在日常办公与企业运营中，纸质资料作为重要的信息载体，其规范的归档整理不仅是保障信息安全、提升工作效率的关键，更是应对合规检查、留存历史记录的核心环节。一套科学、系统的纸质资料归档整理流程，能够让零散的资料转化为有序的信息资源，为后续查阅、复用及管理提供坚实基础。
归档整理前的准备工作
在正式启动纸质资料归档整理前，充分的准备工作是确保流程顺畅、结果规范的前提，主要涵盖人员准备、工具准备与环境准备三个维度。
（一）人员准备
归档整理工作需由专人或专项小组负责，人员需具备一定的细心度与逻辑性，同时需提前掌握归档规范——包括所在行业或企业内部的资料管理标准、不同类型资料的保密等级划分的及归档后的查阅权限规则。若涉及跨部门资料，还需提前与各部门沟通，明确资料对接人，避免在收集阶段出现推诿或遗漏。此外，人员需明确自身职责，如资料筛选的判定标准、分类逻辑的统一口径，确保整个归档过程中操作标准一致，避免因个人理解差异导致归档混乱。
（二）工具与物料准备
根据归档资料的数量与类型，需提前备齐各类工具与物料，常见包括：档案盒（根据资料尺寸选择A4、A3等规格，优先选择无酸纸材质，可有效防止纸张老化）、文件夹（用于临时分类存放零散资料，建议按颜色区分类别，如红色代表财务类、蓝色代表人事类、标签纸、装订工具、剪刀、胶水、铅笔、橡皮（用于临时标注或修改），以及资料台账登记表。
（三）环境准备
选择适宜的场地作为归档整理区，场地需满足“干燥、通风、避光、整洁、无异味”的要求，避免因潮湿导致纸张发霉、因阳光直射导致纸张褪色、因粉尘过多污染资料。同时，场地需划分明确的功能区域，如“资料收集区”（用于存放待整理的零散资料）、“分类筛选区”（用于对资料进行初步分类与筛选）、“装订编号区”（用于完成资料的装订与编号）、“临时存放区”（用于放置已整理完毕待入库的档案盒），每个区域放置对应的工具与物料，避免操作过程中资料混乱。此外，若涉及保密资料，场地需具备保密条件，如安装门禁、监控，限制无关人员进入，确保资料安全。
资料的收集与筛选
资料的收集与筛选是归档整理的基础环节，需确保收集范围全面、筛选标准清晰，避免无效资料占用存储空间，同时防止重要资料遗漏。
（一）资料收集
资料收集需遵循“全面性、及时性、准确性”原则，首先明确收集范围——根据企业或部门的业务需求，确定需归档的资料类型，常见包括行政类资料、财务类资料、人事类资料、业务类资料、外部资料等。
收集方式可分为“定期收集”与“专项收集”：定期收集适用于日常产生的资料，如每月收集财务凭证、每季度收集业务报表；专项收集适用于阶段性工作产生的资料，如项目结束后收集项目全流程资料、年度结束后收集年度总结与计划。收集过程中，需与各资料产生部门或个人对接，填写《资料移交清单》，清单需注明移交资料的名称、份数、页数、形成日期、移交人、接收人、移交日期，双方签字确认，确保责任明确，避免后续资料缺失时出现纠纷。对于跨年度或长期未整理的历史资料，需进行全面排查，如查阅过往的文件柜、抽屉、仓库，确保无遗漏；若发现资料破损、残缺，需及时与相关人员沟通，尽可能补充完整，无法补充的需在台账中注明情况。
（二）资料筛选
收集完毕后，需对所有资料进行筛选，筛选的核心是“保留有价值的资料，剔除无价值的资料”，避免无效资料占用归档资源。筛选需依据“归档范围”与“保管期限”两个核心标准：首先对照企业或行业的归档范围，判断资料是否属于应归档范畴，如日常的便签、草稿纸、重复打印的无修改痕迹的文件、与业务无关的宣传页等，均属于无价值资料，可予以剔除；对于属于归档范畴的资料，再根据其重要程度划分保管期限，常见保管期限分为“永久保管”“长期保管（15-50年）”“短期保管（15年以下）”——永久保管的资料通常是对企业有重大历史意义、涉及核心权益的资料，如企业章程、营业执照、重大合同、审计报告、员工退休档案等；长期保管的资料如年度财务报表、重要项目资料、中层以上管理人员人事档案等；短期保管的资料如月度考勤表、临时通知、非核心业务的沟通函等。
筛选过程中，需注意“重复资料的处理”：若存在多份内容完全一致的资料，需保留1-2份，其余予以销毁，销毁前需填写《资料销毁清单》，注明销毁资料的名称、份数、销毁原因、销毁人、监销人，经审批后统一销毁，避免随意丢弃导致信息泄露；若存在内容相似但有修改痕迹的资料，需保留最终版原件，同时根据重要程度决定是否保留修改版。此外，对于破损、污渍的资料，需进行修复处理，如用胶水修补破损页、用干净的纸巾轻轻擦拭污渍，修复后再进入后续环节。
资料的分类与排序
分类与排序是让零散资料形成有序体系的关键，需遵循“逻辑清晰、便于检索”的原则，确保后续查阅时能快速定位所需资料。
（一）资料分类
资料分类需结合企业的业务特点与管理需求，选择适宜的分类方法，常见的分类方法包括“年度分类法”“机构分类法”“问题分类法”“类型分类法”，实际操作中可采用“多级分类”（即组合多种分类方法），以提升分类的精准度。
年度分类法：以资料形成的年度为第一级分类标准，如“2023年资料”“2024年资料”，适用于按年度开展的工作资料，如年度报表、年度总结、年度会议纪要等，便于按时间维度追溯资料。
机构分类法：以资料产生的部门或机构为第一级分类标准，如“行政部资料”“财务部资料”“人力资源部资料”“业务一部资料”，适用于企业内部部门分工明确、资料按部门产生的场景，便于各部门查阅自身业务相关资料。
问题分类法：以资料所涉及的问题或业务主题为第一级分类标准，如“合同管理类”“项目管理类”“合规审计类”“员工培训类”，适用于跨部门、围绕特定主题产生的资料，如涉及多个部门的项目资料、企业整体的合规检查资料等。
类型分类法：以资料的载体或内容类型为第一级分类标准，如“文书类资料”“凭证类资料”“报表类资料”“合同类资料”“照片类资料”，适用于资料类型差异较大的场景，便于按资料属性管理。
在多级分类中，通常采用“年度+机构+类型”的组合方式。分类过程中，需确保每一级分类的标准统一，避免同一层级出现交叉分类（如同一级既按机构又按类型分类），同时需编写《资料分类目录》，明确每一级分类的名称、涵盖范围，确保所有参与归档的人员均能按照统一目录分类，避免分类混乱。对于难以归入现有类别的“特殊资料”（如外部单位临时提供的、无明确归属的资料），可设立“其他类”，并在台账中详细注明资料内容与来源，便于后续管理。
（二）资料排序
分类完成后，需对每一类别的资料进行排序，排序的核心是“让资料按一定逻辑顺序排列，反映资料的形成过程或重要程度”，常见的排序方式包括“时间顺序”“重要程度顺序”“业务流程顺序”。
时间顺序：按资料形成的日期（或时间）先后排序，如会计凭证按记账日期排序、会议纪要按会议召开日期排序、通知公告按下发日期排序，这种方式最符合资料产生的自然规律，便于按时间追溯资料的演变过程，是最常用的排序方式。排序时需注意“日期的准确性”，若资料无明确日期，需根据资料内容推断日期，并在资料上用铅笔注明“推断日期：XXXX年XX月XX日”，避免因日期不明导致排序混乱。
重要程度顺序：按资料的重要性从高到低排序，适用于无明确时间关联、但重要程度差异较大的资料，如同一类别的规章制度中，“企业章程”（最高效力）排在最前，“部门管理制度”排在其后，“岗位操作细则”排在最后；同一项目的资料中，“项目批复文件”排在最前，“项目方案”“项目合同”次之，“项目过程性沟通函”排在最后。重要程度的判定需依据企业的管理规定，确保排序标准统一。
业务流程顺序：按资料所反映的业务流程步骤排序，适用于围绕特定业务流程产生的资料，如项目资料按“项目立项申请→项目批复→项目方案→项目合同→项目执行报告→项目验收报告→项目总结”的流程排序；采购资料按“采购申请→采购审批→采购合同→供应商资质→到货验收单→付款凭证”的流程排序，这种方式能完整反映业务的全流程，便于理解资料之间的逻辑关联。
排序完成后，需对每一份资料进行“页码标注”（若资料本身无页码），标注位置通常在资料的右上角（或右下角），采用阿拉伯数字连续编号，如“1-1”“1-2”，确保资料顺序不被打乱。同时，需检查每一份资料的页面是否完整，有无缺页、倒页情况，发现问题及时处理，确保排序后的资料完整、有序。
资料的装订与编号
装订与编号是将有序的资料固定成型、赋予唯一标识的环节，既能保护资料不受损坏，又能通过编号实现快速检索，是归档整理的核心步骤。
（一）资料装订
资料装订需根据资料的厚度、材质及使用频率选择合适的装订方式，核心要求是“牢固、平整、便于翻阅”，避免装订后资料变形、脱落或无法完整查看内容。
装订前的预处理：首先将每一份资料的页面整理平整，对折的页面需展开，褶皱的页面需轻轻抚平（避免用力拉扯导致纸张破损）；若资料存在订书钉、回形针等金属物品，需全部拆除，防止金属生锈污染纸张或损坏档案盒；对于页数较少的零散资料，可先使用文件夹（如抽杆夹、活页夹）临时固定，便于后续调整；对于页数较多的资料，需先进行打孔处理，打孔位置通常在资料左侧，打孔数量根据资料厚度确定，一般2-3个孔，确保打孔后资料能均匀受力，装订牢固。
常见装订方式：
订书机装订：适用于页数较少、纸张较薄的资料，装订位置在资料左侧或左上角，需确保订书钉完全钉透所有页面，且钉脚平整（避免尖锐的钉脚划伤后续翻阅人员或损坏其他资料），若资料需长期保存，建议使用不锈钢订书钉，防止生锈。
装订线装订：适用于页数较多、需长期保存的资料，如会计凭证、重要合同等。装订时需用棉线（或专用档案装订线）穿过预先打好的孔，采用“三孔一线”或“两孔一线”的方式（“三孔一线”更牢固，是档案装订的推荐方式），装订完成后需在资料左侧形成整齐的线迹，线结需隐藏在资料内部，最后用胶水将线迹处的纸张固定，防止线松动。
胶装：适用于页数极多、厚度较大的资料，如年度财务账簿、大型项目资料汇编等，需使用胶装机将资料的左侧边缘用热熔胶固定，胶装后资料平整、牢固，翻阅方便，但胶装后无法增减页面，因此需确保资料在胶装前已完全整理完毕，无遗漏或多余页面。
抽杆夹装订：适用于需频繁增减页面的资料（如正在进行的项目资料、临时整理的参考资料），将资料整理后放入抽杆夹中，通过抽杆的伸缩固定资料，优点是灵活便捷，缺点是牢固度较低，不适用于长期保存的重要资料。
装订完成后，需对每一份资料进行检查，确保无页面脱落、装订线松动、胶装不牢固等问题，同时检查资料的平整度，避免因装订不当导致资料弯曲变形，影响后续存放。
（二）资料编号
资料编号是赋予每一份归档资料唯一“身份标识”的过程，编号需遵循“唯一性、逻辑性、可扩展性”原则，便于后续通过编号快速定位资料的存放位置，常见的编号方式为“多级编号法”，即结合前面的分类逻辑，将分类信息转化为编号，形成“全宗号-年度-机构/问题-类型-案卷号-件号”的多级编号体系。
以“年度+机构+类型”的分类逻辑为例，编号规则可设定为：“年度-机构代码-类型代码-案卷号-件号”。
编号的标注位置需统一，通常标注在资料的封面（若有封面）或首页的右上角，同时需在档案盒的侧面与正面粘贴标签，标签上注明档案的编号、名称、形成年度、保管期限、存放位置，标签信息需与资料编号及台账信息一致，确保“资料-标签-台账”三者对应。对于无封面的资料，可制作统一的档案封面，封面内容包括资料编号、名称、形成单位、形成日期、保管期限、份数、页数，封面需采用与档案盒材质匹配的纸张，避免因材质差异导致老化速度不同。
编号完成后，需建立《档案编号对照表》，详细记录每一个编号对应的资料名称、内容摘要、形成日期、保管期限、存放位置等信息，对照表可采用电子表格形式，同时打印一份纸质版与档案一同存放，确保在电子系统故障时仍能通过纸质对照表查找资料。 |
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