档案保管期限表是档案管理领域的基础性指导性文件，以表册形式系统列举档案的来源、内容、形式，并明确规定其保管期限，是鉴定档案保存价值、确定档案留存时长的法定依据和操作标准。
档案保管期限表的类型划分
档案保管期限表的类型划分基于其适用范围、编制主体和管理对象的差异，形成了层次分明、相互衔接的体系。不同类型的保管期限表既各自承担特定领域的档案鉴定任务，又遵循“上级指导下级、通用规范专用”的原则，构成了覆盖全国各机关、团体、企业事业单位的档案价值鉴定标准网络。根据我国档案管理实践与相关法规规定，主要分为以下五大类：
（一）标准档案保管期限表
标准档案保管期限表是由国家档案行政管理部门（如国家档案局）统一编制，在全国范围内普遍适用的基础性、通用性文件，是整个保管期限表体系的“总纲”。其核心特征在于普适性和权威性，不针对特定行业、系统或单位，而是围绕各类组织共同形成的文书档案等通用档案类型，明确最基本的价值鉴定标准和保管期限基准。
（二）专门档案保管期限表
专门档案保管期限表是针对特定类型的专门档案（指具有专业属性、形成于特定业务领域的档案），由国家档案行政管理部门会同相关行业主管部门联合编制的专项标准，适用于全国范围内该专业领域的档案鉴定工作。专门档案因其内容的专业性、形式的特殊性和利用的特定需求，无法完全适用通用保管期限表，需制定针对性的价值判断标准。
（三）同系统机关档案保管期限表
同系统机关档案保管期限表是由某一行业主管机关（如教育部、审计署、自然资源部等）根据本系统的业务特点和管理需求编制，适用于同一系统内所有机关、事业单位的专项保管期限表。该类型表格介于标准保管期限表与单位自有保管期限表之间，既遵循国家通用标准，又突出系统内业务的共性特征。
（四）同类型机关档案保管期限表
同类型机关档案保管期限表是针对具有相同职能性质的一类机关（如各级人民政府、检察机关、事业单位、国有企业等）编制的通用标准，适用于该类型所有单位的档案鉴定工作。其核心是提炼同一类型组织在职能活动中形成档案的共性价值特征，制定针对性的保管期限标准。
（五）机关（企业）档案保管期限表
机关（企业）档案保管期限表是各机关、团体、企业事业单位根据自身实际情况，在国家统一标准、专门标准或系统标准的基础上，自行编制的适用于本单位的个性化保管期限表，是档案鉴定工作的直接操作依据。该类型表格最具实操性，需充分结合本单位的职能定位、业务特点、历史沿革和实际利用需求制定。
档案保管期限表的结构体系
档案保管期限表的结构是其功能实现的基础，通过科学的栏目设置和逻辑编排，确保条款清晰、查阅便捷、执行准确。尽管不同类型的保管期限表在具体条款上存在差异，但核心结构具有统一性，主要由“总说明”和“具体表体”两大部分构成，其中表体包含顺序号、条款、保管期限、附注等核心要素，部分复杂表格还会增加门类、机构等辅助要素。
（一）总说明
总说明是档案保管期限表的前置性说明文件，位于表格正文之前，用于明确表格的编制依据、适用范围、核心原则、保管期限划分标准等关键信息，是使用者理解和执行表格的基础。其核心作用是统一认识、明确边界，避免在实际操作中产生歧义。
（二）具体表现
具体表体是档案保管期限表的主体部分，以表格形式呈现，通过列项明确各类档案的具体信息和保管要求，核心要素包括顺序号、门类、机构（问题）、条款、保管期限、附注，部分表格还会根据需要增加档号结构、归档范围等辅助列项。
1.顺序号
顺序号是对表格中所有条款按逻辑顺序编制的唯一编号，通常采用阿拉伯数字（1、2、3……）或层级化编号（1.1、1.2.1……），其核心作用是：
便于检索和引用：使用者可通过顺序号快速定位具体条款，如“参照本表格第3.2条确定该批档案的保管期限”。
体现条款的逻辑关系：层级化编号（如一级条款1、二级条款1.1、三级条款1.1.1）可清晰体现档案类型的从属关系，如“1人事管理档案”包含“1.1机构编制档案”“1.2干部任免档案”等二级条款，“1.1.1机构设置与撤并文件”为三级条款，形成“大类—中类—小类”的逻辑体系。
便于管理和修订：顺序号的唯一性确保了表格修订时条款的增删不会导致混乱，如新增某类档案条款时，可在对应大类下插入新的层级编号。
2.门类
门类是对档案按载体、内容属性进行的一级分类，明确条款对应的档案类型，通常与档案分类方案一致，核心作用是区分不同属性的档案，确保鉴定标准的针对性。
常见门类及代码：
文书档案（WS）：机关、单位在职能活动中形成的各类公文、函件、报告等纸质和电子文件。
科技档案（KJ）：分为基建档案（KJ・JJ）、设备档案（KJ・SB）等二级门类，记录工程建设、设备采购与运行等业务。
会计档案（KU）：分为凭证（KU・PZ）、账簿（KU・ZB）、财务会计报告（KU・BG）、其他（KU・QT）等二级门类。
特殊载体档案：包括照片档案（ZP）、录音档案（LY）、录像档案（LX）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体档案（MT）、实物档案（SW）等。
门类列的设置使表格结构更清晰，使用者可按档案门类快速筛选相关条款，如查找会计凭证类档案的保管期限时，可直接定位“会计档案—凭证”对应的条款。
3.机构（问题）代码
机构（问题）列用于明确档案的形成部门或核心主题，适用于按机构分工或业务问题分类管理的单位，其核心作用是细化鉴定责任主体和适用范围。
机构代码：以字母或字母+数字组合标识各职能部门，如办公室（BGS）、行政后勤股（HQG）、政策法规股（FGG）等，明确该条款适用于特定部门形成的档案。
问题代码：针对无明确形成机构或跨部门的档案，按业务主题设置代码，如照片档案按主题分为“会议照片（001）”“视察照片（002）”，实物档案分为“印章（001）”“题词（002）”等。
该列的设置使保管期限表与单位的档案分类方案、机构职能分工相衔接，便于各部门在档案形成初期即可明确其保管期限，提高归档和鉴定效率。
4.条款
条款是对某一类档案的来源、内容、形式的具体描述，是确定保管期限的核心依据，也是表格最关键的要素。条款的表述需遵循“明确、具体、无歧义”的原则，避免模糊表述，通常采用“要素+内容”的结构，核心要素包括档案形成的业务场景、文件类型、核心内容等。
5.保管期限
保管期限是对对应条款所描述档案规定的留存时长，是表格的核心结果项，我国现行标准将保管期限统一划分为“永久”和“定期”两类，其中定期分为30年和10年，部分专门档案可根据专业需求增设特殊期限（如会计档案中的部分凭证类档案保管期限为30年）。
（1）永久保管：适用于对国家和社会具有长远查考价值、对本单位历史沿革和职能履行具有永久凭证意义的档案，主要包括：本机关制定的法规政策性文件；重要会议、重大活动形成的核心文件；重要业务工作形成的关键材料；机构演变、人事任免等历史性文件；重要合同、资产登记等凭证性文件；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件等。
（2）定期30年保管：适用于本机关在较长时期内开展工作需要查考的重要业务档案，主要包括：一般性业务工作形成的重要材料；年度会议、常规性活动形成的核心文件；人事管理、事务管理中的重要文件；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件；同级机关、下级机关关于重要业务问题的往来文件等。
（3）定期10年保管：适用于本机关在较短时期内需要查考的一般性业务档案，主要包括：日常性、事务性工作文件；季度、月度等短期性报告、报表；上级机关普发性、无需具体办理的文件；本机关内部管理的一般性制度、办法；下级机关报送的常规性材料等。
6.附注
附注是对条款内容、保管期限的补充说明，用于明确特殊情况、适用条件、例外情形等，是条款的重要补充，其核心作用是避免执行中的歧义，确保标准的灵活性和准确性。
（三）档号结构与编制说明
部分机关（企业）档案保管期限表会根据档案管理的实操需求，增加“档号结构”“编制说明”等辅助要素，进一步提升表格的实用性和衔接性。
档案保管期限表的编制原则
1.合法性原则：严格依据国家档案法律法规和上级主管部门的规定，不得突破最低保管期限要求，确保表格的合规性。
2.针对性原则：结合本单位的职能定位、业务特点和历史沿革，细化符合实际的条款，避免照搬照抄通用标准。
3.可操作性原则：条款表述明确具体，价值判断标准量化清晰，便于档案管理人员和业务部门人员理解执行。
4.动态调整原则：根据单位职能调整、业务变化、法律法规修订等情况，定期对表格进行修订完善，确保其时效性和适用性。 |
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