾在背面打结，确保线结牢固，最后将多余的线尾剪去。
固定：若文件厚度较大，需在中间孔与上下孔之间的线道处粘贴无酸棉纸条，增强线道的牢固度，防止纸张撕裂；最后检查线装是否平整，若存在线道歪斜或纸张松动，需重新调整。
2.胶装（适用于页数较多的定期保存档案）
整理文件：将文件按顺序整理整齐，用夹子固定左侧边缘，确保文件无歪斜、无错位；若文件边缘不平整，需用切纸机将左侧边缘裁切整齐，确保胶层能均匀覆盖。
涂胶：使用档案专用热熔胶机，将热熔胶加热至融化状态，然后将文件左侧边缘贴近胶机出胶口，匀速移动文件，使胶层均匀涂抹在文件边缘；涂胶过程中需避免胶层溢出至文件正面，若出现溢出需及时用无酸纸巾擦拭。
加压固化：涂胶后立即将文件放入压书机，调整压力至5-10kg，保持2-4小时，确保胶层充分固化；固化完成后，将封面和封底粘贴在文件的前后两侧，再次放入压书机加压30分钟，确保封面粘贴牢固。
修整：胶装完成后，检查档案是否存在脱页、封面歪斜等问题，若存在需重新处理；最后用切纸机将档案的上下边缘和右侧边缘裁切整齐，确保档案外观整洁。
3.骑马钉装订（适用于薄档案、临时档案）
折页：将文件按页码顺序整理整齐，沿中间位置对折，对折后用压纸机压平折痕，避免折痕松动。
装订：使用骑马钉装订机，将对折后的文件放入装订机的卡槽中，调整钉的位置，按下装订机按钮，将钉穿透文件；装订后检查钉脚是否向内折叠，若钉脚外露，需用钉脚压平器将钉脚压平，避免刮伤手指或其他档案。
检查：装订完成后，翻阅文件检查是否存在页码错乱、脱页现象，若存在需重新装订；最后将档案的上下边缘和右侧边缘裁切整齐，确保外观整洁。
装订后的质量检验
1.完整性检验
核对档案文件的页码是否连续，有无重复、遗漏或涂改；
检查文件的正文、附件、审批单等相关材料是否齐全，有无缺失；
确认目录与文件内容是否对应，目录中的页码范围是否与实际文件页码一致。
2.牢固度检验
轻轻翻阅档案，检查是否存在脱页、散页现象，装订线或胶层是否松动；
对线装档案，用手轻轻拉扯装订线，检查线结是否牢固，线道处纸张是否有撕裂迹象；
对胶装档案，用手捏住文件边缘轻轻晃动，检查胶层是否有开裂、脱页现象；
对针钉装订档案，检查钉脚是否牢固，有无松动、脱落迹象。
3.外观检验
检查档案整体是否平整，有无褶皱、卷曲、凸起现象，封面与封底是否对齐；
查看文件表面是否清洁，有无墨水污渍、胶水痕迹、指纹等污染物；
确认装订位置是否规范，装订材料是否符合要求；
检查档案封面的标注信息是否完整、清晰、规范。
4.保存适应性检验
检查装订后的档案是否能顺利放入对应的档案盒中，档案盒与档案之间是否有适当的间隙；
模拟档案的日常查阅和搬运过程，检查档案在移动过程中是否稳定，有无脱页、散页风险；
对于永久保存的档案，需抽样进行耐久性测试，确保档案能长期保存。
档案文件装订的注意事项
避免过度装订：装订时需根据档案的页数和厚度选择合适的装订方式，避免对薄档案采用复杂的线装方式，或对厚档案采用针钉装订。
保护字迹安全：装订过程中需避免装订线、针钉或胶水覆盖文件字迹，若文件字迹为易褪色墨水，需先对字迹进行加固处理，再进行装订，防止字迹模糊或消失。
控制环境因素：装订操作需在干燥、清洁、通风的环境中进行，避免在潮湿环境中使用胶水，或在灰尘较多的环境中操作。
做好操作记录：装订完成后，需填写《档案装订记录表》，记录档案的全宗号、目录号、卷号、装订方式、装订材料、装订人、装订日期、质量检验结果等信息，便于后续档案管理和追溯。
定期维护检查：对于已装订的档案，需定期进行维护检查，查看装订线是否松动、胶层是否老化、针钉是否生锈等，若发现问题需及时修复，确保档案长期保存安全。 |
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