一、归档文件排架的重要性
归档文件排架是将整理好的归档文件，按照一定的规则和顺序，放置到档案架（柜）上的操作过程。其重要性不言而喻，合理的排架能够使档案存放有序，便于快速准确地查找和调阅档案，提高档案利用效率，为单位的各项工作提供有力支持。同时，科学的排架方式有助于保护档案实体安全，减少档案因频繁翻动或不当存放而造成的损坏，延长档案的使用寿命。例如，在一些大型企业或政府部门，每天都会产生大量的文件，若归档文件排架混乱，当需要查阅某份重要文件时，可能会耗费大量的时间和人力，甚至可能因找不到文件而影响工作的正常开展。
二、最新政策对归档文件排架的原则要求
保持一致性原则：最新政策强调，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致。这意味着，如果单位采用的是“年度—机构（问题）—保管期限”的分类方案，那么在排架时，也应按照年度、机构（问题）、保管期限的顺序依次进行排列。例如，先将同一年度的档案集中放置，在该年度内，再按照不同的机构（问题）进行区分，每个机构（问题）下的档案，又根据保管期限的长短依次排列。这样的排架方式，能够清晰地反映档案的分类体系，方便档案管理人员和利用者快速定位所需档案。若排架与分类方案不一致，就如同在一个杂乱无章的图书馆中寻找书籍，会极大地增加查找难度。
稳定性原则：排架方法应保持稳定，避免频繁倒架。频繁倒架不仅会耗费大量的人力、物力和时间，还可能对档案造成损坏。因此，在确定排架方案时，要充分考虑单位档案数量的增长趋势、未来发展规划等因素，预留一定的空间，以适应档案数量的变化。例如，对于一些业务发展较快、文件产生量逐年递增的单位，可以在档案架上适当预留一些空挡，以便后续新产生的档案能够顺利上架，而无需频繁调整整个排架结构。
三、归档文件排架的具体方法
年度—机构（问题）—保管期限分类法排架
操作方式：采用此种分类方法进行排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架。例如，某单位2024年度形成的档案，先按照机构进行分类，如办公室、财务处、业务部等，将每个机构的档案分别集中放置，然后在每个机构的档案中，再按照永久、30年、10年等不同保管期限依次排列。
优势：这种排架方式便于对档案进行实体管理，因为同一机构（问题）形成的文件集中在一起，能够清晰地展现该机构（问题）在不同时间的工作记录和发展脉络，方便单位内部人员查阅与本机构相关的档案。例如，办公室人员在查找本部门历年的会议纪要、通知等文件时，可以直接在对应的机构（问题）类别下快速找到。
不足：当需要将档案移交进馆时，由于相同保管期限的档案没有集中排列在一起，可能需要进行倒架操作，以满足档案馆对档案保管期限集中管理的要求，这会增加一定的工作量。
年度—保管期限—机构（问题）分类法排架
操作方式：库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，在每个保管期限类别下，再按照机构（问题）进行排列。比如，先将2024年度的档案按照永久、30年、10年的保管期限分别放置在不同的区域，然后在永久保管期限的档案中，再按照办公室、财务处等机构进行细分排列。
优势：便于档案移交进馆，因为在移交时，同一保管期限的档案已经集中在一起，无需再进行大规模的倒架调整。同时，这种排架方式也不必预先留空太多空间，避免了因预留空间不合理而导致的资源浪费或后续倒架，库房管理相对比较方便。
不足：在日常实体查阅中，对于一些需要快速查找某一机构所有档案（不考虑保管期限）的情况，可能不如“年度—机构（问题）—保管期限”分类法排架方便，因为同一机构的档案可能分散在不同保管期限的区域中。
保管期限—年度—机构（问题）分类法排架
操作方式：先对不同的保管期限分别进行排架，在每个保管期限内，再按照年度结合机构（问题）依次上架。例如，永久保管期限的档案，先按照年度排列，如2020年、2021年等，然后在每个年度内，再按照机构（问题）进行细分排列。
优势：特别适合档案规模较小的进馆单位，因为这类单位档案数量相对较少，仅需要预留数量较少的空架即可满足管理需要。同时，不同保管期限分别排架，更便于档案移交进馆，符合档案馆对不同保管期限档案分别管理的要求。
不足：每个期限应根据本单位档案形成数量估算预留空架，以备以后各年档案陆续上架。如果估算不准确，可能需要每年倒架，有时还可能因为预留空架不足而不得不进行大规模倒架，影响档案管理工作的稳定性和档案的安全。
保管期限—机构（问题）—年度分类法排架
操作方式：与保管期限—年度—机构（问题）分类法排架类似，先对不同保管期限分别排架，在同一保管期限内，按照机构（问题）结合年度依次上架。例如，在30年保管期限的档案中，先按照办公室、财务处等机构进行分类，然后在每个机构下，再按照年度顺序排列档案。
优势与不足：其优缺点类似保管期限—年度—机构（问题）分类法。在库房管理时，不但每个保管期限要预留空架，而且每个机构（问题）也需要预留空架，库房排架时可能会显得过于散乱，除非有特殊的管理需求，一般不建议采取此种分类排架方法。
年度—保管期限分类法排架
操作方式：每年形成的档案按保管期限依次上架，即先将同一年度的档案集中，然后在该年度内，按照永久、30年、10年等保管期限依次排列。例如，2023年度的档案，先将永久保管的档案放置在一个区域，接着是30年保管期限的档案，最后是10年保管期限的档案。
优势：库房管理比较方便，因为无需考虑机构（问题）等因素，排架相对简单直接。同时，由于每年的档案按保管期限依次上架，也不必预先留空过多空间，避免了倒架。
不足：相同保管期限的档案没有排列在一起，在档案移交进馆时，可能需要进行倒架操作，以满足档案馆对同一保管期限档案集中管理的要求。
保管期限—年度分类法排架
操作方式：需要对不同的保管期限分别进行排架，在同一保管期限内，再按照年度依次上架。比如，永久保管期限的档案，按照2018年、2019年等年度顺序依次排列；30年保管期限的档案，也按照年度顺序依次排列。
优势：便于档案移交进馆，因为不同保管期限的档案已经分别集中排列。对于档案规模较小的进馆单位，仅需要预留数量较少的空架即可满足管理需要。
不足：每个期限应根据本单位档案形成数量估算预留空架，以备以后各年档案陆续上架。如果估算不准确，可能需要每年倒架，有时还可能因为预留空架不足而倒架，影响档案管理工作的效率和档案的安全。
四、排架过程中的注意事项
分类清晰准确：严格依照档案分类方案开展分类工作，务必保证同一类别的档案集中放置。这要求档案管理人员在进行排架前，对档案的分类进行仔细核对和确认，确保每份档案都放置在正确的类别中。例如，对于一份关于单位党建活动的文件，应准确地放置在“党群工作”或“党建”相关的类别下，而不能误放到其他无关类别中。
顺序排列规范：在同一类别的档案按照档号先后排架，小号在前，大号在后，确保中间不漏号、重号、错号。档号是档案的唯一标识，按照档号顺序排架能够保证档案排列的准确性和逻辑性，方便后续的查找和管理。例如，某份档案的档号为“Z109-WS・2019-Y-BGS-0001”，在排架时，应按照这个档号的顺序，将其放置在相应的位置，且确保在它之前的档案档号小于它，之后的档案档号大于它。
适当预留空间：档案馆在排列档案时，全宗和全宗之间适当预留空间，便于后续存放新档案；档案室在排列档案时，年度和年度之间适当预留空间，便于遗漏档案的增补。预留空间要根据单位档案产生的规律和增长趋势进行合理估算，既不能预留过多造成空间浪费，也不能预留过少导致后续无法满足档案存放需求。例如，对于一个业务处于快速发展期的企业，其档案产生量预计会逐年大幅增加，那么在排架时就需要预留相对较多的空间，以适应未来几年的档案增长。
标识明确醒目：在档案架、档案柜上应设置清晰明确的标识。标识内容应涵盖档案类别、年度、起止编号等关键信息，便于快速定位与查找档案。例如，在一个档案架上，可以标识“2024年度—办公室—永久保管期限，档号范围：Z109-WS・2024-Y-BGS-0001至Z109-WS・2024-Y-BGS-0100”，这样档案管理人员和利用者在查找相关档案时，能够通过标识快速确定档案所在的位置。
保护档案安全：排架过程中需注意轻拿轻放，防止对档案造成物理损伤，如撕裂、折皱等。同时，要关注档案存放的环境条件，避免档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。排架区域应保持干燥、通风，将温度和湿度控制在适宜范围内。例如，在搬运档案盒时，要双手平稳托起，避免碰撞和掉落；对于存放档案的库房，应配备温湿度监测设备，定期检查温湿度情况，必要时采取除湿、通风等措施，确保档案存放环境符合要求。 |
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