判断文件材料是否要归档

各类组织和个人每天都会产生大量的文件材料，这些材料承载着重要的信息和历史记录。然而，并非所有文件材料都需要进行归档，如何科学、准确地判断文件材料是否需要归档，成为了档案管理工作中的关键环节。合理的归档判断不仅能够确保有价值的信息得到妥善保存，为后续的查询、利用和决策提供支持，还能避免不必要的资源浪费，提高档案管理的效率和质量。

文件材料归档的重要性

首先，归档能够保护重要信息的完整性和安全性。许多文件材料，如组织的决策文件、合同协议、财务报表、人事档案等，包含了组织或个人的核心信息，这些信息一旦丢失或损坏，可能会给组织或个人带来巨大的损失。通过归档，将这些重要文件材料按照一定的规则和方法进行整理、存储，可以有效防止信息的丢失、篡改和损坏，确保信息的长期保存和安全。

其次，归档为信息的查询和利用提供了便利。在日常工作和生活中，人们经常需要查阅过去的文件材料，以获取相关的信息和证据。如果文件材料没有进行归档，而是杂乱无章地存放，查询起来将会非常困难，不仅浪费时间和精力，还可能影响工作的正常开展。而经过归档整理的文件材料，按照一定的分类体系和检索工具进行管理，能够让使用者快速、准确地找到所需的信息，提高工作效率。

再者，归档具有重要的历史价值和凭证作用。文件材料是组织和个人活动的真实记录，反映了一定时期内的工作情况、历史事件和社会现象。这些归档的文件材料不仅是研究历史、总结经验教训的重要依据，还可以作为法律凭证，在解决纠纷、维护权益等方面发挥重要作用。

最后，合理的归档有助于优化资源配置。如果对所有文件材料都进行归档，将会占用大量的存储空间、人力和物力资源，增加档案管理的成本。通过科学判断，只对有价值的文件材料进行归档，可以减少不必要的资源浪费，提高档案管理的效益，使有限的资源得到更合理的利用。

文件材料归档的判断标准

判断文件材料是否需要归档，需要依据一定的标准进行综合评估。这些标准主要包括文件材料的价值、时效性、关联性、合规性等方面，不同类型的文件材料在判断时侧重点可能会有所不同。

（一）价值标准

文件材料的价值是判断其是否需要归档的核心标准，通常可以分为历史价值、现实价值和参考价值。

历史价值：具有历史价值的文件材料是指那些能够反映组织或个人发展历程、重要历史事件、社会发展变迁等方面的材料。这类材料虽然在当前的日常工作中可能不会频繁使用，但对于研究历史、传承文化、总结经验教训具有重要意义。

现实价值：现实价值是指文件材料在当前和近期的工作中能够发挥的作用和效用。具有现实价值的文件材料通常是日常工作中经常需要查阅、使用的材料，如当前有效的规章制度、工作计划、工作总结、项目方案、合同协议、财务凭证、人事档案、客户资料等。这些材料直接关系到组织或个人当前的工作开展和决策制定，必须进行归档，以确保工作的连续性和稳定性。

参考价值：参考价值是指文件材料虽然不具有直接的历史价值或现实价值，但在未来的工作中可能会为相关决策、研究、学习等提供参考和借鉴。在判断文件材料的价值时，需要结合组织或个人的实际情况和需求，进行全面、客观的评估。对于价值较高的文件材料，应当优先进行归档；对于价值较低或没有价值的文件材料，则可以考虑不归档或按照规定进行销毁。

（二）时效性标准

文件材料的时效性是指文件材料在一定时期内具有效力或使用价值，超过这个时期后，其效力或使用价值会降低或消失。根据时效性的不同，文件材料可以分为永久有效文件、长期有效文件和短期有效文件。

永久有效文件：这类文件材料通常具有长期的法律效力或重要的历史意义，其效力不会随着时间的推移而消失。

长期有效文件：长期有效文件的效力或使用价值通常可以持续较长的时间，一般为几年到十几年不等。

短期有效文件：短期有效文件的效力或使用价值通常只能持续较短的时间，一般为几个月到几年。

在判断文件材料的时效性时，需要参考相关的法律法规、规章制度以及组织内部的管理要求，明确不同类型文件材料的有效期限，以便做出正确的归档判断。

（三）关联性标准

关联性标准是指文件材料与组织或个人的核心业务、主要活动、重要决策等方面的关联程度。关联性越强的文件材料，其对组织或个人的重要性越高，越需要进行归档。

与核心业务关联：组织的核心业务是其生存和发展的基础，与核心业务相关的文件材料直接关系到业务的开展和绩效。

与主要活动关联：组织的主要活动包括重要的会议、项目、活动、事件等，与这些主要活动相关的文件材料是活动开展过程和结果的真实记录。

与重要决策关联：重要决策是组织或个人在发展过程中做出的关键选择，与重要决策相关的文件材料是决策制定过程和依据的记录。

对于关联性较弱的文件材料，如与组织核心业务、主要活动、重要决策无关的日常琐碎信息、临时性的通知（与重要工作无关）、个人的私人信息（与工作无关）等，则可以考虑不归档。

（四）合规性标准

合规性标准是指文件材料的归档必须符合相关的法律法规、行业标准和组织内部的规章制度。不同行业、不同类型的组织都有相应的档案管理规定，这些规定对文件材料的归档范围、归档期限、归档要求等都做出了明确的规定。

法律法规要求：国家和地方制定了一系列关于档案管理的法律法规，如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等，这些法律法规对机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案管理工作提出了基本要求，明确了应当归档的文件材料范围。

行业标准要求：不同行业也会根据自身的特点和需求，制定相应的行业档案管理标准。

组织内部规章制度要求：各组织会根据国家法律法规和行业标准，结合自身的实际情况，制定内部的档案管理制度和归档范围细则。这些内部规章制度是组织开展档案管理工作的直接依据，明确了本组织内部哪些文件材料需要归档、归档的程序和要求等。如果文件材料不符合相关的合规性要求，即使其具有一定的价值，也可能需要按照规定进行特殊处理，而不是简单地进行归档。

文件材料归档判断的注意事项

（一）明确归档范围与价值判定

以“我”为主，突出重点：归档应立足本单位（或本部门）的职能活动。凡是反映本单位主要职能活动、基本历史面貌和未来发展需要的文件材料，是归档的重点。要避免“有文必档”的误区，也要防止重要文件的遗漏。

价值双重性：判断文件价值时，要同时考虑其现实参考价值和长远历史价值。

现实价值：文件对当前工作、业务办理、决策参考、凭证依据的直接作用。

历史价值：文件在未来对于研究本单位历史、行业变迁、社会发展的史料价值。有些文件当前看似无用，但可能具有重要的历史意义。

（二）具体判断中的核心要素

1.来源（责任者）

内部文件优先：本单位形成的文件是归档的绝对核心。包括决策文件（如党委、行政会议记录）、规章制度、总结计划、重要的请示与批复、人事任免、财务预决算等。

2.上下级文件甄别

上级来文：并非所有上级文件都需归档。应重点归档针对本单位的批复、指示、决定，以及需要本单位贯彻执行的重要政策、法规、通知。普发性的、不需办理的周知性文件通常不需归档。

下级来文：重点归档重要的报告、总结、典型经验材料，以及需要备案的审批文件等。

3.内容（事由）

重要性：文件内容是否涉及核心业务、重大决策、关键项目、重要合同、资产变动、法律纠纷等。内容越重要，归档价值越高。

独特性：文件内容是否具有唯一性、代表性或标志性。例如，首个项目的合同、获得重大奖项的文件、解决关键难题的技术方案等。

时效性：文件的有效期是判断其价值的重要因素。法规性、政策性的文件即使过期，因其具有历史查考价值，也需归档。而一些临时性的、过程性的通知，过期后即可销毁。

4.形式（文种）

正本与定稿：正式发出的文件，其正本（盖章件）和定稿（领导签发稿）应一并归档。定稿能反映文件的形成和修改过程，具有特殊的凭证价值。

完整性：判断一个事项的文件是否齐全。

载体多样性：除纸质文件外，应高度重视电子文件的归档，包括电子邮件、办公自动化（OA）系统中的流程文件、数据库、网站网页、社交媒体重要信息等。同时，照片、录音、录像、实物等特殊载体材料也应纳入判断范围。

（三）“不予归档”

明确什么文件不该归档，与明确该归档什么同等重要。以下文件通常不予归档：

重份文件：同一文件的重复份数，只保留一份（必要时可保留两到三份作为备用），其余销毁。

事务性、临时性文件：如一般的开会通知、节假日放假安排、催报数据的便函、无特殊价值的电话记录等。

未成文的草稿：文件形成过程中大量的、非定稿的草稿、讨论稿、征求意见稿（定稿除外）。

无查考价值的抄送件：仅为知悉目的而收到的文件，且与本单位主要职能无直接关联。

普发性文件的复制件：可从公开渠道轻易获取的法律法规、刊物、简报等。

一般性的信函、介绍信存根（重要的公务信函和涉及重要人事调动的介绍信除外）。