涉密档案保管

涉密档案作为国家、企业等重要主体信息资产的关键部分，其保管工作至关重要。这些档案承载着国家秘密、商业机密以及个人隐私等敏感信息，一旦发生泄露，极有可能给国家安全、企业利益以及公民权益带来难以估量的损害。

涉密档案的界定与分类

（一）定义阐述

依据相关法律法规，涉密档案指的是在各类工作活动中产生的，包含国家秘密、商业秘密等依照规定需进行保密的文件、资料、图表、数据以及记录等。这些档案是特定时期工作成果与决策过程的原始记录，具备历史性、系统性和原始记录性，并且因涉密性质而需特殊管理。

（二）密级划分及特点

绝密级：处于国家秘密等级体系的顶端，绝密级涉密档案所涵盖的信息关乎国家核心利益。一旦此类档案发生泄密事件，将会致使国家安全和利益遭受特别严重的损害。

机密级：机密级涉密档案中的秘密对国家安全意义重大。倘若泄露，会使国家安全和利益遭受严重损害。像重要的外交策略制定依据、关乎国家经济命脉的关键行业核心数据统计等档案。

秘密级：秘密级涉密档案属于国家秘密范畴的基础层级，虽相对前两者密级较低，但同样不可忽视。一旦泄露，依然会对国家安全和利益造成损害。

涉密档案保管场所要求

（一）库房选址与建筑标准

选址考量：涉密档案库房应优先选择在安全、独立且人员流动较少的区域。

建筑标准：库房建筑结构需坚固耐用，墙体、屋顶等应具备良好的防火、防水、防潮性能。墙体厚度和材质应符合相关安全标准，能有效抵御一定程度的外力冲击和火灾蔓延。屋顶应做好防水处理，防止雨水渗漏损坏档案。

（二）安全防护设施配备

“三铁”设施：铁门、铁窗、铁柜是涉密档案库房的基本防护设施。铁门应具备防火、防盗功能，安装牢固且配备高质量的锁具，钥匙由专人妥善保管。铁窗要安装在库房窗户位置，采用坚固的金属材质，间距符合安全要求，防止人员从外部破窗而入。铁柜用于存放涉密档案，应具备防火、防盗、防潮等功能，可选择专门的保密文件柜，密码锁或钥匙锁要性能可靠。

报警系统：安装入侵报警设备，如红外探测器、门窗磁开关等，与监控中心相连，一旦有非法入侵情况，能及时发出警报。报警系统应定期进行检测和维护，确保其处于正常工作状态。同时，可配备震动传感器，防止有人通过破坏墙体、地面等方式潜入库房。

电子监控设备：全方位安装高清摄像头，对库房内部及周边区域进行实时监控。监控视频应存储一定时长，以便在发生异常情况时能够进行回溯查看。监控设备应具备夜视功能，确保在夜间也能清晰记录库房情况。视频存储设备要妥善保管，防止数据被篡改或窃取。

（三）环境控制设备

温湿度调控：安装空调、除湿机、加湿器等设备，将库房内温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。温湿度的稳定对于保护档案纸张、胶片等载体至关重要，可有效防止档案因温湿度问题出现纸张变脆、字迹褪色、胶片粘连等现象。温湿度监测设备应定期校准，确保数据准确。

防火防烟设施：配备火灾自动报警系统、灭火器、消火栓等防火设备，安装烟雾探测器、气体灭火装置等防烟设施。定期对防火防烟设备进行检查和维护，确保其在火灾发生时能够正常工作。库房内严禁堆放易燃、易爆物品，保持通道畅通。

涉密档案保管人员管理

（一）人员选拔与背景审查

选拔标准：涉密档案保管人员应政治可靠、忠诚敬业、责任心强，具备良好的职业道德和保密意识。优先选拔具有档案管理专业知识和技能的人员，能够熟练掌握档案保管工作流程和要求。

背景审查：对拟录用的保管人员进行严格的背景审查，包括个人身份信息核实、家庭成员情况调查、有无违法犯罪记录查询等。通过走访候选人原工作单位、社区等方式，全面了解其政治表现、道德品质和工作作风。只有经过严格审查，确认无不良记录和潜在风险的人员，才能被录用为涉密档案保管人员。

（二）培训与教育

入职培训：新入职的保管人员在上岗前，需接受全面系统的涉密档案保管知识和技能培训。培训内容包括国家保密法律法规、单位保密制度、档案保管操作规程、安全防护设备使用方法等。通过理论讲解、案例分析、实际操作演练等方式，使新入职人员尽快熟悉工作环境和要求，掌握必备的知识和技能。

定期培训与继续教育：定期组织保管人员参加保密知识更新培训和继续教育活动，邀请专家学者、行业资深人士进行授课。培训内容涵盖最新的保密技术、档案管理理念和方法等。鼓励保管人员自主学习，参加相关的学术研讨和交流活动，不断提升自身的业务水平和保密意识。同时，通过内部讲座、经验分享会等形式，促进保管人员之间的知识共享和经验交流。

（三）职责与权限

职责明确：保管人员负责涉密档案的日常接收、整理、存放、维护和借阅管理等工作。要严格按照规定的流程和标准操作，确保档案实体安全和信息安全。

权限限制：明确保管人员的操作权限，严禁越权操作。例如，保管人员不得擅自复制、摘抄、传播涉密档案内容，不得私自将涉密档案带出库房。对于档案的借阅审批、解密等操作，必须严格按照规定的权限和程序执行，未经授权不得擅自处理。

（四）监督与考核

日常监督：建立健全对保管人员的日常监督机制，通过不定期检查、抽查等方式，对保管人员的工作情况进行监督。检查内容包括档案存放是否规范、借阅登记是否完整、安全防护设备是否正常运行等。对发现的问题及时指出并要求整改，对违规行为严肃处理。

绩效考核：将涉密档案保管工作纳入保管人员的绩效考核体系，从工作质量、工作效率、保密纪律遵守情况等方面进行考核评价。考核结果与薪酬待遇、职务晋升等挂钩，激励保管人员认真履行职责，做好涉密档案保管工作。对于在工作中表现突出的人员，给予表彰和奖励；对于考核不达标或存在严重问题的人员，进行相应的处罚或调整岗位。

涉密档案的流转管理

（一）接收环节

来源审查：在接收涉密档案时，首先要对档案的来源进行严格审查，确保档案来源合法、合规。

交接流程：双方应在指定的安全场所进行档案交接，交接过程中要严格核对档案的数量、内容、密级等信息，确保无误后签字确认。交接人员应佩戴相应的工作证件，遵守保密规定，不得在交接过程中随意谈论档案内容。交接完成后，接收方要及时将档案入库妥善保管。

（二）借阅环节

审批流程：借阅涉密档案必须严格履行审批手续，借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案的名称、密级、借阅时间等信息。申请表经所在部门负责人审核后，提交至单位保密管理部门审批。对于绝密级档案的借阅，通常需要更高层级领导的批准。

借阅登记：建立详细的借阅登记台账，记录借阅人的姓名、单位、联系方式、借阅档案信息、借阅时间、归还时间等。借阅人在借阅档案时，要在登记台账上签字确认。借阅登记台账应妥善保管，保存期限不少于档案的保密期限。

借阅场所与使用规范：借阅人应在符合保密要求的专门场所使用涉密档案，严禁将档案带出指定场所。在使用过程中，不得擅自复制、摘抄、拍摄档案内容。如需摘抄部分内容，需经审批同意，并使用专用的保密笔记本进行摘抄，摘抄内容要注明出处和密级。使用完毕后，应及时归还档案，不得拖延。

（三）归还环节

检查核对：档案归还时，保管人员要认真检查档案的完整性，核对档案的数量、内容、密级等是否与借阅时一致。检查档案是否有损坏、涂改、丢失等情况，如有问题要及时查明原因并报告处理。对于归还的档案，要及时更新借阅登记台账，注明归还时间。

特殊情况处理：如果借阅人未能按时归还档案，保管人员应及时与借阅人联系，催促归还。如因特殊原因需延长借阅时间，借阅人需重新办理审批手续。对于因不可抗力等原因导致档案损坏或丢失的，借阅人应立即报告，并按照相关规定进行处理。

涉密档案的数字化管理

（一）数字化环境要求

场所安全：涉密档案数字化工作应在专门的、符合保密要求的场所进行。场所应具备完善的安全防护设施，如“三铁”设施、报警系统、电子监控设备等，确保数字化过程中档案实体和信息的安全。数字化场所要与外界物理隔离，限制无关人员进入。

设备管理：用于涉密档案数字化的计算机、扫描仪、存储介质等信息设备，其密级要按照拟数字化档案的最高密级确定。设备要进行严格的标识和管理，严禁将其用于处理非涉密信息。设备应定期进行安全检测和维护，防止因设备故障导致数据丢失或泄露。

（二）人员操作规范

培训上岗：参与涉密档案数字化工作的人员，必须经过专门的保密培训和技能培训，熟悉数字化工作流程和保密要求。培训内容包括数字化设备操作方法、数据安全保护措施、保密法律法规等。只有通过培训考核的人员，才能上岗从事数字化工作。

操作限制：在数字化过程中，操作人员要严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备设置、程序参数等。严禁在数字化设备上安装与工作无关的软件，防止恶意软件入侵。操作人员不得私自复制、传播数字化过程中产生的涉密数据，不得将涉密数据带出数字化场所。

（三）数据存储与传输安全

存储方式：数字化后的涉密档案数据应存储在符合保密要求的专用存储设备中，如加密硬盘、专用服务器等。存储设备要进行定期备份，备份数据要异地存储，防止因本地设备故障或灾害导致数据丢失。存储设备的访问权限要严格控制，只有经过授权的人员才能访问。

传输安全：涉密档案数据在传输过程中，要采用加密传输方式，确保数据的保密性和完整性。

涉密档案保管的监督与检查

（一）内部监督机制

定期检查：单位应建立健全内部监督机制，定期对涉密档案保管工作进行检查。检查内容包括库房安全设施运行情况、档案保管人员工作执行情况、档案流转管理是否规范、数字化工作是否符合要求等。检查频率可根据单位实际情况确定，一般每季度或每半年进行一次全面检查。

专项检查：针对涉密档案保管工作中的重点环节和关键部位，不定期开展专项检查。例如，对涉密档案库房的温湿度控制情况进行专项检查，对档案借阅审批流程进行专项检查等。专项检查能够及时发现并解决特定领域存在的问题，提高涉密档案保管工作的针对性和有效性。

自我监督：涉密档案保管人员要加强自我监督，在日常工作中严格遵守各项规定和操作规程，定期对自己的工作进行自查自纠。发现问题及时整改，不断提高工作质量和水平。同时，保管人员之间要相互监督，形成良好的工作氛围。

（二）外部监督与审计

上级主管部门监督：上级主管部门应定期对下级单位的涉密档案保管工作进行监督检查，指导下级单位改进工作。检查结果要进行通报，对工作表现优秀的单位进行表彰，对存在问题的单位提出整改要求，并跟踪整改落实情况。通过上级主管部门的监督，能够确保全系统内涉密档案保管工作的规范性和一致性。

保密行政管理部门检查：保密行政管理部门有权对各单位的涉密档案保管工作进行检查。单位应积极配合保密行政管理部门的检查工作，如实提供相关资料和情况。对于保密行政管理部门提出的整改意见，要认真落实，及时消除泄密隐患。

审计监督：引入审计机制，对涉密档案保管工作中的经费使用、设备采购、数字化项目实施等情况进行审计。审计能够发现工作中存在的财务风险和管理漏洞，促进涉密档案保管工作的规范化和科学化。审计结果要作为单位绩效考核和领导干部评价的重要依据。

涉密档案保管工作是一项系统性、长期性且责任重大的任务，涵盖了从档案的界定、保管场所建设、人员管理到档案流转、数字化以及监督检查等多个关键环节。任何一个环节的疏忽都可能引发严重的泄密风险，给国家、企业和个人带来无法挽回的损失。因此，各相关单位和人员务必时刻保持高度警惕，严格遵循国家法律法规和相关标准规范，不断完善涉密档案保管工作体系，持续提升保管工作的质量和水平，切实保障涉密档案的安全，为维护国家安全、促进企业稳定发展以及保护公民权益筑牢坚实的防线。