档案销毁全流程规范

档案作为记录组织发展历程、个人重要信息的载体，其生命周期管理至关重要。而档案销毁作为档案管理的最后一环，却常常被忽视。不正确的档案销毁方式不仅可能导致商业机密泄露、个人信息被滥用，还可能违反相关法律法规，给组织和个人带来巨大的法律风险与经济损失。因此，掌握正确的档案销毁方法，建立规范的档案销毁流程，是每一个单位、企业乃至个人都必须重视的课题。

档案销毁的重要性

档案销毁绝非简单的“扔垃圾”，其背后关联着信息安全、法律合规、资源节约等多重维度的重要意义，任何组织和个人都不能掉以轻心。

（一）保障信息安全，防范泄露风险

无论是企业的商业合同、财务报表、客户资料，还是政府部门的涉密文件、个人的社保档案、医疗记录，档案中都包含大量敏感信息。若这些档案在失去保存价值后未被正确销毁，而是被随意丢弃、变卖，极有可能被不法分子获取并利用。

（二）遵守法律法规，避免法律责任

我国对档案管理有着严格的法律规定，《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《数据安全法》等法律法规均明确要求，档案所有者或管理者需按照规定对档案进行销毁，不得擅自处置。若违反相关规定，导致档案泄露或流失，不仅会面临行政处罚，如罚款、通报批评等，情节严重的还可能承担刑事责任。

（三）节约存储空间，优化资源配置

随着时间的推移，组织和个人会产生大量的档案，这些档案若长期堆积，会占用大量的物理存储空间，如文件柜、仓库等，同时也会增加档案管理的成本，如人力、物力投入等。而其中大部分档案在超过保存期限后，便失去了继续保存的价值，若能及时、正确地销毁，不仅可以释放存储空间，用于存放更具价值的档案或物资，还能减少档案管理的成本，优化资源配置。

档案销毁前期准备

在进行档案销毁前，必须做好充分的前期准备工作，这是确保档案销毁流程规范、合法、安全的前提。前期准备工作主要包括确定销毁范围、履行审批手续、选择销毁方式与机构三个核心环节。

（一）明确“哪些档案可销毁”

确定销毁范围是档案销毁工作的首要步骤，也是最关键的一步。若销毁范围界定不清，可能会导致应销毁的档案未被销毁，占用存储空间；或误将仍有保存价值的档案销毁，造成不可挽回的损失。因此，在确定销毁范围时，需严格按照档案管理的相关规定和档案的实际价值进行筛选。

首先，需依据档案的保存期限来确定。不同类型的档案，其法定保存期限不同，例如，企业的会计档案中，原始凭证、记账凭证的保存期限为30年，月度、季度财务会计报告的保存期限为10年；机关单位的公文档案中，永久保存的档案主要包括涉及党和国家重大方针政策的文件、重要会议记录等，定期保存的档案又分为30年和10年两种。在确定销毁范围时，需先梳理所有档案，按照档案类型和保存期限进行分类，筛选出超过法定保存期限的档案。

其次，需结合档案的实际价值进行判断。部分档案虽然超过了法定保存期限，但仍具有一定的参考价值、历史价值或凭证价值，如企业发展历程中的重要里程碑文件、个人的荣誉证书复印件等，这类档案可以根据实际情况延长保存期限，暂不销毁；而对于那些超过保存期限且无任何实际价值的档案，如重复备份的文件、无效的合同草稿等，则应纳入销毁范围。

最后，需建立档案销毁清册。在确定销毁范围后，需将拟销毁的档案逐一登记造册，形成《档案销毁清册》。清册中应详细记录档案的名称、编号、形成时间、数量、保管期限、销毁原因等信息，确保每一份拟销毁档案都有据可查。《档案销毁清册》需由档案管理人员、部门负责人共同审核签字，为后续的审批和销毁工作提供依据。

（二）确保“销毁行为合法合规”

履行审批手续是档案销毁工作的法定程序，也是确保销毁行为合法合规的重要保障。任何组织和个人都不得擅自销毁档案，必须按照规定的审批流程提交申请，经相关部门批准后方可进行销毁。

不同类型的组织，其档案销毁的审批流程有所不同。对于企业而言，一般需由档案管理部门提出档案销毁申请，并附上《档案销毁清册》，先报企业的财务部门、法务部门等相关职能部门审核，审核通过后，再报企业负责人审批；若企业规模较大，或拟销毁的档案涉及重大利益，还需提交企业董事会或股东会审议，审议通过后方可批准销毁。对于机关事业单位而言，档案销毁申请需先经本单位档案管理机构审核，再报本单位负责人批准，若拟销毁的档案涉及国家秘密或重要公共信息，还需报上级主管部门审批，未经批准不得擅自销毁。

在履行审批手续过程中，审批人员需对《档案销毁清册》进行严格审核，重点核查拟销毁档案的保存期限是否已满、档案的实际价值是否已丧失、销毁原因是否合理等，确保拟销毁的档案符合销毁条件。审批通过后，需在《档案销毁清册》上签字确认，并出具《档案销毁批准书》，档案管理部门需将《档案销毁批准书》与《档案销毁清册》一并存档，以备后续查验。

（三）保障“销毁过程安全可控”

选择合适的销毁方式与专业的销毁机构，是确保档案销毁过程安全、彻底，避免信息泄露的关键。目前，常见的档案销毁方式主要包括物理粉碎、焚烧、熔融等，不同的销毁方式适用于不同类型的档案，且各有优缺点，需根据档案的材质、涉密程度等因素进行选择。

物理粉碎是目前应用最广泛的档案销毁方式，适用于纸质档案、塑料卡片、光盘等多种材质的档案。物理粉碎通过专业的粉碎设备将档案粉碎成细小的纸屑或颗粒，使其无法被复原，具有销毁彻底、操作简便、环保等优点。根据粉碎颗粒的大小，物理粉碎又可分为一般粉碎和机密粉碎，一般粉碎适用于非涉密档案，粉碎后的颗粒大小通常在10-20毫米；机密粉碎适用于涉密档案，粉碎后的颗粒大小通常在2-5毫米，甚至更小，以确保信息无法被恢复。

焚烧适用于纸质档案、磁带、磁盘等档案的销毁，通过高温焚烧将档案彻底烧毁，使其化为灰烬，无法被复原。焚烧的优点是销毁速度快、彻底，缺点是会产生废气、废渣等污染物，对环境造成一定影响，且需要在专门的焚烧场地进行，成本较高。因此，焚烧通常适用于大量非涉密纸质档案的销毁，且需符合环保部门的相关规定，配备相应的环保处理设备。

熔融适用于塑料材质的档案，如光盘、U盘、硬盘等，通过高温将塑料熔融成液态，再冷却固化，使档案中的信息彻底消失。熔融的优点是销毁彻底，适用于存储介质类档案，缺点是设备成本较高，操作复杂，一般适用于涉密程度较高的存储介质销毁。

在选择销毁机构时，需优先选择具备相关资质、信誉良好、技术先进的专业档案销毁机构。专业的档案销毁机构通常拥有符合国家标准的销毁设备和场地，具备完善的安全管理制度和保密措施，能够确保档案销毁过程的安全、规范、彻底。在选择过程中，需核查机构的营业执照、资质证书（如国家秘密载体销毁资质）、过往业绩等，同时与机构签订详细的销毁服务合同，明确双方的权利和义务，包括销毁时间、地点、方式、保密责任、销毁后废弃物的处理方式等，确保销毁过程可追溯、可监督。

档案销毁具体流程

在完成前期准备工作后，便可进入档案销毁的具体实施阶段。档案销毁的具体流程需严格按照规范操作，确保每一个环节都安全、可控，避免出现信息泄露、档案流失等问题。具体流程主要包括档案清点与搬运、现场监督与销毁实施、销毁后确认与记录三个环节。

（一）确保“账实相符，全程监控”

在档案销毁实施前，档案管理部门需与销毁机构的工作人员共同对拟销毁的档案进行清点核对，确保实际待销毁的档案与《档案销毁清册》中的记录一致，做到“账实相符”。清点核对时，需按照《档案销毁清册》中的顺序，逐一核对档案的名称、编号、数量、形成时间等信息，若发现实际档案与清册记录不符，如数量缺失、档案信息不一致等，需立即暂停清点工作，查明原因并及时处理。若属于档案丢失，需立即上报相关负责人，启动档案查找程序；若属于清册记录错误，需及时更正清册，并重新履行审核手续。

清点核对无误后，需将待销毁的档案进行打包整理，贴上标签，注明档案的名称、数量、销毁批次等信息。在档案搬运过程中，需安排专人全程监督，确保档案在搬运过程中不被调换、丢失或泄露。若待销毁的档案为涉密档案，搬运人员需具备相应的保密资质，搬运车辆需经过保密改造，安装GPS定位系统和视频监控设备，确保档案的运输路线可追踪、运输过程可监控。同时，搬运过程中需避免在人员密集的场所停留，减少档案暴露的风险。

（二）确保“过程透明，销毁彻底”

档案运至销毁场地后，需在档案所有者或管理者的现场监督下进行销毁实施，确保销毁过程透明、公开，销毁结果彻底、有效。现场监督人员需由档案管理部门、审批部门或第三方监理机构的人员组成，具备相应的监督资质和责任意识。

在销毁实施前，现场监督人员需对销毁设备的运行状态、销毁场地的安全措施进行检查，确保销毁设备符合国家标准，能够正常运行，销毁场地配备了防火、防爆、防尘等安全设施，避免发生安全事故。同时，需对销毁机构的工作人员进行身份核实，确保参与销毁的人员均为机构的正式员工，且具备相应的操作资质和保密意识。

销毁实施过程中，现场监督人员需全程在场，密切关注销毁设备的运行情况和档案的销毁进度，确保每一份待销毁的档案都能进入销毁设备，无遗漏、无残留。对于物理粉碎方式，需检查粉碎后的颗粒大小是否符合约定要求，确保档案无法被复原；对于焚烧方式，需检查焚烧温度是否达到规定标准，焚烧是否彻底，避免出现未烧毁的档案碎片；对于熔融方式，需检查塑料是否完全熔融，确保存储介质中的信息彻底消失。在销毁过程中，若发现任何异常情况，如销毁设备故障、档案泄露等，需立即要求销毁机构停止销毁工作，采取相应的应急措施，如隔离现场、回收泄露的档案等，并及时上报相关负责人。

（三）确保“有据可查，责任可追”

档案销毁完成后，需进行销毁后确认与记录工作，这是档案销毁流程的最后一步，也是确保销毁工作闭环、责任可追溯的重要环节。

首先，现场监督人员需对销毁后的废弃物进行检查，确认所有待销毁的档案均已被彻底销毁，无任何可识别的信息残留。对于物理粉碎后的纸屑或颗粒，需检查是否有完整的文字、图案或标识；对于焚烧后的灰烬，需检查是否有未烧毁的档案碎片；对于熔融后的塑料，需检查是否有存储介质的残骸。若发现有未彻底销毁的档案或信息残留，需要求销毁机构重新进行销毁，直至符合要求。

其次，需填写《档案销毁记录表》，详细记录档案销毁的时间、地点、方式、参与人员、销毁数量、销毁设备型号、销毁后废弃物的处理方式等信息。《档案销毁记录表》需由现场监督人员、销毁机构负责人共同签字确认，确保记录的真实性和准确性。同时，需拍摄销毁过程的照片或视频，作为《档案销毁记录表》的附件，存档备查。

最后，需对档案销毁的相关资料进行整理归档，包括《档案销毁清册》《档案销毁批准书》《档案销毁记录表》、销毁过程的照片或视频等。这些资料需按照档案管理的规定进行保存，保存期限一般为5-10年，以备后续审计、查验。若档案销毁过程中涉及国家秘密或重要商业秘密，相关资料的保存还需符合保密管理的规定，采取加密、专人保管等措施，确保资料安全。

档案销毁注意事项

在档案销毁的整个过程中，还有一些重要的注意事项需要特别关注，这些细节直接关系到档案销毁的安全性、合法性和规范性，稍有疏忽便可能引发风险。

（一）严格遵循保密规定，严防泄密

涉密档案是档案销毁工作中的重点关注对象，其销毁过程需严格遵循《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关保密规定，确保国家秘密或商业秘密不被泄露。

首先，涉密档案的销毁审批手续更为严格。除了履行常规的审批流程外，还需报保密管理部门审批，未经保密管理部门批准，不得擅自销毁涉密档案。审批过程中，需对涉密档案的密级、保密期限、销毁原因等进行严格审核，确保销毁行为符合保密要求。

其次，涉密档案的销毁方式需选择符合保密标准的方式。一般情况下，涉密档案应采用物理粉碎（机密粉碎）或焚烧的方式进行销毁，且销毁设备需经过保密认证，能够确保档案被彻底销毁，无法被复原。禁止采用丢弃、变卖、捐赠等方式处理涉密档案，也禁止将涉密档案与非涉密档案混合销毁，避免交叉感染，导致秘密泄露。

再次，涉密档案的销毁过程需采取严格的保密措施。参与涉密档案销毁的人员需经过保密审查，签订保密承诺书，明确保密责任；销毁场地需设置保密区域，禁止无关人员进入；销毁过程中需关闭手机、相机等电子设备，禁止拍照、录音、录像；销毁后的废弃物需按照保密规定进行处理，如由专门的保密机构回收处理，不得随意丢弃或变卖。

最后，涉密档案销毁后需进行保密检查。保密管理部门需定期对涉密档案销毁工作进行检查，核查销毁审批手续是否完整、销毁方式是否符合要求、销毁过程是否存在泄密风险等，确保涉密档案销毁工作万无一失。

（二）彻底清除数据，避免恢复

随着数字化时代的到来，电子档案的数量日益增多，电子档案的销毁与纸质档案相比，具有特殊性和复杂性。电子档案存储在硬盘、U盘、光盘、服务器等存储介质中，若仅删除文件或格式化存储介质，数据仍可能通过专业的技术手段被恢复，导致信息泄露。因此，电子档案的销毁需采取专业的技术手段，彻底清除存储介质中的数据，确保无法被恢复。

对于硬盘、U盘等磁性存储介质，常用的销毁方式包括数据擦除、物理粉碎、消磁等。数据擦除是通过专业的数据擦除软件，对存储介质中的数据进行多次覆盖写入，使原有数据被彻底破坏，无法被恢复。数据擦除需按照国家相关标准进行，如《信息安全技术数据销毁指南》（GB/T34960-2017），确保擦除后的存储介质符合信息安全要求。物理粉碎是将硬盘、U盘等存储介质进行物理破碎，使其无法正常使用，同时也无法通过技术手段恢复数据。物理粉碎需使用专业的粉碎设备，将存储介质粉碎成细小的碎片，确保存储芯片被彻底破坏。消磁是通过强磁场作用，破坏磁性存储介质中的磁记录，使数据无法被读取。消磁需使用专业的消磁设备，且消磁后的存储介质需进行检测，确保消磁效果符合要求。

对于光盘等光学存储介质，由于其数据存储方式与磁性存储介质不同，数据擦除的效果较差，一般采用物理粉碎或焚烧的方式进行销毁。物理粉碎是将光盘粉碎成细小的碎片，使其无法被读取；焚烧是将光盘焚烧成灰烬，彻底破坏数据。

对于服务器中的电子档案，除了对存储数据的硬盘进行销毁外，还需对服务器的内存、缓存等临时存储区域进行清理，确保数据不会残留。同时，需对服务器的操作系统、数据库等进行卸载或格式化，避免数据被恢复。

（三）档案销毁证据留存

档案销毁的证据留存是确保销毁工作合法合规、责任可追溯的重要保障，也是应对审计检查、法律纠纷的关键依据。若证据留存不完整或不规范，可能导致在后续核查中无法证明销毁行为的合法性，甚至面临“销毁行为未合规”的质疑。因此，必须建立系统化的证据留存机制，实现“全程留痕、有据可查”。

1.明确证据留存的核心内容：覆盖销毁全流程

档案销毁证据需贯穿“前期准备-实施过程-后期确认”全流程，确保每一个关键环节都有对应的记录支撑，具体包括以下几类核心内容：

审批环节证据：主要包括《档案销毁申请单》《档案销毁清册》《档案销毁批准书》等书面文件。这些文件需完整记录“谁申请销毁”“销毁哪些档案”“谁审批同意”等关键信息，且所有签字、盖章需真实有效。

实施过程证据：涵盖现场监督记录、销毁设备运行记录、过程影像资料等。现场监督人员需填写《档案销毁现场监督记录表》，详细记录监督时间、监督人员姓名、销毁设备型号、销毁进度、是否发现异常情况等内容，若发现设备故障、档案残留等问题，需同步记录应急处理措施及结果。同时，需通过照片或视频记录销毁关键节点，如“待销毁档案运抵销毁场地后的清点场景”“档案投入销毁设备前的状态”“销毁后废弃物的最终形态”等，影像资料需包含清晰的时间水印（精确到分钟）、地点标识（如销毁机构名称、设备编号），避免后期因“影像无关键信息”导致证据失效。

结果确认证据：包括《档案销毁结果确认书》《废弃物处理记录》等。《档案销毁结果确认书》需由档案所有者（或管理者）与销毁机构共同签字确认，明确“所有拟销毁档案已彻底销毁，无残留信息”；若销毁后废弃物需交由第三方处理（如粉碎后的纸屑回收、焚烧后的灰烬处置），需留存《废弃物转移交接单》，记录接收方资质、处理方式、转移时间等信息，确保废弃物处理环节不产生二次信息泄露风险。

2.规范证据留存的形式与载体

证据留存需结合“纸质存储+电子归档”双模式，既要避免单一载体损坏导致证据丢失，也要确保存储过程中的信息安全。

纸质证据的留存要求：所有书面文件需使用不易褪色的墨水填写或打印，纸张材质需符合档案保存标准（如无酸纸），避免因纸张老化、字迹模糊影响证据有效性。同时，纸质证据需按“销毁批次”分类整理，放入专用档案盒并标注“档案销毁证据-XX批次”，存放于干燥、避光、防盗的档案室，且建立《证据档案借阅登记本》，明确借阅人、借阅用途、借阅时间及归还时间，禁止未经授权的查阅或复制。

电子证据的留存要求：电子证据（如扫描件、影像资料）需进行加密存储，可采用“本地备份+云端备份”双备份模式，避免因设备故障导致数据丢失。扫描件需确保清晰度，文字内容可识别、印章可辨认；影像资料需采用通用格式，分辨率不低于1080P，且需对电子文件进行编号管理，便于快速检索。此外，电子证据需设置访问权限，仅允许档案管理、法务等相关岗位人员查看，且操作日志需同步留存，记录“谁查看过证据”“是否下载或修改”等操作痕迹。

3.明确证据留存的保管期限

证据留存的保管期限需结合相关法律法规及实际风险防控需求确定，通常分为“基础保管期”与“延长保管期”两类：

基础保管期：对于非涉密、非重大业务相关的档案销毁证据，保管期限一般不低于5年，覆盖常规审计周期。

延长保管期：对于涉密档案、涉及重大经济利益或法律风险的档案，证据保管期限需延长至“风险完全消除后”，通常不低于10年，甚至需永久保管。