档案管理 “三纳入、四参加、四同步” 制度

档案作为组织活动的原始记录，是维护历史真实、支撑决策部署的核心资源。《中华人民共和国档案法》及配套法规明确要求，各单位需建立科学的档案管理机制，其中“三纳入、四参加、四同步”制度作为经过实践检验的核心管理框架，已成为机关、企业、高校等各类组织规范档案工作的基本遵循。

制度与核心

“三纳入、四参加、四同步”制度的形成源于档案管理实践的深刻总结，其核心逻辑是将档案工作从传统的“末端收集”转向“全程管控”，从“部门职责”升级为“全员责任”。这一制度并非孤立存在，而是与《档案法实施条例》中“建立档案工作责任制”的要求一脉相承，通过将档案管理嵌入组织运行的关键环节，解决了长期以来存在的“重业务轻档案”“重成果轻过程”“重保管轻利用”等痛点问题。

从实践价值来看，该制度的核心价值体现在三个维度：其一，责任落地，通过“三纳入”明确从领导到员工的层级责任，避免档案工作成为“无人负责”的边缘事务；其二，过程管控，借助“四参加”实现档案管理对关键业务环节的深度嵌入，确保档案材料形成与业务活动同步；其三，质量保障，通过“四同步”建立全流程监督机制，从源头把控档案的完整性与规范性。广东省国资委在监管实践中明确提出，落实该制度是“提升企业档案治理现代化水平”的核心举措，印证了其在现代档案管理中的基础性地位。

“三纳入”：构建档案工作的责任体系

“三纳入”制度聚焦档案工作的组织保障与责任落实，通过将档案管理融入组织管理的核心层面，确立其基础性地位。这一体系涵盖战略规划、领导责任、岗位执行三个维度，形成层层递进的责任链条。

（一）纳入整体规划与工作计划

档案工作并非独立于业务之外的辅助性工作，而是组织发展的基础性支撑。“纳入整体规划”要求将档案工作纳入单位中长期发展规划，明确档案基础设施建设、信息化升级、人员培养等中长期目标；“纳入工作计划”则需将档案工作细化为年度具体任务，与教学、科研、生产等核心业务同步部署。中南民族大学明确将档案工作纳入“单位发展的长远规划、近期目标、年度工作计划”，确保档案管理与学校发展保持同步；国益公司更将其写入“十四五”规划和年度目标责任书，实现与业务工作的同谋划、同落实。这种规划层面的融合，从源头上避免了档案工作与核心业务的脱节。

（二）纳入领导议事日程

领导重视是档案工作有效开展的关键保障。“纳入领导议事日程”要求明确分管档案工作的领导，将档案工作定期纳入班子会议议题，专题研究解决机构设置、经费保障、设备配置等实际问题。东南大学要求档案工作由“中心主要领导分管”，南昌大学则进一步明确“档案工作经费纳入学校当年预算”，确保“人、财、物”到位。实践表明，分管领导的直接推动能有效破解档案管理中的资源瓶颈——襄阳市国益公司因主要负责人担任档案工作领导小组组长，形成了“一级抓一级，层层抓落实”的运行机制，连续10年通过档案工作“省一级”考评。

（三）纳入岗位责任制与考核体系

档案的完整性依赖全员参与，“纳入岗位责任制”将档案管理责任分解至每个岗位，明确员工在业务活动中形成、积累、移交档案的具体职责，并与考核奖惩直接挂钩。中南民族大学规定，对“无故拖延归档、造成档案丢失”的行为，需追究相关人员责任，构成犯罪的追究法律责任；金锄头文库收录的管理制度更将其细化为“经济责任制”，明确奖惩标准。这种责任绑定机制，使“档案工作人人有责”从理念转化为实际行动——中南大学将归档职责纳入“有关人员的职责范围”，形成了“部门立卷归档”的常态化机制。

“四参加”：档案管理与业务流程的深度融合

“四参加”制度通过赋予档案人员关键业务环节的参与权，实现档案管理对业务过程的同步监督与指导，从源头保障档案材料的形成质量。其核心是抓住“产品、科研、设备、基建”四大关键领域的节点性活动，建立档案前置管控机制。

（一）参加产品定型会

在产品研发领域，档案人员参与试制定型鉴定与验收，可全程跟踪新产品研制过程，确保技术文件、试验数据、工艺规程等材料的完整收集。中南民族大学要求档案人员在“产品定型评价纪要中体现档案资料情况”，金锄头文库的制度更明确产品档案需在“工作结束后三个月内归档”，连续生产的材料需在下年度一季度末完成移交。这种参与式管理，避免了产品定型后再补建档案导致的材料缺失问题，确保了产品档案与研发过程的同步性。

（二）参加科研课题鉴定会

科研档案是科研成果的核心凭证，其完整性直接影响成果认定与转化。档案人员参与科研课题鉴定，需对课题立项、研究过程、试验记录、成果报告等材料进行全面审查。东南大学要求档案人员“参加中心学术委员会会议，参与科研课题鉴定”，南昌大学则将档案验收作为成果鉴定的前置条件——“未经档案部门验收的科研项目，各级科研管理部门不予承认”。更具操作性的是“科研四同步”机制：下达计划时明确归档要求、检查进度时核查材料形成、鉴定成果时验收档案、评审奖励时出具归档证明，这种全流程嵌入使科研档案的完整性得到根本保障。

（三）参加设备开箱验收

设备随机资料是设备维护、改造的重要依据，档案人员参与开箱验收可直接把控资料的完整性。东南大学规定“万元以上仪器设备开箱验收必须有档案人员参加并签字”，中南民族大学进一步要求填写“设备开箱验收单”，对短缺资料由采购部门向厂家索取。宜宾市档案馆的实践表明，这种参与能有效避免后续纠纷——某企业因档案人员现场核实资料缺失并留存记录，成功向供应商追索到关键技术手册，为设备后期维护提供了保障。资料移交后实行“借用登记制”，更实现了设备资料的规范管理。

（四）参加基建工程项目竣工验收

基建档案涉及立项批复、设计图纸、施工记录、验收报告等海量材料，是工程质量追溯的核心依据。档案人员参与竣工验收，需对全套档案的完整性、准确性、系统性进行专项验收。中南民族大学明确“基建档案验收是工程验收的一部分”，档案未通过验收的工程“不得办理结算”；金锄头文库的制度更细化了整改机制，要求形成“档案验收报告”，明确问题整改责任人和时限。道客巴巴收录的案例显示，档案人员提前参与“工程招投标会”，能从源头规范资料形成标准，使竣工档案验收通过率提升60%以上。

“四同步”：全流程档案质量的闭环管控

“四同步”制度以项目管理为主线，将档案要求贯穿于“计划、进度、验收、总结”四个关键节点，形成环环相扣的档案管理闭环。其核心是实现“业务开展到哪里，档案管理就跟进到哪里”，确保档案与项目进程同步生成、同步完善。

（一）计划下达与归档要求同步

在项目启动阶段，同步提出档案管理要求是源头管控的关键。这要求在下达科研、工程、生产等计划任务时，明确档案的归档范围、整理标准、移交时限等具体要求。

（二）进度检查与材料形成同步

项目实施过程中，档案检查需与进度检查同频进行，及时发现材料缺失、填写不规范等问题。

（三）成果验收与档案鉴定同步

成果验收阶段，档案验收需作为核心环节，未通过档案验收的成果不得完成整体验收。

（四）项目总结与归档交接同步

项目收尾阶段，需将档案移交作为总结工作的必备环节，确保项目结束即完成档案归档。