归档文件的质量要求包括什么

档案作为人类社会活动的原始记录，是历史传承、决策参考、权益维护的重要依据，而归档文件的质量直接决定了档案的价值实现程度。归档文件质量要求是贯穿文件形成、收集、整理、鉴定、保管全流程的标准化准则，其核心目标是确保归档文件的“真实性、完整性、系统性、可用性”，为后续档案管理与利用奠定坚实基础。无论是党政机关、企事业单位还是社会组织，都需严格遵循归档文件质量要求，才能让档案真正发挥“存史、资政、育人”的作用。

归档文件质量要求的核心价值

在理解具体质量要求前，首先需明确其背后的核心价值——归档文件的质量直接关系到档案的“可信度”与“使用效率”。若归档文件存在虚假、残缺、混乱等问题，不仅会失去历史记录的真实性，还可能导致决策失误、权益纠纷等严重后果。例如，企业若归档的合同文件存在条款缺失，可能在商业纠纷中无法提供有效证据；机关单位若归档的政策文件不完整，会影响后续政策延续性制定。因此，归档文件质量要求并非“形式化标准”，而是保障档案功能实现的“刚性底线”，其核心价值体现在三个方面：

1.维护历史真实性：确保归档文件是活动过程的原始记录，无篡改、伪造，为历史研究、责任追溯提供可靠依据；

2.提升利用效率：规范的质量要求让归档文件结构清晰、信息完整，使用者能快速定位所需内容，减少检索成本；

3.延长档案寿命：符合保管要求的归档文件（如材质、格式）能抵御环境因素影响，实现长期保存，避免珍贵档案损毁。

归档文件质量要求的具体维度

归档文件质量要求涵盖“内容质量”“形式质量”“整理质量”“保管质量”四大维度，每个维度均有明确、可操作的标准，且需结合《归档文件整理规则》等国家标准执行。

（一）内容质量

内容质量是归档文件的核心，直接决定其是否具备保存与利用价值，具体要求包括以下三点：

1.真实性

真实性是归档文件的首要原则，要求文件内容必须是客观事实的反映，无虚构、篡改、伪造痕迹。具体体现为：

①来源真实：文件需由实际参与活动的单位或个人形成，如会议纪要需有参会人员签字、单位盖章；合同需有双方真实签章，而非复印件或伪造件；

②内容真实：文件记载的时间、地点、人物、事件、数据等信息需与实际情况一致，如财务凭证的金额、日期需与业务发生记录匹配，不得存在涂改（如需修改，需有修改人签字并注明修改原因）；

③载体真实：优先归档原始载体文件，如纸质文件需为原件（特殊情况如原件遗失，需提供具有法律效力的复印件，并注明原件去向）；电子文件需为原始生成的电子版本，而非经过二次编辑的副本。

2.完整性

完整性要求归档文件需全面反映活动的全过程，无关键信息缺失，确保使用者能通过归档文件完整理解事件背景与结果。具体包括：

①文件要素完整：每份文件需包含必要要素，如标题、正文、附件、签发人、成文日期、印章、页码等，缺一不可。例如，一份通知文件若缺少“成文日期”，会导致无法判断其生效时间；若缺少“附件”，可能遗漏关键执行细则；

②文件成套性完整：同一活动形成的文件需“成套归档”，避免分散。如一个项目的归档文件，需包含项目立项批复、可行性研究报告、合同、进度报告、验收报告、结算凭证等全套材料，而非仅归档其中某几部分；

③时间跨度完整：文件需覆盖活动的全周期，如某年度的财务档案，需包含全年的凭证、账簿、报表，而非仅归档某季度或某月份的材料。

3.有效性

有效性要求归档文件在法律、行政、业务层面具备可使用性，避免因形式或程序问题导致文件失效。具体包括：

①法律有效性：文件需符合法律法规要求，如合同需符合《民法典》关于合同订立的规定，具备标的、数量、质量、价款等核心条款；行政审批文件需有审批部门的合法签章与审批意见；

②行政有效性：机关单位的文件需符合行政程序，如上行文需有签发人、下行文需有发文机关标识，避免因程序缺失导致文件无法作为行政依据；

③业务有效性：文件需与单位业务需求匹配，如企业的产品质量档案，需包含产品标准、检测报告、质量追溯记录等，能满足产品质量管控与售后维权的需求。

（二）形式质量

形式质量是确保归档文件可识别、可保存的基础，要求文件在载体选择、格式规范、书写方式上符合统一标准，避免因形式混乱影响利用与保管。具体要求包括：

1.载体质量

载体是文件的承载基础，劣质载体易导致文件损毁（如纸质文件霉变、电子文件丢失），因此需遵循“耐久性原则”选择载体：

①纸质载体：需使用符合档案保存标准的纸张，如70g以上无酸纸（避免普通复印纸因酸性成分导致纸张发黄、变脆）；墨水需使用碳黑墨水、蓝黑墨水（避免纯蓝墨水、圆珠笔墨水因易褪色导致字迹模糊）；印章需使用不易褪色的印泥（如朱砂印泥，避免使用原子印章油）；

②电子载体：需选择稳定、兼容的存储介质，如符合国家保密标准的硬盘、光盘（避免使用U盘等易损坏的介质）；电子文件格式需选择开放、通用格式，避免因格式过时导致无法读取；

③特殊载体：如照片、录音、录像等载体，需选择防磁、防潮的存储设备，照片需同时归档电子版与纸质洗印件，并注明拍摄时间、地点、人物、事件等说明信息。

2.格式规范

格式规范是确保文件可识别、可检索的关键，要求同一单位、同一类型的归档文件格式统一，符合国家标准或行业规范：

①纸质文件格式：页面设置需统一；标题字体字号统一；正文字体字号统一；页码位置统一（如页面底部居中）；附件需注明“附件1：XXX”，并与正文装订在一起；

②电子文件格式：需符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）要求，文件命名需规范；元数据需完整（如电子文件的创建时间、修改时间、创建人、文件大小等信息需一并归档）；

③签章格式：纸质文件需加盖单位公章或业务专用章，印章需清晰、完整，覆盖文件落款日期；电子文件需使用电子签章，符合《电子签名法》要求，确保电子签章的法律效力。

3.书写清晰

书写清晰是文件可读取的基础，要求文件的字迹、图形、符号等清晰可辨，无模糊、潦草、涂改现象：

①字迹清晰：手写文件需字迹工整，避免连笔、潦草；打印文件需墨色均匀，无缺字、漏字、重影；

②图形清晰：图纸、图表、照片等需分辨率达标，线条清晰、色彩准确，无模糊、变形；

③禁止涂改：文件内容需一次性书写或打印正确，如需修改，需在修改处注明修改人姓名、修改日期，并加盖修改人印章（重要文件如合同、财务凭证，修改后需双方确认），禁止使用涂改液、刮擦等方式修改。

（三）整理质量

整理质量要求归档文件经过系统化整理，形成“分类科学、排列有序、编号唯一、检索便捷”的体系，避免文件混乱堆放导致无法利用。具体要求包括：

1.分类科学

分类需遵循“事由原则”，即按文件形成的事由（如项目、事件、业务）或属性（如年度、机构、文件类型）进行分类，确保同一类别的文件具有内在逻辑关联：

①常用分类方法：机关单位多采用“年度-机构-文件类型”分类法；企业多采用“年度-项目-文件类型”分类法；

②分类层级清晰：分类需形成明确的层级结构，避免层级混乱或重叠，同一文件不得归入多个类别。

2.排列有序

排列是指在同一类别内，按一定规则确定文件的先后顺序，便于使用者按顺序查阅：

①时间顺序：优先按文件形成的时间先后排列（如同一项目的文件，按立项、实施、验收的时间顺序排列）；

②重要性顺序：对同一时间形成的文件，按重要性排列（如同一会议的文件，按会议通知、议程、纪要、领导讲话的顺序排列）；

③成套顺序：成套文件需按“正文在前、附件在后；主件在前、附件在后；批复在前、请示在后”的顺序排列。

3.编号唯一

编号是确保文件可检索、可定位的关键，要求为每份归档文件分配唯一的档号，避免重复或缺失：

①档号结构规范：根据《归档文件整理规则》，档号由“全宗号-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号”组成，其中“件号”需在同一保管期限、同一机构（问题）内连续编号；

②编号标注清晰：纸质文件需在首页右上角标注档号，电子文件需在元数据中记录档号，确保档号与文件一一对应。

4.检索工具完备

检索工具是连接用户与归档文件的桥梁，要求完备、准确，便于用户快速找到所需文件：

①必备检索工具：包括归档文件目录（需包含档号、文件标题、文号、成文日期、页数、保管期限等信息）、全宗指南（介绍全宗的形成背景、机构沿革、档案内容等）；

②辅助检索工具：根据需求可编制分类目录、主题目录、人名索引、文号索引等，如企业可编制“合同索引”，按合同编号、对方单位、合同类型等维度检索。

（四）保管质量

保管质量要求为归档文件提供适宜的保存环境与防护措施，避免因环境因素、人为因素导致文件损毁，确保文件长期保存并保持可用状态：

1.环境要求

归档文件的保存环境需符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）要求，避免温湿度剧烈变化、强光照射、有害气体污染：

①温湿度控制：纸质档案库房温度需保持在14-24℃，相对湿度保持在45-60%；电子档案库房温度需保持在20-25℃，相对湿度保持在40-60%，避免高温高湿导致纸张霉变、电子介质损坏；

②光照控制：库房需避免强光直射（尤其是紫外线），可使用防紫外线玻璃、窗帘，防止纸张褪色、字迹模糊；

③污染控制：库房需远离污染源（如化工厂、锅炉房），保持空气清洁，定期通风，防止灰尘、有害气体（如二氧化硫、二氧化氮）对文件的侵蚀。

2.防护措施

需采取物理防护与技术防护措施，防范各类风险对归档文件的破坏：

①防火：库房需配备灭火器、火灾报警器等设备，禁止存放易燃易爆物品；电气设备需符合安全标准，避免短路引发火灾；

②防水：库房需设置防水设施（如防水地板、排水系统），避免雨水渗漏、管道破裂导致文件受潮；

③防虫：定期对纸质档案进行防虫处理（如放置防虫药剂），防止蛀虫（如白蚁、书虱）啃食纸张；

④防盗：库房需安装门禁系统、监控设备，限制非授权人员进入，防止文件丢失或被盗；

⑤电子文件防护：电子档案需定期备份（采用“异地备份、离线备份”相结合的方式），防止数据丢失；设置访问权限，避免非授权修改；使用杀毒软件，防止病毒感染。

3.定期维护

需定期对归档文件进行检查、修复，及时发现并解决问题：

①定期检查：每月对纸质档案进行外观检查（如是否有霉变、虫蛀、破损），每季度对电子档案进行可读性检查（如是否能正常打开、内容是否完整）；

②修复处理：对破损的纸质文件（如撕裂、褶皱）进行修复（如托裱、平整）；对模糊的字迹进行加固（如使用字迹加固剂）；对无法读取的电子文件，通过技术手段进行修复；

③定期迁移：电子档案需根据技术发展情况定期迁移，避免因技术淘汰导致文件无法读取。