文件排列的核心原则
（一）事由原则
“事由”指文件形成的特定事项、活动或工作任务，是文件排列的首要依据。同一事由形成的文件具有内在的关联性，应集中排列，以完整反映某一事项的处理过程和来龙去脉。
事由原则的应用需注意“事由的层级划分”：可按照“重大事项—常规工作事项—具体事务”的层级递进，先排列单位年度重大决策、重要项目等核心事由文件，再排列日常行政办公、人事管理、财务管理等常规事由文件，最后排列单个审批、通知等具体事务文件，确保事由间的逻辑优先级清晰。
（二）时间原则
时间原则要求按照文件形成的时间顺序排列文件，体现文件形成的先后过程，便于追溯事项的发展时序。
年度层面：先区分文件所属年度，不同年度的文件不得混合排列。
年度内时间层面：同一事由、同一年度的文件，需按照形成的先后顺序排列。如某项目的“立项申请”“立项批复”“项目实施方案”，应依次按3月、4月、5月的时间顺序排列，确保事项从发起至推进的时序完整。
特殊情况下，若文件形成时间不明确，可通过文件内容提及的时间、相关文件的关联时间或档案管理人员的合理考证确定时间，再纳入对应时间序列。
（三）重要程度原则
重要程度原则需结合文件的性质、作用和影响力，对同一事由、同一时间范围内的文件进行优先级排序，确保核心文件优先呈现。具体判断标准如下：
文件性质层面：决策性文件优先于执行性文件；指令性文件优先于报告性文件；正本文件优先于副本文件、草稿文件。
影响力层面：涉及单位长远发展、重大利益的文件，优先于日常事务性文件；涉及多人、多部门协同的文件，优先于单个部门或个人的事务文件。
不同类型档案的具体排列要求
（一）党群类档案
按组织层级排列：先排列党组织文件，再排列工会文件，最后排列共青团、妇联等其他群团组织文件，体现党群组织的核心与辅助关系。
党组织文件内部排列：按“决策—执行—监督”逻辑，先排列党委决议、决定，再排列党建执行文件，最后排列监督检查文件。
时间与事由结合：同一组织的文件，按年度划分后，再按“年度工作计划—年度活动开展文件—年度工作总结”的事由顺序排列。
（二）行政类档案
按管理职能分类排列：先排列综合办公文件，再排列专项管理文件，确保职能领域清晰。
收发文文件排列
收文文件：按“上级来文—平级来文—下级来文”的层级排列，同一层级内按“重要文件—普通文件”排序，且每个文件需附带对应的收文登记单、办理签，按“收文登记单—文件正文—办理签”的顺序组合成“一件”。
发文文件：按“发文定稿—发文正本—发文底稿”的顺序组合成“一件”，同一发文类型内按发文时间先后排列，且需标注发文编号，确保发文轨迹可追溯。
日常事务文件排列：如会议文件，按“会议前—会议中—会议后”的流程顺序排列；又如印章管理文件，按“启用—使用—销毁”的生命周期顺序排列。
（三）业务类档案
按业务流程阶段排列：以业务活动的全流程为线索，划分“前期准备—中期执行—后期总结”阶段，每个阶段的文件集中排列。
按业务类型细分排列：若单位业务领域较多，需先按业务类型分类，再在每类业务内按流程阶段排列。
数据类文件排列：业务活动中形成的报表、台账、统计数据等文件，按“月度—季度—年度”的时间周期排列，同一周期内按“基础数据台账—汇总报表—分析报告”的逻辑排序。
（四）人事类档案
按个人身份集中排列：以个人为单位，将同一人的所有人事文件集中组成“一件”或一组，不同个人的档案不得混合。
按个人经历时间顺序排列：同一人的人事文件，按“学习经历—工作经历—职业发展”的时间脉络排列，每个阶段内按“证明性文件—考核性文件—奖惩性文件”排序。
敏感信息文件处理：涉及个人隐私的文件，需单独标注并加密存放，排列时置于同一人档案的后部，且需建立单独的查阅登记制度，确保信息安全。
特殊情况的处理要求
（一）跨年度文件的排列
跨年度文件指文件形成或处理过程跨越两个及以上年度的文件，需根据文件的“核心内容归属年度”或“处理完毕年度”确定排列归属，具体规则如下：
以文件核心内容归属年度为准：若文件内容主要反映某一年度的事项，即使处理过程跨年度，仍归入核心内容年度。
以处理完毕年度为准：若文件为持续处理的事项，且无明确核心内容年度，按“处理完毕年度”归入档案。
（二）成套性文件的排列
成套性文件指由多个部分组成、共同反映某一完整事项的文件组合，排列需确保“成套性不拆分”，具体要求如下：
确定主件与附件关系：成套文件中，具有核心效力的文件为主件，辅助说明主件的文件为附件，排列时主件在前，附件在后，且所有附件需与主件组合成“一件”，不得单独拆分。
成套会议文件排列：会议文件按“会议方案—会议通知—领导讲话稿—会议纪要—会议简报—参会名单—照片视频资料”的顺序组合成“一件”，确保会议从筹备到召开再到总结的成套性；若会议分阶段召开，则按会议阶段顺序排列各阶段文件，再组合成“一件”。
成套项目文件排列：如“建筑工程竣工验收”档案，按“竣工验收申请—验收方案—验收组名单—工程质量报告—消防验收报告—环保验收报告—竣工验收纪要—验收合格证书”的顺序组合成“一件”，所有验收相关文件不得拆分，确保验收流程的完整性。
（三）重复文件与无效文件的处理
重复文件处理：若存在内容完全一致的重复文件，需保留“一份有效文件”，其余重复文件经鉴定后可销毁或作为“参考件”单独存放，不得混入正式档案序列排列。
无效文件处理：无效文件指未生效、已作废、无实际意义的文件，经档案鉴定小组审核后，直接剔除，不得纳入档案排列范围。
四、排列后的检查与调整要求
逻辑一致性检查：核对文件排列是否遵循“事由—时间—重要程度”的核心原则，同一事由的文件是否集中，时间顺序是否连贯，重要文件是否优先。
完整性检查：检查是否存在文件遗漏、文件重复。
标识准确性检查：检查每个“件”的标识是否准确，与文件内容一致。
若检查中发现问题，需及时调整，确保档案排列的准确性、有序性，为后续的档案保管、查阅、利用奠定基础。
在完成文书档案以“件”为单位的基础排列后，还需通过规范的标识编目、适配数字化环境的特殊处理，以及规避常见误区，才能真正实现档案管理的规范化与高效化。
排列后的标识与编目要求
（一）“件”级标识要求
每一件档案需在载体上标注核心信息，形成“件”级标识，便于直观识别。
标识位置：纸质档案需在档案盒封面、盒脊及文件首页右上角标注；电子档案需在文件属性、命名及存储路径中体现。
标识内容：需包含“年度—类别—件号—事由摘要”四项核心信息，格式可统一为“[年度]-[类别代码]-[件号]事由摘要”。
年度：填写文件核心内容所属年度；
类别代码：按档案类型设定简化代码；
件号：在同一类别、同一年度内按排列顺序编制的唯一序号；
事由摘要：用简洁语言概括文件核心事由。
标识规范：纸质标识需使用不易褪色的笔填写，字体清晰工整；电子标识需嵌入文件命名，并在电子档案管理系统中完善“事由摘要”“形成时间”等元数据，确保与纸质标识一致。
（二）编目体系构建要求
编目是将“件”级档案信息系统化整理，形成目录的过程，分为纸质目录与电子目录两类，需实现“一一对应、双向追溯”。
纸质目录编制：需建立《归档文件目录》，按“年度—类别”分类装订，每一页目录对应一组档案，目录内容需包含“件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注”七项要素：
责任者：文件的形成单位或个人；
文号：文件的发文字号；
题名：文件的正式标题；
日期：文件形成日期；
页数：文件的总页数；
备注：标注特殊信息。
电子目录编制：需在电子档案管理系统中搭建与纸质目录对应的结构化数据库，除包含纸质目录的七项要素外，还需补充“存储路径、关联文件ID、密级、查阅权限”等电子特有关键信息：
存储路径：电子文件在服务器中的具体存储位置；
关联文件ID：若存在附件、扫描件等关联文件，需填写关联文件的唯一ID；
密级：按文件保密程度标注；
查阅权限：设定可查阅该档案的人员或部门。
电子目录需支持按“件号、题名、日期、责任者”等多维度检索，确保10秒内可定位到目标档案。
（三）标识与编目的一致性校验
完成标识与编目后，需进行一致性校验，避免“件”级标识、纸质目录、电子目录三者信息错位。
抽样校验：按“年度—类别”随机抽取30%的档案，逐一核对“件号、事由摘要、日期”三项核心信息，确保纸质标识与纸质目录一致、纸质目录与电子目录一致；
逻辑校验：通过电子档案管理系统的逻辑校验功能，检查“件号是否连续”“日期格式是否统一”“责任者是否规范”，对异常数据自动提示并修正；
跨介质校验：随机选取10件档案，通过电子目录检索定位后，核对电子文件内容与纸质文件内容是否一致，确保跨介质信息无偏差。 |
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