基建档案是基本建设项目从提出项目建议、进行可行性研究、勘察设计、工程施工到竣工验收等一系列活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。科学合理地确定基建档案的保管期限，明确归档范围，并严格规范移交要求，对于基建档案的有效管理和利用，以及保障基建项目后续的维护、改造和管理等工作具有极其重要的意义。
保管期限
基建档案的保管期限通常划分为永久、长期和短期三种。不同保管期限的设定基于档案的重要性、对项目及相关工作的影响程度等因素。
1.永久保管：对于反映基建项目主要面貌和历史，对项目的维护、改造、扩建等具有长远利用价值的档案，应作永久保管。例如，项目的立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告及批复、项目评估文件等，这些文件是项目建设的决策依据，对项目的来龙去脉有着关键的记录作用；建设用地文件，如土地使用证、征地拆迁协议、红线图等，涉及到项目的土地权益和建设基础；工程竣工文件，像竣工验收报告、竣工图等，完整呈现了项目建成后的实际状况，是后续维护和管理的重要依据。永久保管的档案是基建档案中的核心部分，需要确保其长期的完整性和安全性。
2.长期保管：长期保管的基建档案实际保管期限一般不得短于建设项目的实际寿命。这类档案主要包括项目在建设过程中的一些过程性文件，如施工过程中的技术变更文件、施工记录、质量检验记录等。技术变更文件记录了项目在施工过程中对原设计的调整和改变，对于理解项目实际建设情况至关重要；施工记录和质量检验记录则反映了工程建设的具体过程和质量把控情况，对后续可能的质量追溯和责任认定有重要作用。长期保管的档案为项目的建设过程提供了详细的记录，在项目寿命周期内都具有参考价值。
3.短期保管：短期保管的档案是对项目建设过程中的一般性事务和临时事项的记录，在一定时期内具有参考作用。比如项目建设过程中的一些临时性通知、会议纪要等，这些文件在项目建设当时具有一定的沟通和协调作用，但随着项目的推进，其重要性逐渐降低，在短时间内保存供必要时查阅后即可按规定销毁。
归档范围
基建档案的归档范围涵盖了基建项目从筹备到竣工的各个阶段形成的文件材料。
1.工程准备阶段文件
立项文件：项目策划、筹备文件，项目建议书及批复，可行性研究报告、初步设计及投资概算审批文件，项目咨询、评估、论证文件，项目审批、核准、备案申请报告及批复、补充文件、项目变更调整文件等。这些文件是项目启动的基础，明确了项目的建设目标、可行性和投资规模等关键信息。
征地、拆迁文件：建设用地申请报告、用地批准书、用地许可证、国有土地使用证、土地转让协议、规划定点申请报告及定点通知书，征地拆迁评估报告、协议、补偿文件，建设前原始地貌状况图、照片等。征地拆迁工作是项目落地的重要环节，相关文件记录了土地获取和场地准备的过程。
勘察、设计文件：工程地质、水文、勘察报告、地质图、地形图、化验、试验报告、重要土、岩样及说明，地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测监测记录，气象、地震等其它设计基础资料，总体规划论证、审批文件，方案论证、设计及审批文件，技术设计审查文件、招标设计报告及审查文件，施工图设计审查文件、供图计划，技术秘密、专利文件，特种设备设计计算书，关键技术设计、试验文件、设计接口及设备接口文件，设计评价、鉴定等。勘察设计文件为项目建设提供了技术蓝图，是确保工程质量和安全的重要依据。
招投标、合同协议文件：招标计划及审批文件，招标公告、招标书、招标修改文件、答疑文件、招标委托合同、资格预审文件，中标的投标书、澄清、修正补充文件，开标记录、评标人员签字表、评标纪律、评标办法、评标细则、打分表、汇总表、评审意见，评标报告、定标文件、中标通知书，市场调研、技术经济论证采购活动记录、谈判文件、询价通知书、响应文件，供应商的推荐、评审、确定文件，政府采购、竞争性谈判、单一来源采购协商记录、质疑答复等。招投标和合同协议文件规范了项目建设过程中的各方权利和义务，是项目顺利推进的重要保障。
2.施工阶段文件
施工管理文件：开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要，施工组织设计、施工方案、计划、技术措施、安全措施、施工工艺，原材料及构件出厂证明、质量鉴定，建筑材料实验报告，设计变更、工程更改洽商、材料代用核定审批单，土建施工定位测量、地质勘察，土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图，隐蔽工程验收记录，工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告，分项、分单位工程抽量检查、评定，交工验收记录证明等。施工管理文件记录了工程施工的具体过程和管理情况，是保证工程质量和进度的重要文件。
设备及管线安装施工文件：开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要，设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批，焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录，隐藏工程检查验收记录，强度、密闭性试验报告，设备调试记录，施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告，系统调试、实验记录，管线清洗、通水、消毒记录，管线标高位置、坡度测量记录，中间交工验收记录证明、工程质量评定等。设备及管线安装施工文件针对设备和管线安装环节，确保安装工作符合设计要求和质量标准。
电气、仪表安装施工文件：开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要，设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批，调试、整定记录，性能测试和校核，施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告，操作、联动试验，电气装置交接记录，中间交工验收记录、工程质量评定等。电气和仪表安装施工文件保证了电气和仪表系统的正常运行和安装质量。
3.竣工验收阶段文件
竣工验收报告：由建设单位组织相关部门和单位对工程进行全面验收后形成的报告，总结了工程建设的完成情况、质量评定等内容。
全部竣工图纸：包括建筑、结构、给排水、电气等各个专业的竣工图纸，准确反映了工程竣工后的实际状况，是项目后续维护、改造的重要依据。竣工图应与实际工程完全相符，并经过相关单位的审核和签字确认。
质量评审材料：对工程质量进行评估的文件，包括质量检验报告、质量监督部门的意见等，体现了工程质量的达标情况。
工程现场声像材料：如工程建设过程中的照片、录像等，直观记录了工程建设的重要节点和现场情况，为工程档案提供了生动的资料。
竣工验收会议决议文件：记录了竣工验收会议上各方达成的决议和意见，对工程的最终交付和后续工作安排具有指导作用。
4.基建财务、器材管理文件
财务计划、年度计划：反映了项目建设过程中的资金规划和安排，对项目的资金使用和控制具有重要意义。
工程概算、预算、决算：概算和预算是项目建设前对投资的预估，决算则是项目竣工后对实际投资的核算，这些文件对项目的成本控制和财务审计至关重要。
主要材料消耗、器材管理：记录了项目建设过程中主要材料的使用情况和器材的管理情况，有助于对项目成本和物资使用进行分析和管理。
交付使用的固定资产：明确了项目建成后形成的固定资产清单和相关信息，为资产的管理和后续核算提供依据。
移交要求
1.移交时间：一般情况下，基建项目在验收后规定的时间内完成档案移交工作。如有的高校规定基建项目在验收后两个月内归档，城市建设档案管理规定中要求建设单位应当在工程竣工验收后六个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的工程建设档案。对于停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管；撤销单位的工程建设档案，应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案，凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程建设档案，并在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送。
2.移交手续：档案移交时，移交单位和接收单位应共同对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量符合要求。移交单位应填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息，双方在移交清单上签字盖章，明确责任。同时，移交单位应提供档案的相关说明和目录，便于接收单位更好地管理和利用档案。
3.质量要求：移交的基建档案应保证其完整性、准确性和系统性。文件材料应齐全完整，不得有遗漏；文件的签字手续应完备，确保文件的真实性和有效性；档案的整理应符合相关规范，按照一定的分类和编号规则进行排列，便于查找和利用。例如，图纸材料应按图的类别序号排列（如地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图等），蓝图大于卷盒的，应以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管等。对于不符合质量要求的档案，接收单位有权要求移交单位进行整改后重新移交。
基建档案管理中的保管期限确定、归档范围明确和移交要求规范是一个有机的整体。合理的保管期限确保档案在其具有价值的时间内得到妥善保存；明确的归档范围保证了档案的完整性，全面记录基建项目的全过程；严格的移交要求则保障了档案在不同阶段和单位之间的顺利交接和有效管理。只有做好这三个方面的工作，才能充分发挥基建档案在项目建设、维护、改造以及相关决策等方面的重要作用，为基建事业的可持续发展提供有力支持。在实际工作中，各相关单位和人员应高度重视基建档案管理工作，不断完善管理流程和制度，提高基建档案管理水平。 |
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