归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。编目是归档文件整理的必备环节之一，什么是编目呢？
编目是档案工作的专业术语，《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）是这么定义“编目”的，编目是按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
什么是“著录”和“条目”呢？
一、著录
“著录”是指按照一定的规则和标准，对文献（或其他信息资源，如图书、期刊、档案、网页、音视频等）的外在特征和内容特征进行分析、选择、记录并形成结构化信息的过程。
1.著录的核心目的
实现信息资源的“可识别”：通过记录文献的关键特征（如书名、作者、出版信息等），让用户能准确区分不同文献；
支持信息的“可检索”：将文献特征转化为标准化数据，为检索系统（如图书馆目录、数据库）提供索引依据；
促进信息的“可利用”：帮助用户快速了解文献的基本情况（如内容主题、载体形式），判断是否符合需求。
2.著录的主要内容
著录需记录的信息通常包括两大类别：
外在特征：文献的物理形态和出版信息，如书名/篇名、作者/编者、出版地、出版社、出版时间、页码、开本、ISBN/ISSN（编号）、载体类型（如图书、光盘、网页）等；
内容特征：文献的主题、学科分类、摘要、关键词等，部分著录标准（如《中国文献编目规则》）会包含这部分，以增强检索的精准性。
3.著录的规则与标准
为保证信息的一致性和通用性，著录必须遵循统一的规范，国际和国内常用标准包括：
国际：《国际标准书目著录》（ISBD），规定了各类文献的著录格式和元素顺序；
国内：《中国文献编目规则》（第二版），结合中文文献特点对ISBD进行补充和调整；
图书馆领域：《美国国会图书馆编目规则》（LCACR）、《资源描述与检索》（RDA，21世纪新型著录标准，更注重数字资源）等。
这些标准确保了不同机构（如图书馆、出版社）的著录结果可互认、互用，比如一本图书在不同图书馆的目录中，其“作者”“出版时间”的记录格式保持一致。
二、条目
“条目”是著录过程的最终产物，指通过著录形成的、包含某一文献完整特征信息的结构化记录单元。它是用户在检索工具（如图书馆目录、索引、数据库）中直接看到的信息载体，相当于文献的“身份证”或“说明书”。
1.条目的特征
独立性：每个条目对应唯一的文献（或一组紧密关联的文献，如丛书的总条目），是描述单份信息资源的最小单元；
结构化：条目需按照著录规则的格式组织信息，通常包含多个字段（如“书名”“作者”“主题”等），字段的顺序和标识有明确规范（例如在机读目录MARC格式中，用数字代码标识不同字段，如“200”代表书名，“700”代表个人作者）；
可读性与检索性：条目需清晰呈现文献特征，既方便用户直接阅读（了解文献基本信息），又能被计算机系统识别（作为检索索引的基础）。
2.条目的类型
根据文献类型和著录目的，条目可分为多种形式：
书目条目：最常见的类型，用于描述图书、期刊等出版物，如图书馆联机公共目录（OPAC）中每本书的记录；
索引条目：在索引工具中，以关键词、作者名、主题词为核心的记录，指向文献的具体位置（如页码、网址）；
档案条目：描述档案文件的条目，通常包含档案的形成单位、日期、内容概要、保管期限等；
数字资源条目：针对网页、电子书、音视频等数字资源的条目，可能包含URL、访问日期、文件格式、时长等特殊字段。
3.条目的呈现形式
传统形式：在卡片目录时代，条目是写在卡片上的文字记录，按一定顺序（如书名首字母、作者姓氏）排列；
现代形式：在计算机系统中，条目以机读目录格式（如MARC21、CNMARC）存储，用户通过检索系统看到的是经过解析的结构化界面（如网页中的“图书详情”页面）。
三、著录与条目的关系
著录和条目是“过程”与“结果”的关系，二者不可分割：
著录是生成条目的前提：没有规范的著录过程，就无法形成包含完整信息的条目；
条目是著录的最终体现：著录的质量（如信息准确性、完整性、规范性）直接决定了条目的可用性——一条错误的条目（如作者名字写错）会导致用户无法准确检索或识别文献。
归档文件编目的基本要求
1.准确性
准确性是归档文件编目最核心的要求，它要求编目所记录的信息必须与归档文件的实际情况完全相符，不能存在任何差错。首先，文件信息的准确提取是基础，编目人员要仔细核对文件的标题、文号、责任者、成文日期、页数等信息，确保每个字段都真实反映文件原貌。例如，文件标题需完整准确，不能随意简化或修改，避免因标题歧义导致检索错误；文号要严格按照文件上的原始编号填写，防止出现错号、漏号的情况。其次，著录内容的准确无误也至关重要，对于文件的主题、来源、涉及范围等描述，要基于文件内容客观进行，不能加入主观臆断。同时，在填写数据时，要注意数字、日期等的格式正确性，如成文日期应精确到年、月、日，且采用规范的日期书写方式。
2.规范性
规范性要求归档文件编目工作必须遵循统一的标准和规则，保证编目成果的一致性和通用性。这包括编目规则的统一遵循，编目人员应严格按照国家或行业制定的档案著录规则、编目标准开展工作，如《归档文件整理规则》等，确保各项著录项的定义、填写方法、格式等保持一致。例如，对于责任者的著录，要使用规范的全称或通用简称，避免同一机构出现多种不同的表述方式。另外，格式的规范统一也不可或缺，无论是目录的表格形式、字段的排列顺序，还是字体、字号等排版要求，都要统一规范，使编目成果清晰、整齐，便于查阅和交流。同时，对于编目过程中使用的符号、代码等，也需遵循统一的规定，确保其含义明确、通用。
3.完整性
完整性意味着编目工作要全面覆盖归档文件的各项必要信息，不能有遗漏。一方面，著录项的完整是关键，要按照编目标准的要求，将所有规定的著录项全部填写完整，不能随意省略。这些著录项共同构成了文件的基本特征，缺少任何一项都可能影响对文件的准确识别和检索。例如，文件的页数信息缺失，可能会给档案的清点和利用带来不便。另一方面，编目范围的完整也很重要，要确保所有归档文件都被纳入编目范围，不出现文件漏编的情况。无论是正式文件、附件，还是相关的底稿、审批单等，只要属于归档范围，都应进行编目。
4.有序性
有序性要求归档文件的编目成果具有清晰的逻辑顺序和条理，便于管理和检索。首先，编目顺序的合理安排是基础，通常可以按照文件的形成时间、事由、重要程度等顺序进行编目，使目录能够清晰地反映文件之间的内在联系。例如，按照年度-季度-月份的顺序编排文件，便于按时间线索查找档案。其次，目录的系统组织也很关键，对于数量较多的归档文件，要编制系统的目录体系，如总目录、分类目录等，通过不同层次的目录引导，提高检索效率。同时，在目录中要明确标注文件的档号等标识信息，使每一份文件都能在目录中找到对应的位置，实现有序管理。
5.实用性
实用性要求归档文件的编目成果能够满足实际工作的需求，便于用户快速、准确地检索和利用档案。首先，检索方式的便捷性是重点，编目的信息应便于各种检索工具的使用，如支持计算机检索、手工检索等多种方式。在著录时，要考虑用户可能的检索角度，如从责任者、主题、文号等方面进行著录，为检索提供更多线索。其次，编目成果的易读性也不容忽视，目录的内容要简洁明了、通俗易懂，避免使用过于晦涩的术语和符号，使不同层次的用户都能轻松理解和使用。同时，编目成果的载体形式要便于保存和使用，如采用纸质目录和电子目录相结合的方式，满足不同场景的需求。
归档文件编目需要哪些字段
一、必备字段
（一）全宗号
全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号，用于区分不同的立档单位。它具有唯一性，每个立档单位只有一个全宗号。例如，某市教育局的全宗号可能为“001”，市财政局的全宗号可能为“002”等。全宗号的编制有助于在众多的档案全宗中快速定位到特定的立档单位。
（二）年度
年度是指文件形成的年度，以公元纪年为单位。填写时应具体到年份，如“2023年”“2024年”等。年度字段的作用是便于按年度检索和统计档案，对于了解不同时期的工作情况具有重要意义。
（三）保管期限
保管期限是指档案应当保存的时间长度，一般分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案需要长期保存，具有重要的历史价值和查考价值；长期保管的档案保管期限为16年至50年；短期保管的档案保管期限为15年以下。明确保管期限有助于档案的管理和销毁工作，确保有价值的档案得以长期保存，无价值的档案及时清理。
（四）件号
件号是指在同一全宗、同一年度、同一保管期限内，归档文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号。室编件号是机关档案室编制的件号，馆编件号是档案馆接收档案后重新编制的件号。件号的编制使每一份归档文件都有唯一的标识，方便对文件进行定位和管理。
（五）责任者
责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。例如，“XX公司”“XX部门”“张三”等。明确责任者有助于了解文件的来源和形成背景，便于追溯文件的形成过程。
（六）文号
文号是指文件的发文字号，由机关代字、年份、序号组成。例如，“国发〔2023〕1号”“教办发〔2024〕5号”等。文号是文件的重要标识，通过文号可以快速查找和识别文件。
（七）题名
题名是指文件的标题，它概括了文件的主要内容。题名应当准确、简明地反映文件的核心信息，如“关于加强安全生产管理的通知”“XX项目可行性研究报告”等。清晰的题名有助于用户快速了解文件内容，提高检索效率。
（八）日期
日期是指文件的形成日期，通常为文件的签发日期或成文日期。填写时应具体到年、月、日，如“2023年5月10日”“2024年12月3日”等。日期字段对于研究文件的形成时间和历史背景具有重要作用。
二、可选字段
（一）密级
密级是指文件的秘密等级，分为绝密、机密、秘密三级。密级的标注有助于对不同秘密程度的文件进行管理和保护，防止泄密。例如，涉及国家核心机密的文件标注为“绝密”，涉及重要商业秘密的文件标注为“机密”等。
（二）页数
页数是指文件的总页数，包括文件的正文、附件、附图等。填写页数有助于了解文件的篇幅，方便对文件进行整理和装订。
（三）备注
备注是指对归档文件需要说明的其他事项，如文件的缺损情况、修改情况、附件情况等。例如，“本文件附件1缺失”“此件为复印件，原件存于XX处”等。备注字段可以补充其他字段未涵盖的信息，提高档案的完整性和准确性。
（四）机构（问题）
机构（问题）是指文件形成的机构或涉及的问题。按机构分类时，填写形成文件的具体机构；按问题分类时，填写文件涉及的主要问题。例如，“人事处”“财务问题”“项目建设问题”等。该字段有助于按机构或问题对档案进行分类检索。
以上字段共同构成了归档文件编目的基本要素，在实际编目过程中，应根据具体情况准确、规范地填写，以保证归档文件目录的质量，提高档案管理和利用的效率。
归档文件编目的编目样式
一、总体要求
归档文件编目是指对归档文件进行编号、著录等工作，旨在准确、完整地揭示归档文件的内容和形式特征，便于对归档文件进行管理、检索和利用。编目工作应遵循规范性、准确性、完整性和实用性原则，确保编目结果能够满足档案管理和利用的需求。
二、著录项目
（一）件号
件号是指归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用于标识归档文件的位置。件号分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号：是档案馆（室）在接收归档文件时编制的件号，应在归档文件整理过程中按照文件的排列顺序逐件编制。
馆编件号：是档案馆在接收档案时，对不符合馆编要求的室编件号进行重新编制的件号。
（二）责任者
责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。著录时应使用全称或规范简称。多个责任者之间用“；”分隔。
（三）文号
文号是指文件制发机关赋予文件的发文编号。著录时应照实抄录，包括发文机关代字、年份、序号等。例如：“国发〔2023〕1号”。
（四）题名
题名是指文件的标题，是对文件内容的概括。著录时应照实抄录，不得随意更改或简化。如果文件没有标题或标题不规范，应根据文件内容重新拟写标题，并在拟写的标题外加“〔〕”。
（五）日期
日期是指文件的形成日期，即文件的落款日期。著录时应使用8位阿拉伯数字表示，年份4位，月份2位，日期2位，例如：“20230518”表示2023年5月18日。
（六）页数
页数是指一件归档文件的总页数。著录时应计算每件文件的有效页数，空白页不计入。
（七）备注
备注是指对归档文件需要说明的其他事项，如文件的破损情况、修改情况等。
三、格式规范
（一）编目表格
编目应采用表格形式，表格项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。表格应清晰、规范，便于查阅。
（二）字体和字号
编目表格中的文字应使用宋体，字号一般为小四号。
（三）排列顺序
归档文件应按照分类方案进行排列，编目表格中的件号应与文件的排列顺序一致。
四、著录细则
（一）责任者著录
机关、团体、企事业单位等责任者，应著录其全称或规范简称。例如：“中华人民共和国国务院”可著录为“国务院”。
个人责任者，应著录其姓名，必要时可著录其职务或职称。例如：“张三（局长）”。
多个责任者并列时，一般按照文件上的排列顺序著录，之间用“；”分隔。
（二）文号著录
文号中的发文机关代字、年份、序号应完整著录，年份应使用全称，并用“〔〕”括起。例如：“京政发〔2023〕5号”。
没有文号的文件，此项可空着。
（三）题名著录
文件标题应完整著录，不得随意省略或修改。例如：“关于加强环境保护工作的通知”应完整著录。
如果文件标题不明确或不完整，应根据文件内容进行补充或修改，并在补充或修改的部分外加“〔〕”。例如：“关于……的会议纪要”（原标题不完整，补充具体会议名称）。
转发文件的标题，应著录为“转发+原文件标题”。例如：“转发《关于加强安全生产工作的通知》的通知”。
（四）日期著录
文件日期应准确著录，以文件落款日期为准。
对于没有落款日期的文件，应根据文件内容或其他相关信息推断日期，并在推断的日期后注明“（推断）”。
（五）页数著录
页数应计算每件文件的有效页数，包括文件的正文、附件、附图等，但空白页不计入。
折叠后的图纸，应按照展开后的张数计算页数。
五、编目流程
（一）整理归档文件
对归档文件进行分类、排列、编号等整理工作，确保文件的有序性和完整性。
（二）填写编目表格
根据著录项目和著录细则，逐件填写编目表格，确保著录信息的准确、完整。
（三）审核编目结果
对填写好的编目表格进行审核，检查著录信息是否准确、规范，发现问题及时纠正。
（四）录入计算机系统
将审核通过的编目信息录入档案管理计算机系统，便于进行检索和管理。
（五）装订编目表格
将编目表格按照一定的顺序装订成册，作为归档文件的检索工具。 |
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