装订前的基础准备要求
（一）资料整理与分类
按“案卷”单元划分：需根据工程阶段、资料类别或专业划分案卷，每个案卷需围绕一个核心主题，避免资料混杂。
资料完整性核查：每个案卷内的资料需齐全，无缺页、漏页或重复页。对于有审批流程的文件，需确保签字、盖章完整，审批意见清晰；对于检测报告类资料，需核对报告编号、检测日期、检测结论等关键信息，避免无效资料混入。
破损资料修复：若资料存在纸张破损、边角褶皱、字迹模糊等问题，需先进行修复。破损纸张可采用与原纸材质、厚度相近的纸张进行托裱；字迹模糊的资料，若有原件备份，应优先替换为清晰原件，若无备份，需由相关责任人出具说明并签字确认。
（二）资料排序与编号
排序原则：需遵循“时间顺序”“逻辑顺序”或“规范要求顺序”。按时间顺序排序时，需以资料形成的日期为准，从早到晚排列；按逻辑顺序排序时，需以资料的关联关系为准，先主后次、先总后分；按规范要求排序时，需严格依据相关归档规范的目录顺序。
页码编制：页码需标注在案卷内资料的“右下角”，页码格式需统一，且需连续编号，不得跳号、重号。若案卷内存在附图、附表等大幅面资料，需折叠至与正文纸张大小一致，折叠时需保证图签、表签外露，页码标注在折叠后纸张的右下角。
卷内目录编制：每个案卷需单独编制“卷内目录”，目录内容需包含“序号、文件编号、文件名称、形成单位、形成日期、页数、备注”等要素。卷内目录需放置在案卷的最前端，且需与案卷内资料的排序一一对应，方便查阅时快速定位文件。
（三）纸张与工具准备
纸张要求：案卷内资料需使用符合档案保存要求的纸张，优先选用70g-80g的A4规格无酸纸。若原始资料为非A4规格，需进行裁剪或折叠，裁剪时需保证纸张边缘整齐，折叠时需按照“先折长边、后折短边”的原则，避免反复折叠导致纸张破损。
装订工具要求：装订工具需满足“牢固性”“防锈性”“无腐蚀性”要求。常用的装订工具包括：棉线、打孔机、胶装胶水、装订夹。
案卷装订核心要求
（一）线装方式要求
打孔要求：需在案卷左侧边缘进行打孔，孔位需对称、整齐。对于A4幅面的资料，通常打3个孔，孔距要求为：第一个孔距离纸张上边缘25mm-30mm，第三个孔距离纸张下边缘25mm-30mm，中间孔位于上下两孔的正中间，孔与纸张左侧边缘的距离为15mm-20mm。打孔时需保证孔道垂直、无毛刺，避免纸张边缘撕裂。
穿线要求：穿线需采用“三孔一线”的方式，具体步骤为：从中间孔的内侧向外穿出棉线，将线的两端分别向上下两孔延伸，从上下两孔的外侧向内侧穿入，再将线的两端在中间孔的内侧打结。穿线后需保证棉线松紧适度，过紧会导致纸张变形，过松则会导致案卷松散。装订完成后，需将多余的棉线剪断，线头长度控制在5mm-10mm，避免线头过长影响案卷存放。
封面与封底装订：案卷封面需采用较厚的纸张，封面内容需包含“工程名称、案卷名称、案卷编号、编制单位、编制日期、保管期限、密级”等信息。封面需粘贴在案卷的最前端，封底需采用与封面材质相同的纸张，粘贴在案卷的最后端。装订时，需将封面、正文资料、封底依次对齐，确保边缘整齐，再进行打孔穿线，避免装订后出现错位。
（二）胶装方式要求
无线胶装要求：
资料整理：需将案卷内资料按顺序对齐，上下、左右边缘偏差不超过1mm，若资料厚度超过5mm，需在资料左侧边缘涂抹胶水的位置进行“铣背”处理，铣背深度通常为1mm-2mm。
涂胶要求：需选用无酸环保胶，涂胶时需均匀涂抹在资料的左侧边缘，胶水厚度控制在0.5mm-1mm，避免胶水过多导致纸张粘连，或胶水过少导致装订松散。涂胶后需立即将资料放入胶装机内加压，加压时间为30秒-1分钟，确保胶水充分凝固。
封面粘贴：封面需提前裁剪至与正文资料大小一致，待正文资料胶装凝固后，将封面粘贴在正文资料的前端，粘贴后需再次加压，加压时间为2分钟-3分钟，确保封面与正文粘连牢固。
锁线胶装要求：锁线胶装是在无线胶装的基础上增加了锁线步骤，具体要求为：先按照线装方式的“三孔一线”要求对资料进行锁线，锁线完成后，再在资料左侧边缘涂抹无酸环保胶，后续步骤与无线胶装一致。锁线胶装适用于厚度超过10mm的案卷，可有效防止案卷因厚度较大导致胶装处断裂。
（三）夹装方式要求
长尾夹装订要求：需根据案卷的厚度选择合适规格的长尾夹。装订时，需将案卷内资料按顺序对齐，上下、左右边缘偏差不超过2mm，然后将长尾夹夹在资料的左侧边缘，夹装后需检查夹子是否牢固，避免夹子松动导致资料散落。
档案专用装订夹装订要求：档案专用装订夹通常由“夹壳”和“螺杆”组成，装订时需先在资料左侧边缘打2个-4个孔，然后将螺杆穿过孔道，再将夹壳套在螺杆上并拧紧。装订夹需选用不锈钢材质，防止锈蚀污染资料，且夹壳上需标注案卷名称、编号等信息，便于识别。
特殊类型工程资料的装订要求
（一）工程图纸装订要求
折叠要求：需将大幅面图纸折叠至A4幅面，折叠时需保证图签、标题栏外露，且图纸的文字、线条需正立，便于查阅时直接读取。折叠顺序为：先折短边，再折长边。
装订方式：折叠后的图纸可与文字资料一同线装或胶装，也可采用“图纸夹”装订。若采用线装，需在图纸折叠后的左侧边缘打孔，确保装订后案卷整齐；若采用图纸夹装订，需将图纸按编号顺序放入图纸夹内，图纸夹封面需标注工程名称、图纸类别、图纸编号范围等信息。
竣工图特殊要求：竣工图需加盖“竣工图”章，若竣工图存在修改，需在修改处标注修改依据，并由修改人、审核人签字确认。装订时，竣工图需单独组成案卷，案卷内需包含竣工图目录，且竣工图的排序需与竣工图目录一致。
（二）照片及影像资料装订要求
纸质照片：需选用无酸相纸打印，照片尺寸通常为3寸-5寸，照片背面需标注“工程名称、拍摄时间、拍摄地点、拍摄内容、拍摄人”等信息。纸质照片可粘贴在A4规格的无酸纸上，每张A4纸粘贴1张-2张照片，粘贴后需在纸张下方注明照片的详细信息。
数码照片：需将数码照片刻录至光盘或存储在移动硬盘中，光盘或移动硬盘需放入专用的保护盒内，保护盒封面需标注工程名称、照片类别、拍摄时间范围、存储容量等信息。同时，需将数码照片的相关信息整理成电子表格，打印后与光盘或移动硬盘一同装订成案卷。
影像资料处理：影像资料需存储在专用的存储介质中，存储介质需选用高速、稳定的产品，且需进行格式化。存储介质需放入保护盒内，保护盒封面需标注工程名称、影像内容、拍摄时间、存储格式、存储容量等信息。同时，需将影像资料的目录打印成纸质文件，与存储介质一同装订成案卷，若影像资料较大，需在案卷内注明存储介质的数量及编号。
（三）电子文件与纸质资料对应装订要求
电子文件命名与分类：电子文件的命名需与纸质资料的文件名称一致，且需包含“工程名称、文件类别、文件编号、形成日期”等要素。电子文件需按案卷分类存储在计算机或服务器中，建立与纸质案卷对应的电子案卷目录，确保查阅纸质资料时能快速找到对应的电子文件。
关联标注：在纸质资料的卷内目录中，需注明对应的电子文件存储路径；在电子文件的属性或目录中，需注明对应的纸质资料的案卷编号、页码。若电子文件与纸质资料存在差异，需在两者的备注中注明差异原因及修改情况。
备份要求：电子文件需进行异地备份，备份频率为每月至少1次，确保电子文件不丢失。同时，需定期检查电子文件的可读性，若发现电子文件损坏，需及时从备份中恢复。
装订后检验与归档要求
（一）装订质量检查
外观检验：需检查案卷的封面、封底是否平整、无褶皱、无破损，封面信息是否完整、清晰、无涂改；案卷内资料的边缘是否整齐，上下、左右偏差是否不超过2mm；页码是否连续、清晰，无跳号、重号；线装案卷的棉线是否牢固，无松动、断裂；胶装案卷的胶水是否均匀，无漏胶、溢胶，资料无粘连；夹装案卷的夹子是否牢固，无松动、脱落。
内在质量检验：需随机抽取案卷内的资料，检查资料的完整性、可读性；检查卷内目录与资料的对应性；检查特殊资料的处理是否符合要求。
查阅测试：需模拟查阅场景，将案卷从档案柜中取出，翻开查阅，检查案卷是否便于翻阅，资料的排序是否符合逻辑，能否快速定位所需文件。若发现查阅不便，需及时调整装订方式或资料排序。
（二）归档流程要求
归档申请与审核
案卷经检验合格后，需由资料编制单位填写《工程资料归档申请表》，申请表需包含“工程名称、案卷数量、案卷编号范围、保管期限、申请单位、申请日期”等信息，并附装订质量检验记录表。申请材料需提交至建设单位或档案管理部门进行审核，审核内容包括：案卷分类是否合理、资料完整性是否达标、装订质量是否符合规范、卷内目录与资料是否对应等。审核通过后，档案管理部门需出具《归档审核通过通知书》；若审核不通过，需明确指出问题，由申请单位整改后重新申请审核。
案卷移交与清点
审核通过后，需进行案卷移交，移交时需由移交方与接收方共同完成清点工作。清点需依据《归档申请表》和《卷内目录》，逐卷核对案卷数量、案卷编号、资料页数，确保移交的案卷与申请内容一致。清点过程中需填写《工程资料案卷移交清点表》，双方需对清点结果进行确认，若发现案卷缺失、破损或与申请不符，需立即暂停移交，查明原因并处理后，再继续清点。清点无误后，双方在《移交清点表》上签字盖章，移交方需同步移交电子案卷，接收方需检查电子文件的可读性和完整性。
归档登记与标识
接收方完成案卷接收后，需进行归档登记，建立《工程档案归档登记簿》，登记簿内容需包含“案卷编号、工程名称、案卷名称、保管期限、移交单位、移交日期、接收人、存放位置”等信息，便于后期追溯和管理。同时，需为每个案卷粘贴归档标识，标签需标注“案卷编号、工程名称、保管期限、存放柜号及层号”，标签需粘贴在案卷封面的右上角或侧面，确保清晰可见，便于快速查找。对于电子案卷，需在存储介质的保护盒上粘贴相同的标识，并在电子档案管理系统中录入对应的案卷信息，实现“纸质+电子”双重标识管理。
案卷保管与维护要求
（一）保管环境要求
库房环境控制
案卷需存放在专用的档案库房中，库房需满足“恒温、恒湿、防潮、防虫、防火、防盗”的要求。温度需控制在14℃-24℃，相对湿度需控制在45%-60%，可通过安装空调、除湿机、加湿器等设备调节环境温湿度，并配备温湿度记录仪，每日记录库房温湿度数据，若发现温湿度超出范围，需及时调整设备参数。库房需远离水源，地面需做防潮处理，墙面需涂刷防潮涂料，防止案卷受潮发霉；同时，需在库房内放置防虫药剂，定期更换，防止害虫咬损资料；库房需配备灭火器、烟感报警器等消防设备，消防设备需定期检查，确保完好有效；库房需安装防盗门窗、监控摄像头，实行24小时监控，防止案卷被盗。
存放设备要求
案卷需存放在档案柜中，档案柜需选用钢制或木质无酸档案柜，档案柜需放置在离墙面10cm-15cm、离地面20cm-30cm的位置，便于通风防潮。档案柜的层板需根据案卷厚度调整高度，避免案卷受压变形；对于大幅面图纸或特殊资料，需使用专用的档案盒或文件夹存放，档案盒需选用无酸材质，文件夹需选用不锈钢或塑料材质，防止资料受损。
（二）定期维护要求
日常检查
档案管理人员需每日对库房环境进行检查，查看温湿度是否正常、消防设备是否完好、防虫药剂是否有效、门窗是否关闭严实等；每周对案卷进行抽查，检查案卷是否存在受潮、发霉、虫蛀、破损等情况，若发现问题，需及时处理。
定期整理与修复
每半年需对案卷进行一次全面整理，核对案卷数量、检查案卷标识是否清晰、调整案卷存放顺序；每年需对案卷进行一次全面修复，对破损的纸张进行托裱，对模糊的字迹进行补描，对老化的装订线或胶水进行更换。对于电子案卷，每季度需检查存储介质的可读性，每年需对电子文件进行一次备份，并更新电子档案管理系统中的案卷信息，确保电子文件与纸质资料的一致性。 |
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