机关档案整理与保护工作

机关档案作为党和国家机关在公务活动中形成的重要历史记录，是维护国家治理体系和治理能力现代化的基础性资源。其整理与保护工作直接关系到档案的真实性、完整性、可用性和安全性，是机关工作不可缺少的重要组成部分。

机关档案的整理

机关档案整理是按照一定原则和方法，对机关形成的各类文件材料进行系统分类、组合、排列和编目，使其转化为有序档案的过程。整理工作需严格遵循“集中统一管理、维护档案原貌、便于检索利用”的核心原则。

（一）归档范围的界定

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），机关档案归档范围需明确区分应归档与不归档文件，确保档案资源的核心价值。

应归档文件材料包括：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件；维护国家、集体和公民权益的凭证性文件；上级机关需贯彻执行的重要文件；下级机关报送的重要材料；其他具有查考价值的历史记录。具体涵盖法规政策性文件、重要会议材料、业务工作记录、人事任免文件、资产凭证等。

不归档文件材料包括：普发性不需办理的文件、重份文件、事务性临时文件、无特殊价值的修改稿、与本机关无关的抄送文件等。

归档文件需涵盖纸质、电子、声像、胶片等多种载体，其中电子文件需同步归档元数据和背景信息，确保档案的完整性。

（二）保管期限的划分

永久保管：适用于本机关制定的法规政策性文件、重要会议和重大活动材料、重要业务文件、机构演变和人事任免文件、重要资产凭证、上级主管业务的重要文件等。

30年定期保管：包括一般性业务文件、人事管理普通材料、重要事务管理文件、下级机关重大问题专题报告等。如机关财务预算、物资采购文件、安全检查记录等。

10年定期保管：涵盖一般性事务文件、工作简报、非主管业务的贯彻执行文件、下级机关年度计划总结等。如接待工作一般方案、普通工作参考材料等。

联合行文形成的文件材料，原件由主办机关归档，其他机关归档复制件或副本，确保档案溯源的准确性。

（三）分类与编目的标准化

分类体系构建：机关档案应按照“年度—机构（问题）—保管期限”或“保管期限—年度—机构（问题）”的分类方案进行系统分类，分类层次需清晰，逻辑需严密。专业档案如人事、基建、会计档案等，应按照相应专业标准单独分类。

文件排列与装订：同类别文件按形成时间或重要程度排列，确保同一事项的文件集中存放；纸质文件需去除金属装订物，采用线装或胶装方式装订，装订需牢固平整，便于翻阅。

编目与著录：编制档案目录是整理工作的核心环节，需建立案卷目录和文件目录两级索引体系。著录项目包括档号、文件编号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、载体类型等，确保检索信息的完整性和准确性。档号编制需遵循唯一性原则，便于档案的定位和管理。

（四）整理工作的质量

机关档案整理需建立“部门收集—档案部门审核—集中归档”的工作机制：各业务部门指定专人负责文件材料的初步收集和整理，档案部门进行指导和审核，确保归档文件符合“齐全完整、分类准确、装订规范、著录标准”的要求。整理完成后需办理正式移交手续，明确移交责任，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

机关档案的全周期保护

机关档案保护是一项系统性工程，需围绕库房环境、日常防护、修复复制、应急处置等关键环节，构建“预防为主、防治结合”的全周期保护体系，确保档案的长久安全。

（一）库房环境的管控

档案库房是档案保存的核心场所，其环境条件直接影响档案的保存寿命，需严格遵循《档案馆温湿度管理暂行规定》的要求：

温湿度控制：

普通档案库房温度应保持在14～24℃，相对湿度45%～60%，每昼夜温度波动不超过±2℃，湿度波动不超过±5%。

特殊载体档案需针对性调控：母片库房温度13～15℃、湿度35%～45%；磁带库温度14～24℃、湿度40%～60%；声像档案库房温度20～25℃、湿度50%～60%。

库房应配备温湿度监测调控系统，具备条件的安装恒温恒湿设备，禁止使用电阻丝加热、电热油汀等可能引发安全隐患的设备。

选址与建筑要求：库房应避开地下、顶层及毗邻水房、卫生间、食堂、变配电室的区域，湿润地区不宜设置在首层；地面需进行防水处理，墙壁和地面选用坚硬光滑、易于清洗的材料；库房应设置全封闭防盗门窗和防护栏，配备遮光阻燃窗帘，防止阳光直射。

环境净化：提高库房密闭性，配备空气净化装置过滤空气中的粉尘和有害气体；定期清扫库房，保持环境清洁，抑制霉菌和害虫滋生。

（二）日常防护的实施

根据《机关档案管理规定》要求，机关档案需落实“九防”措施，构建全方位防护体系：

防火防盗：库房内外禁烟禁火，严禁存放易燃易爆物品和无关杂物；定期检查用电设备，配备合格消防器材并定期维护；安装防盗报警和视频监控设备，严格执行人员出入库登记制度。

防紫外线与防污染：采用不含紫外线的照明光源，减少光线对档案材料的损害；库房内禁止存放挥发性化学品，避免档案受到化学污染；档案装具应选用符合国家标准的密闭五节柜、密集架等，禁止使用木质柜、玻璃门柜。

防有害生物：库房门窗设置纱窗，空气通道采取过滤措施；严格控制温湿度，抑制霉腐菌生长（霉菌适宜生长温度25～37℃，最低相对湿度60%～93%）；定期采用物理防治方法处置鼠虫，化学防治需避免污染档案。

防水防潮与防尘：合理设置排水口，配备漏水报警设备；档案架应离地面10cm以上，离墙壁5cm以上，防止地面潮气侵蚀；定期对档案和库房进行除尘，避免灰尘堆积对档案的损害。

（三）档案修复与复制的操作

修复工作：对破损、霉变、虫蛀的档案，应按照《档案虫霉防治一般规则》（DA/T35—2017）开展修复工作。修复前需进行档案状况评估，采用脱酸、去霉、修补、托裱等技术，修复材料需与档案原件材质兼容，确保修复后的档案保持原貌。

复制管理：对重要档案和易损载体档案，应进行复制保存，复制件与原件分开存放。纸质档案可采用数字化扫描方式复制，电子档案需定期备份，采用“异地异质”备份策略；胶片、磁带等特殊载体档案需按照专业标准进行复制，确保档案的可用性。

（四）应急处置的建设

机关应制定档案安全应急预案，明确火灾、水灾、地震、虫害暴发等突发事件的处置流程：

建立应急组织体系，明确各部门职责，定期开展应急演练；

储备应急防护物资，包括防水油布、除湿设备、灭火器、档案抢救工具等；

突发事件发生后，优先抢救永久保管和重要定期保管档案，采取干燥、清洁、修复等应急措施，最大限度降低损失。

机关档案整理与保护的制度

（一）组织与人员保障

机关应建立档案工作协调机制，设立档案工作机构或指定负责部门，配备与工作量相匹配的专职档案工作人员。档案工作人员需政治可靠、具备档案管理和信息管理专业知识，定期参加业务培训；涉密档案工作人员调离岗位时，需按保密规定办理交接手续。多个办公地点集中的县级机关或档案数量较少的机关，可成立联合档案工作机构开展集中管理。

（二）经费与设施保障

档案工作所需经费应列入机关年度财政预算，包括基础设施配备维护、日常管理、信息化建设、宣传培训等费用。档案用房需分别设置办公用房、整理用房、阅览用房和库房，库房面积按“（档案存量+年增长量×存放年限）×60m²/万卷”测算，不足2500卷的按15m²测算；库房应配备符合标准的档案装具，采用密集架的库房楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m²。

（三）监督与考核保障

机关档案工作实行统一领导、分级管理体制，国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划和监督指导，地方档案行政管理部门负责本行政区域内的相关工作。机关应将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展；档案部门需执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案，接受档案行政管理部门的监督检查。

（四）信息化赋能保护

推进传统载体档案数字化，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，减少档案原件的调取次数，降低磨损风险。电子档案管理需符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）要求，涉密档案数字化不得外包；数字化过程中需确保档案信息的完整性和安全性，定期对数字化成果进行校验和备份。