立卷归档是文书管理、档案管理工作的核心环节，其本质是将办理完毕且具有保存价值的文件材料，通过系统化、规范化的整理，转化为有序、可查、耐久保存的档案实体。准确、详细的立卷归档处理，不仅能保障档案的完整性、安全性和利用价值，更能为后续的查考、凭证、研究等工作奠定基础。
明确范围、筛选材料
立卷归档的首要前提是明确“归档什么”“保留什么”，避免无效材料占用档案资源，同时确保有价值的材料不遗漏。
（一）确定归档范围
归档范围需依据国家档案法规、行业规范及本单位的档案管理规定明确，核心原则是“办理完毕、具有保存价值”。具体包括：
公文类：上级机关下发的指导性、指令性文件（如通知、批复、意见等）；本单位制发的正式文件（含正本、定稿、附件）；同级机关或不相隶属机关往来的函件、协议等。
业务类：与本单位核心职能相关的业务材料，如项目立项报告、合同、验收报告、统计报表、调研成果等。
人事类：员工录用材料、劳动合同、考核档案、工资变动记录、离职证明等（需单独按人事档案规范归档）。
其他类：具有凭证或参考价值的材料，如会议纪要、大事记、荣誉证书、照片、音像资料、电子文件等。
需特别注意：临时性、事务性、无查考价值的材料（如便条、普通通知、重复文件）应剔除，不纳入归档范围。
（二）材料筛选与鉴定
完整性鉴定：检查每份文件的要素是否齐全，如发文机关、文号、标题、成文日期、主送机关、正文、附件、印章、签署等，缺失的需尽量补齐（如联系发文单位补盖印章、查找附件原件）。
有效性鉴定：确认文件是否为“办理完毕”状态（如批复对应请示、合同对应履行凭证），未办结的需暂存，待办结后再归档；剔除重复件（优先保留正本、原件，复印件仅在无原件时留存）。
保存价值鉴定：按档案保管期限（永久、长期、短期）划分，永久保管的包括反映本单位核心职能、重大决策、历史沿革的文件（如单位成立批复、章程、年度总结报告）；长期（10-30年）保管的包括重要业务合同、专项工作材料；短期（10年以下）保管的包括一般性通知、临时事务材料。
（三）材料预处理
破损修复：对纸张破损、撕裂、霉变的材料，采用修补纸、浆糊（酸性-free）进行修补；霉变严重的需先通风干燥，再做消毒处理（避免霉菌扩散）。
平整与折叠：去除文件中的金属装订物（回形针、订书钉，防止生锈污染纸张）；对过大的文件（如工程图纸）按归档盒尺寸折叠（折叠处需留折痕，避免反复折叠导致破损）；过小的材料（如票据、便签）需粘贴在标准尺寸的衬纸上（衬纸为A4或A3，材质与归档纸一致）。
字迹加固：对字迹模糊、易褪色的文件（如圆珠笔、铅笔书写的材料），采用复印、扫描数字化备份，或用字迹加固剂处理（确保字迹长期可辨）；优先保留原件，复印件需注明“原件存放处”。
系统归类、合理组卷
分类组卷是将预处理后的材料按一定逻辑关系归类，形成独立的“案卷”，核心是“分类科学、组卷合理、便于查找”。
（一）确定分类方案
分类方案需结合本单位实际，遵循“统一分类、逐级细化”原则，常用分类方法包括：
年度分类法：按文件形成的年度划分（如2023年、2024年），适用于大多数单位，符合文件形成的时间规律。
机构分类法：按文件形成的部门划分（如办公室、业务部、人事部），适用于机构设置稳定、部门职能清晰的单位。
问题分类法：按文件涉及的业务问题划分（如项目管理、人事管理、财务管理），适用于业务性强、跨部门协作多的单位。
保管期限分类法：按永久、长期、短期划分，通常与年度、机构分类结合使用（如“2023年-办公室-永久”“2023年-业务部-长期”）。
示例：某企业的分类方案为“年度→机构→保管期限”，即先按年度拆分，再按部门归类，最后按保管期限划分案卷。
（二）组卷操作规范
组卷原则：同一问题、同一项目、同一事件的文件集中组卷；一卷内文件数量适中（一般不超过200页，厚度控制在2-3厘米，便于翻阅和保管）；不同保管期限的文件不混装一卷。
卷内文件排列：
正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文件在前，被转发文件在后。
按时间顺序排列：同一事项的文件按形成时间（成文日期）先后排序（如项目立项报告→可行性研究报告→合同→验收报告）。
按重要程度排列：核心文件（如决策性文件）在前，辅助文件（如执行记录）在后。
案卷命名：每个案卷需拟定简明、准确的案卷标题，格式为“年度+机构/问题+文件内容+保管期限”，示例：“2023年-办公室-年度工作总结与计划-永久”“2023年-业务部-XX项目施工合同及履行材料-长期”。
规范排序、牢固装订
卷内文件整理装订的核心是“固定顺序、保护纸张、便于查阅”，需遵循“整齐、牢固、不损伤文件”的原则。
（一）卷内文件编号
页码编制：在卷内文件每页的右上角（背面在左上角）用阿拉伯数字编写页码，页码从“1”开始连续编排，不得跳号、重号；空白页不编页码；粘贴在衬纸上的小材料，按衬纸页码计数。
填写卷内文件目录：目录应包含序号、文号、责任者（文件形成单位/个人）、题名（文件标题）、日期、页数、备注等栏目，需与卷内文件一一对应，准确填写（无文号的注明“无”，标题不完整的补充完整）。目录置于卷内文件首页之前。
（二）装订方式选择
根据文件类型和保管要求，选择合适的装订方式，优先推荐“线装”或“装订夹装订”，避免使用易老化、易损伤纸张的材料。
线装：适用于永久、长期保管的案卷，采用三孔一线或四孔一线装订法（孔距均匀，线迹整齐，松紧适度），装订线需为棉线或尼龙线（不易老化），避免使用金属线。
装订夹装订：适用于短期保管或需频繁查阅的案卷，采用塑料装订夹（无酸材质），便于拆卸和重新装订，但需确保夹体牢固，不脱落。
特殊文件装订：大幅面文件（如图纸）可采用卷装（配卷盒）或折叠后装订；照片、音像资料需单独装入档案袋或光盘盒，标注相关信息后与文字材料一同组卷（或单独组卷）；电子文件需存储在专用U盘、光盘中，与纸质档案建立关联标识。
（三）填写案卷封面与备考表
案卷封面：封面需包含全宗名称（立档单位名称）、案卷标题、年度、保管期限、卷号、页数、归档日期等信息，填写需清晰、规范（用黑色签字笔或毛笔，避免使用圆珠笔、铅笔），封面材质需为厚实、耐磨损的档案专用纸。
备考表：置于卷内文件末尾，内容包括案卷情况说明（如文件完整性、破损修复情况、特殊问题说明）、立卷人、检查人、立卷日期、检查日期等，备考表需由立卷人、检查人签字确认，确保案卷质量可追溯。
编制索引、入库管理
编目归档是将整理好的案卷纳入档案管理系统，建立检索体系，确保档案能够快速、准确查找利用。
（一）编制案卷目录
案卷目录是全部归档案卷的汇总索引，需按分类方案排序（如按年度→机构→保管期限），包含案卷号、全宗号、案卷标题、年度、保管期限、页数、归档日期、存放位置等栏目，可采用纸质目录或电子目录（推荐两者结合，电子目录便于检索，纸质目录作为备份）。
（二）档案编号规则
为每个案卷分配唯一的档案编号，编号格式通常为“全宗号-年度-机构代码-保管期限代码-卷号”，示例：“001-2023-01-01-005”（全宗号001，2023年度，机构代码01<办公室>，保管期限代码01<永久>，卷号005）。编号需标注在案卷封面、案卷目录、归档盒侧面，确保一一对应。
（三）入库管理
归档盒存放：将装订好的案卷装入档案专用归档盒（无酸、防潮、防虫材质），归档盒侧面需标注全宗号、年度、案卷号、保管期限等信息，便于库房查找。
库房摆放：档案库房需符合“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；案卷按档案编号顺序排列在档案架上，档案架需远离窗户、水源、热源，底层案卷需离地面10-15厘米（防止受潮）。
电子档案归档：电子文件需按《电子档案管理基本术语》《电子文件归档与管理规范》要求，转换为标准格式（如PDF/A、JPEG2000），进行异地备份和定期校验（防止数据丢失、损坏）；建立电子档案与纸质档案的关联标识（如电子档案文件名包含纸质档案编号），实现两者联动查阅。
动态维护、规范使用
立卷归档并非终点，后续的保管维护和规范利用，是确保档案长期发挥价值的关键。
（一）日常保管维护
定期检查：每月对档案库房进行一次巡查，检查温湿度、档案是否霉变、虫蛀、破损，发现问题及时处理（如受潮的档案需通风干燥，虫蛀的需进行防虫处理）。
定期整理：每年对归档档案进行一次全面整理，核对案卷数量、编号是否准确，补充完善案卷目录和备考表，处理破损、褪色的档案。
数字化升级：对永久、长期保管的重要档案，逐步进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现线上检索、查阅，减少纸质档案的翻阅损耗。
（二）规范利用流程
查阅审批：内部人员查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准；外部单位或个人查阅需持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准，涉密档案需按保密规定办理审批手续。
查阅要求：查阅档案需在档案阅览室进行，不得带出库房；不得涂改、勾画、抽取、增删档案内容；如需复印档案，需经批准后由档案管理人员负责复印，复印件需注明“复印件与原件一致”并加盖档案管理部门印章。
利用登记：建立《档案利用登记簿》，记录查阅人、查阅日期、查阅事由、查阅案卷编号、利用结果等信息，便于追溯档案利用情况。
（三）档案销毁
对于保管期限届满的档案，需按规定程序进行销毁：
鉴定：由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对到期档案进行价值复核，确认无继续保存价值的，编制《档案销毁清册》。
审批：《档案销毁清册》需报单位负责人批准，涉密档案需报上级主管部门批准。
销毁：销毁档案需在指定地点进行，由两人以上负责监销，监销人需核对销毁档案与《档案销毁清册》是否一致，销毁后在清册上签字确认，档案销毁清册需永久保存。 |
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