流动人员人事档案管理

在当今社会，人才流动日益频繁，流动人员的规模不断扩大。流动人员人事档案作为记录这些人员重要信息的载体，其管理工作显得尤为重要。它不仅关乎个人的切身利益，如参加机关公务员考录、国有企事业单位招聘、申报职称评审和核定社保待遇等，更是国家档案和社会信用体系的关键组成部分，对推动人才资源的顺畅有序流动起着不可忽视的作用。

流动人员人事档案的范围

根据相关规定，流动人员人事档案主要涵盖以下几类人群：

1.非公有制经济组织和社会组织聘用人员：随着市场经济的发展，非公有制经济组织和社会组织成为吸纳就业的重要力量。这些组织中聘用人员的人事档案属于流动人员人事档案范畴。

2.与原单位解除人事（劳动）关系的未就业人员：包括辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等情况的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员，在未就业期间，其人事档案也按流动人员档案进行管理。

3.未就业的高校毕业生及中专毕业生：毕业离校后尚未就业的高校和中专毕业生，他们的档案在就业前由相关档案管理服务机构保管，属于流动人员人事档案。

4.自费出国（境）留学及其他因私出国（境）人员：这类人员在出国（境）期间，其人事档案同样纳入流动人员人事档案管理体系。

5.外国企业常驻代表机构的中方雇员：他们的人事档案也属于流动人员人事档案管理的范围。

6.自由职业或灵活就业人员：随着就业形式的多样化，自由职业和灵活就业人员越来越多，其人事档案管理也备受关注。

管理服务机构及职责

（一）管理服务机构

流动人员人事档案管理服务机构包括县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位。其他任何未经授权的单位严禁开展此项工作，同时，严格禁止个人保管本人或他人人事档案。

（二）主要职责

1.档案的接收与转递：依据相关规定，档案管理服务机构负责接收符合条件的人事档案，包括新产生的流动人员人事档案以及从其他机构转来的档案。在档案转递方面，严格按照程序操作，确保档案安全、及时地转移到指定地点。

2.档案材料的收集、鉴别和归档：积极收集能够反映流动人员政治面貌、工作经历、教育培训、职业资格、职称等方面的材料，并对这些材料的真实性、完整性进行鉴别。对于合格的材料，按照规定分类归档，一般应在 2 个月内完成归档工作；不合格的材料则退回形成单位。

3.档案的整理和保管：参照干部人事档案材料的主要内容和分类标准，对流动人员人事档案进行系统整理，建立科学规范的存放秩序。加强档案保管工作，按照预防为主、防治结合的要求，提升安全防灾标准，确保档案的安全。

4.提供档案查（借）阅服务：为符合规定的单位提供档案查（借）阅服务，在查阅过程中，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。查阅人需按规定履行相关手续，如单位查阅需派人事部门的中共党员，并出具单位组织人事部门介绍信及查阅人身份证件等。

5.出具相关证明材料：依据档案记载，为流动人员出具存档、经历、亲属关系等相关证明，这些证明在流动人员办理各类事务时发挥着重要的凭证作用。

6.提供政审考察服务：为相关单位提供入党、参军、录（聘）用、出国（境）等政审考察服务，通过查阅档案，为用人单位提供客观、准确的参考信息。

7.党员组织关系的接转：负责流动人员党员组织关系的接收和转出工作，确保党员能够正常参加党组织活动，履行党员义务。

日常管理工作要点

（一）执行法规与加强管理

档案管理服务机构需严格执行国家档案管理和干部人事档案工作的相关法律法规，强化流动人员人事档案的日常管理工作。在接收档案时，要明确与流动人员、存档单位之间的权利和义务关系。例如，流动人员可持本人居民身份证或社保卡等有效身份证件，到档案管理服务机构申请设立个人账户；存档单位工作人员则需持本人有效身份证件及营业执照等有关证件，申请设立单位集体账户。当存档单位注销集体账户时，档案管理服务机构要协助做好档案转递或调整为个人账户存档的工作。

（二）档案材料的整理与内容建设

1.整理与鉴别：对接收的档案材料，档案管理服务机构应参照干部人事档案材料的分类标准进行仔细整理和鉴别。准确分类每份材料，并逐份编写目录，确保档案材料的有序管理。

2.内容建设：建立适应流动人员职业发展特点的档案材料收集制度，多渠道收集各类相关材料。档案管理服务机构、档案材料形成单位和流动人员之间应加强协作，共同推动档案内容的充实和完善。例如，注重收集流动人员工作变动中形成的劳动合同、企业录用手续及就业登记、劳动用工备案等材料，加强与社会保险经办机构的信息联动，及时收集参加社会保险等相关信息材料。同时，流动人员及人事档案材料形成单位要如实、规范地填写相关材料，并在材料形成 1 个月内主动向档案管理服务机构移交。

（三）保密与安全管理

1.保密工作：严格执行国家保密法律法规，对于涉及国家秘密、工作秘密的流动人员人事档案材料和信息，以及涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，均需按照相关法律规定进行严格管理，防止信息泄露。

2.安全管理：在档案存放方面，建立科学规范的存放秩序，不断改进保管方法和技术，提高安全防灾标准。加强档案基础设施建设，按照档案馆建筑的有关标准要求建设档案库房，强化库房的安全管理和技术防护措施，确保档案库房、阅档场所、整理场所、办公场所相互分开，保障档案的物理安全。

档案的接收、转递和服务利用

（一）优化服务流程

档案管理服务机构应致力于优化流动人员人事档案的接收、转递和服务利用流程，创新服务方式，拓展服务渠道，加大服务信息公开力度，切实提高档案公共服务能力和便民化水平。

（二）档案接收与转递程序

1.接收程序：当流动人员或存档单位申请档案接收时，拟接收的档案管理服务机构首先要向原档案管理服务机构或原工作单位开具转档手续材料。原单位收到转档手续材料后，按规定对档案进行审核，符合要求的档案，需填写材料目录清单后严密包封，并填写档案转递通知单，在15个工作日内进行转递。档案转递必须通过机要通信或专人送取方式进行，严禁个人自带档案。

2.转递程序：档案转出机构在转递档案时，要确保档案内附上完整的档案材料目录或清单，严密包封档案并准确填写档案转递通知单。同时，及时跟踪档案转递进度，确保档案能够准确无误地送达接收机构。接收机构收到档案后，应认真核对档案材料，确认无误后办理接收手续。

（三）服务利用

1.查（借）阅服务：符合规定的单位在申请档案查（借）阅服务时，档案管理服务机构要严格按照规定的程序和要求进行办理。查阅过程中，查阅人员必须严格遵守保密制度，对档案妥善保管，严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料，不得泄露或向外公布档案内容。未经批准，不得擅自复印档案内容，确因工作需要取证的，需经审查批准后，由档案管理人员复印并加盖公章后生效。

2.证明与政审服务：档案管理服务机构依据档案记载，为流动人员出具存档、经历、亲属关系等相关证明，为其在办理各类事务时提供必要的支持。同时，积极为相关单位提供入党、参军、录（聘）用、出国（境）等政审考察服务，为用人单位和相关部门提供可靠的参考依据。

信息化建设助力档案管理

（一）建设原则与目标

按照 “数据向上集中、服务向下延伸、信息全国共享” 的原则，大力推进省级集中的流动人员人事档案管理服务信息系统与全国流动人员人事档案管理服务运行平台的对接。通过信息化建设，建立安全、便捷、共享、高效的流动人员人事档案信息化应用体系，提升档案管理服务的效率和质量。

（二）数字化工作推进

流动人员人事档案数字化工作参照干部人事档案数字化相关技术标准进行，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。鼓励有条件的地方积极推广电子证照、电子公文、电子签章等新技术应用，通过信息交互等方式拓展流动人员人事档案材料收集渠道，探索建立以政务数据为支撑的流动人员人事数字档案。同时，流动人员人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案的相关要求进行管理，保障数字档案的规范使用。

在实际工作中，流动人员人事档案管理工作也面临着一些挑战和问题。例如，部分档案管理服务机构存在基础设施不足、人员专业素质有待提高的情况；在档案转递过程中，可能出现档案丢失、损坏或信息不准确的问题；信息化建设水平参差不齐，部分地区的档案信息共享程度较低等。针对这些问题，需要进一步加强档案管理服务机构的建设，加大对基础设施和人员培训的投入；完善档案转递的监管机制，确保档案安全转递；加快推进信息化建设，提高档案信息的共享和利用水平。只有不断优化流动人员人事档案管理工作，才能更好地为流动人员提供优质服务，促进人才资源的合理配置和顺畅流动。