档案作为记录单位历史、承载重要信息的核心载体，其移交工作是档案管理体系中至关重要的环节。规范、严谨的档案移交不仅能保障档案的完整性、安全性与可用性，还能为后续档案利用、保管及审计工作奠定坚实基础。然而，档案移交涉及前期整理、过程核验、手续办理及后续跟踪等多个环节，任一环节的疏漏都可能导致档案丢失、损坏或信息失真。
档案移交前准备
（一）档案整理：确保“完整、准确、规范”
1.完整性核查：无缺失、无遗漏
移交前需对照档案形成清单（如文书档案的收发文登记簿、会计档案的凭证/账簿目录、基建档案的项目资料清单等），逐份、逐卷核对档案是否完整。需特别注意：
零散档案的归集：避免因部门人员变动、工作交接遗漏导致的零散文件未入卷，如会议纪要附件、合同补充协议、审批流程单等；
特殊载体档案的纳入：除纸质档案外，电子档案（如扫描件、原始电子文档）、声像档案（照片、视频、录音）、实物档案（奖牌、印章、样品）需单独整理并标注关联关系，避免遗漏；
跨年度/跨项目档案的衔接：对于持续时间较长的项目档案（如基建项目、科研项目），需确认各阶段档案（前期审批、中期执行、后期验收）是否连贯，无断档。
2.准确性校验：信息无错漏、关联无偏差
档案内容准确性：检查档案正文与附件是否匹配，审批签字、日期是否完整，数据、图表是否清晰无涂改；
著录信息准确性：档案目录中的档号、题名、形成单位、形成日期、页数、保管期限等著录项需与档案实体一致，避免“张冠李戴”（如档号写错、题名与内容不符）；
分类准确性：需按照单位档案分类方案（如文书档案按年度-机构/问题分类、会计档案按年度-类型分类）对档案进行整理，确保分类逻辑一致，便于后续检索。
3.装订与装具：符合保管规范
纸质档案装订：需采用无酸纸装订（避免金属装订物生锈损坏档案），装订要整齐牢固，不压字、不脱页；对于页数较多的档案（如会议记录、项目报告），可采用“三孔一线”装订或盒装；
装具选择：档案盒需符合国家标准（如厚度3cm、5cm），材质为无酸纸或牛皮纸，盒面需清晰标注档号、题名、保管期限、形成年度等信息；电子档案需存储在专用移动硬盘（建议备份2份，一份移交、一份留存），硬盘需标注档案名称、形成单位、移交日期；
特殊档案处理：破损、霉变的档案需先进行修复（如托裱、消毒），再移交；超大尺寸档案（如工程图纸、奖状）需折叠整齐或卷装，避免折痕损坏。
（二）移交方案：明确“谁移交、移交谁、怎么交”
1.确定移交主体与接收主体
移交主体：需明确具体的移交部门（如行政部、财务部、项目部）及移交人（需具备档案管理资质，熟悉移交档案内容）；
接收主体：需确认接收单位（如单位内部档案室、上级档案管理部门、档案馆）及接收人（需提前沟通接收要求，如档案格式、著录标准）；
特殊情况：若移交涉及跨单位（如子公司向总公司移交、项目结束后向建设单位移交），需提前签订《档案移交协议》，明确双方权责（如移交范围、移交时间、质量要求、违约责任）。
2.制定移交计划：细化时间与流程
时间节点：需明确“整理完成时间、预核验时间、正式移交时间”，避免拖延；
流程分工：需细化各环节责任人及操作步骤，如“移交人负责档案整理与目录编制，部门负责人负责内容审核，档案管理员负责预核验，接收人负责最终验收”；
应急方案：提前预判可能出现的问题（如接收方对档案质量有异议、档案缺失需补充），制定应对措施（如预留补充整理时间、明确补全责任主体）。
3.编制移交材料：清晰呈现移交内容
核心材料：需准备《档案移交清册》（含纸质版与电子版），清册需按档案类型分类编制，每类档案需标注“序号、档号、题名、形成日期、页数、保管期限、备注”，并由移交人、审核人签字确认；
辅助材料：若移交档案涉及特殊内容（如涉密档案、敏感信息档案），需额外准备《涉密档案移交登记表》（标注密级、保密期限、知悉范围）；若为电子档案，需提供《电子档案元数据清单》（含文件名、格式、大小、创建时间、修改时间、存储路径）；
材料审核：移交材料需经移交部门负责人审核签字，确保内容真实、完整，避免因审核疏漏导致后续争议。
档案移交过程操作
（一）档案核验：逐份核对，不留隐患
1.确保清单与实体一致
逐卷/逐件核验：接收人需对照《档案移交清册》，逐份检查档案实体的档号、题名、页数、保管期限是否与清册一致，重点关注“三个匹配”：
①档号匹配：档案盒标注的档号与清册档号一致；
②内容匹配：档案正文与清册题名描述一致（如清册写“202X年年度总结”，档案实体需为对应年度的总结文件）；
③数量匹配：清册标注的页数、件数与实际清点结果一致（如清册写“10页”，实际清点需为10页，无缺页、多页）；
电子档案核验：需检查电子档案的完整性（如是否能正常打开、无损坏）、格式是否符合接收要求（如PDF/A格式用于长期保存）、元数据是否完整；同时需核对电子档案与纸质档案的关联关系（如扫描件是否与纸质原件一致，无漏扫、错扫）。
2.确保档案符合接收标准
合规性核验：检查档案分类、装订、装具是否符合接收方要求（如档案馆可能要求档案盒采用特定材质、著录项需符合《档案著录规则》）；
安全性核验：检查档案是否存在破损、霉变、虫蛀、涂改等问题，涉密档案需检查密封是否完好、密级标注是否清晰，电子档案需进行病毒查杀（避免携带恶意软件损坏接收方系统）；
异议处理：若核验中发现问题（如档案缺失、著录错误、装订不规范），需当场记录在《档案移交核验记录表》中，明确整改要求（如“X月X日前补全缺失档案”“重新装订不符合要求的档案”），整改完成后重新核验，直至合格。
（二）交接手续：规范签字，明确责任
1.现场交接：当面确认，避免推诿
交接双方需在同一现场完成档案移交，移交人需向接收人简要介绍档案的形成背景、重点内容及特殊情况（如“某份合同有补充协议，已单独整理在同一档案盒中”）；
接收人需在接收后当场清点档案数量，确认无问题后，双方在《档案移交清册》《档案移交核验记录表》上签字并注明日期；若涉及电子档案，需在《电子档案移交登记表》上注明硬盘编号、存储内容、是否可正常读取等信息。
2.涉密档案交接：严格遵守保密规定
交接场所：需选择符合保密要求的场所（如保密室），避免在公开办公区域交接；
人员要求：交接人员需具备相应的保密资质，严禁无关人员在场；
手续额外要求：需填写《涉密档案交接登记簿》，注明密级、交接时间、交接人员身份证号，并由双方单位保密负责人签字确认；涉密电子档案需通过加密U盘或专用保密传输系统移交，避免网络传输泄露。
（三）档案搬运：安全防护，避免损坏
1.搬运前防护
档案包装：纸质档案需用纸箱或档案专用搬运箱包装，箱内用泡沫或软纸填充，避免搬运过程中碰撞损坏；电子档案硬盘需放入防震包装盒，避免挤压、摔落；
搬运工具：优先使用带减震功能的推车，避免人工搬运时因体力不支导致档案掉落；若档案数量较多，需安排专人负责搬运监督，避免混乱。
2.搬运过程监管
全程跟踪：移交人需全程陪同搬运，确保档案不脱离监管范围，避免丢失或被调换；
特殊天气防护：若遇雨天、雪天，需对档案包装进行防水处理（如套防水袋），避免雨水浸湿档案；
搬运路线规划：选择畅通、无障碍物的路线，避免经过潮湿、高温、粉尘多的区域（如卫生间、锅炉房、施工区域），防止档案受潮、受热、沾染灰尘。
档案移交后管理
档案移交完成并不意味着工作结束，后续的“材料归档、问题跟踪、信息反馈”能确保移交工作形成闭环，为档案的长期保管与利用提供支撑。
（一）移交材料归档：留存凭证，便于追溯
1.移交方材料归档
需将《档案移交清册》（双方签字版）、《档案移交核验记录表》、《档案移交协议》（若有）、《涉密档案交接登记簿》（若有）等材料整理归档，作为移交工作的凭证，保存期限需与移交档案的保管期限一致（如永久保管的档案，移交材料也需永久保存）；
电子档案移交后，移交方需留存备份件（至少1份），并在《电子档案备份登记表》中记录备份时间、存储位置、责任人，定期检查备份文件的可读性（如每半年打开核验一次）。
2.接收方材料归档
需将移交材料与接收的档案一并管理，在档案管理系统中关联“移交信息”（如在档案条目下标注“移交单位、移交日期、移交人”），便于后续查询档案来源；
若接收的档案需重新整理（如调整分类、补充著录），需在《档案整理记录表》中记录整理内容、时间、责任人，确保整理过程可追溯。
（二）问题跟踪：及时整改，消除隐患
1.未完成事项跟进
若移交时存在未整改的问题（如缺失档案需补全、电子档案格式需转换），接收方需建立《问题跟踪台账》，明确整改责任人、完成时间，定期向移交方催办（如每周沟通一次进展）；
整改完成后，双方需现场核验，在台账中注明“已完成”并签字确认，避免问题拖延。
2.档案后续检查
接收方需在移交后1个月内，对接收的档案进行全面检查（如抽查纸质档案的完整性、电子档案的可读性），发现问题及时与移交方沟通解决；
若涉及跨单位移交，双方需在移交后3个月内进行一次“回头看”，确认档案保管状况良好，无遗漏或损坏。
（三）信息反馈：总结经验，优化流程
1.移交工作总结
移交方与接收方需在移交完成后1周内，分别撰写《档案移交工作总结》，内容包括移交工作的基本情况（如移交档案数量、类型）、存在的问题、整改措施、经验教训；
总结需提交双方单位的档案管理部门，为后续类似移交工作提供参考（如优化整理流程、提前明确接收标准）。
2.流程优化建议
若移交过程中发现制度漏洞（如档案分类方案不清晰、移交材料不规范），需及时向单位档案管理部门提出优化建议（如修订《档案管理制度》《档案移交操作细则》）；
对于频繁发生的问题（如电子档案格式不符），可制定“标准化模板”（如提供电子档案格式要求清单、著录项填写示例），减少后续移交中的失误。
特殊类型档案移交的额外注意事项
（一）涉密档案：严守保密规定
移交前需经单位保密部门审批，出具《涉密档案移交审批单》；
移交过程中需全程保密，严禁拍照、录音、复印涉密内容；
接收方需将涉密档案存入专用保密柜，设置双人双锁管理，定期检查保密设施（如门禁、监控、温湿度控制）。
（二）电子档案：保障安全性与可读性
需采用符合长期保存要求的格式（如文书档案用PDF/A，图片档案用TIFF，视频档案用MP4），避免使用易失效的格式（如DOC、PPT）；
需移交“原始电子文件”（如Word文档）和“归档电子文件”（如PDF/A格式），两者关联存储；
若电子档案涉及知识产权（如软件、设计方案），需在移交协议中明确知识产权归属，避免法律纠纷。
（三）基建档案：注重关联性与完整性
需按项目阶段（前期准备、勘察设计、施工、验收）整理档案，确保各阶段档案关联（如施工图纸与验收报告对应）；
需移交原件（如工程合同原件、验收证书原件），复印件需注明“与原件一致”并加盖移交单位公章；
大型基建项目的档案（如桥梁、厂房），需移交对应的电子图纸（如CAD格式），并确保图纸与实物一致（如标注尺寸、材质）。
（四）会计档案：符合财务规范
需按“年度-类型”分类（如202X年-会计凭证、202X年-会计账簿、202X年-财务报告），凭证需按编号顺序整理，附件齐全（如发票、银行回单）；
移交前需经单位财务部门审核，出具《会计档案移交审核意见》，确认档案符合《会计档案管理办法》要求；
电子会计档案需与纸质档案一一对应，移交时需提供财务软件的备份文件（如账套备份），确保可在接收方系统中恢复。 |
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