归档文件整理步骤

在信息爆炸的时代，各类文件资料如潮水般涌来，对于企业、机构乃至个人而言，有效的文件管理至关重要。而归档文件整理作为文件管理的核心环节，其规范、科学的操作流程直接关系到文件的保管质量与利用效率。

归档文件收集

归档文件收集是立卷整理的首要环节，需依照立卷归档类目，将一个年度内需要立卷归档的文件材料完整收集，同时剔除无需归档的文件。国家档案局相关规定明确指出，应确保归档文件材料的齐全完整。像反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件，以及对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件，都属于归档范畴。

无需归档的文件材料通常涵盖重份文件、事务性通知、一般文件的历次修改稿、上级机关普发供参阅且不办理的文件、机关内部互相抄送的非长期保管文件等。并且，归档文件原则上应为原件，若原件缺失，具有凭证和查考价值的复印件（需加盖发文单位或归档单位公章）也可归档。

归档文件分类

（一）按“年度-问题”分类

众多单位形成的档案，常采用“年度-问题”分类法。即同一年度同一单位产生的文件，可组成一卷或多卷，其中针对同一问题的文件材料归置一处，不同问题的文件避免混杂。对于跨年度文件，一般以文件签发日期判定所属年度；跨年度的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等，按文件签发日期确定所属年度。若文件形成年度难以考证，则将归档年度记为其年度，并在附注项加以说明。《机关档案管理规定》强调，机关应按照分类方案对归档文件进行分类，确保档案分类的科学性与稳定性。

（二）按“年度-机构”分类

该分类方式是在年度分类基础上，依据发文机关或承办部门将文件分开立卷。此方法有助于清晰呈现各机构的工作成果与业务往来，方便按机构查询和管理文件。例如，某大型企业按照不同部门进行文件分类，能迅速定位各部门特定年度的文件资料，提升工作效率。

（三）按“年度-保管期限”分类

同样基于年度分类，将不同保管期限（永久、长期等）的文件分别立卷。当成套性较强的文件不宜拆分时，保管期限按其中最长归档期限的文件确定。保管期限的划分严格遵循国家相关标准，如《关于机关档案保管期限的规定》，对不同类型文件的保管期限作出明确界定，为文件分类提供重要依据。

归档文件组卷

组卷需遵循文件材料的形成规律，维持其有机联系，综合事由、文件类型等因素进行操作。一般来说，卷内文件以50-100页较为适宜，最多不超过200页。若卷内文件页数过多，可拆分为两卷；页数过少时，可将几卷合并为一卷。以科技档案为例，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件，通常按课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件则放入所针对的项目文件中，按阶段或年度组卷。这样的组卷方式能更好地体现文件之间的内在逻辑关系，便于后续查阅和利用。

归档文件排序及编号

（一）排序

同一卷内的文件材料排序方式多样，可依据时间顺序、文件连续性或重要程度进行。具体而言，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同语言文字的文本，若无特殊规定，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，或中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，收文在后；有发文稿纸的，文件正本在前，发文稿纸和定稿在后。合理的排序能使卷内文件条理清晰，方便快速查找所需文件。

（二）编号

卷内文件需重新逐页编写页码，从1开始，采用流水号形式。正面页码编写在右上角空白处，反面页码编写在左上角空白处，正反面有内容的均需编号。规范的页码编号为文件的查阅和管理提供了便利，确保文件顺序的准确性和可追溯性。

归档文件修整与编目

对于已经破损的归档文件，应依照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2022）进行修复后再归档；若文件字迹模糊或易退变，需复制并将原件、复印件一并归档。声像载体图像不清晰、电子文件无法被识别的，应剔除或更替后再归档。此外，归档前需去除纸张上的金属物，如铁质订书钉、曲别针等，防止金属物氧化损坏文件；对过大的纸张进行折叠，字面朝里；对过小的纸张粘贴在A4纸上进行托附，使文件规格统一，便于保管和整理。

学位档案的目录依据研究生院要求制作，文书档案及其他教学档案则须编制《归档文件目录》，目录详细到件，可在档案管理系统中填写后打印一并装袋。著录项目包含案卷号、件号、责任者、文号、正题名、归档单位、时间、页数、密级和附注等。其中，案卷号按年度-单位-编号拟写；件号是文件在档案管理系统中的顺序号，从“1”开始标注；责任者为文件的发文机关、签署者或署名者，应使用全称或规范化简称；文号即文件的发文字号，无文号则空白；正题名即文件标题，若原标题不完整或无法揭示文件内容，可自拟标题并注明；归档单位为文件形成单位全称；时间以8位阿拉伯数字标注文件形成的年月日；密级按文件公开类别标注。准确、详细的编目为文件的检索和利用提供了关键索引，极大提升了文件管理的效率。

案卷封面填写

文件整理、录入、查验完毕后，同一案卷的文件装入一个档案袋。档案袋上第一栏填写归档单位名称，第二栏填写案卷标题，档案袋中的档号、保管期限等其他项也必须填写完整。清晰准确的案卷封面信息，使档案的基本内容一目了然，方便档案的存放、查找和识别。

归档文件装盒

案卷的档案袋根据厚度装入档案盒，在档案盒脊填写盒内所装档案资料的案卷号。研究生学位档案还需填写档案盒封面，其中序号一列填写对应卷号。档案盒应采用无酸纸制作，以确保档案的长期保存。档案盒的外形尺寸及盒脊项目设置等应符合相关标准，如档案盒封面应标明全宗名称，盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可根据需要设置机构（问题）等选择项。规范的装盒操作不仅能保护档案文件，还能使档案存储更加整齐有序，便于库房管理。

档案移交

各单位向档案馆移交档案材料时，必须制作移交目录并签字、标明移交日期，一式两份作为移交凭证，经交接双方签字后留底备查。规范的档案移交流程，确保了档案所有权的顺利转移，同时明确了双方的责任与义务，保障了档案管理工作的连续性和完整性。

档案补遗或修正

归档后若发现文件有遗漏或错误等问题，归档单位应将更正后的档案材料补归档，原档案材料不得撤销、替换，立卷人和检查人需在《备考表》上如实记录签字一并归档。这一环节保证了档案的准确性和完整性，使档案能够真实反映历史事实，为后续的利用提供可靠依据。

归档文件整理工作是一项系统工程，每个步骤都紧密相连、不可或缺。严格遵循相关政策法规和操作流程，认真做好每一个环节的工作，才能实现档案的科学管理与有效利用，为单位的发展和决策提供有力支持。