在档案室建设中，档案用房的合理配备至关重要。它不仅关系到档案的妥善保管，还影响着档案工作的高效开展。依据相关规定，档案用房配备涵盖用房类型、面积规划、选址考量以及建筑设计等多方面要点。
档案库房
1.面积测算：档案库房面积需满足档案法定存放年限需求。可依据公式（档案存量+年增长量×存放年限）×60m²/万卷（或10万件）来测算使用面积。若档案数量少于2500卷（或25000件），则档案库房面积按15m²测算。举例来说，某机关现有档案5000卷，预计每年新增500卷，计划保存30年，那么其档案库房使用面积应为（5000+500×30）×60÷10000=120m²。
2.选址要求：不应设置在地下或顶层，湿润地区不宜设在首层。同时，不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。这是因为地下易受潮，顶层易受阳光直射和雨水渗漏影响，而毗邻危险用房可能因漏水、火灾、电磁干扰等危及档案安全。
3.内部布局：库房内不得设置其他用房和明火设施，除消防以外不应设置给水点，且其他给水排水管道不得穿越库房。档案装具布置要符合规范，如采用五节档案柜时，库房每平方米（使用面积）存储档案长度不小于2.70延长米；采用双面档案架时，不小于3.30延长米；采用密集架时，不小于7.20延长米。装具间的通道也有明确规定，两行档案装具间净宽不应小于0.80m，档案装具端部与墙的净距离不应小于0.60m，档案装具背部与墙的净距离不应小于0.10m。
4.环境控制：应配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。对于保存重要档案或条件允许的，可安装恒温恒湿设备，必要时配备通风换气、空气净化设备。比如，对于珍贵的纸质档案，适宜的温湿度范围为温度14-24℃，相对湿度45-60%。
5.安全防护：配备消防系统，根据档案重要程度和载体类型，可选择洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，还可设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。
档案办公用房
办公用房需为档案工作人员提供舒适、高效的办公环境，应符合现行行业标准《办公建筑设计规范》JGJ67的规定。每个工作人员的使用面积应满足工作需求，一般不应小于一定标准（如10m²），室内宜设置存放工具书和办公用品的位置或固定壁柜，以方便工作人员取用物品。
档案整理用房
1.功能分区：可由整理室、编目室、修史编志室、展览加工制作室、出版发行室等组成。整理室用于档案的接收、分类、排列等初步整理工作；编目室负责编制档案目录，以便于档案的检索和查找；修史编志室用于对档案资料进行深度挖掘，编写机关历史或专业志书；展览加工制作室为举办档案展览提供场地，进行展品的制作、布置等工作；出版发行室则承担档案相关资料的出版发行任务。
2.面积配置：面积建议按《档案馆建设标准》（建标103—2008）县级档案馆整理用房面积指标最高限20㎡进行配置。若机关档案数量较多、整理工作任务繁重，可适当增加面积。
3.设施配备：应配备档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等，以满足档案整理工作的实际需要。整理台上应设置充足的电源插座，方便使用电动装订机、电脑等设备。
档案阅览用房
1.类型设置：可包括普通阅览室、专用阅览室、缩微阅览室、音像档案阅览室、电子档案阅览室等。普通阅览室供一般利用者查阅开放档案；专用阅览室针对特殊需求或特定档案类型设置，如涉密档案阅览室；缩微阅览室用于查阅缩微胶片档案；音像档案阅览室供利用者观看、收听音像档案；电子档案阅览室则用于查阅电子档案。
2.设计要求：室内应能自然通风，以保持空气清新。每个阅览座位使用面积有明确标准，普通阅览室每座不应小于3.5m²，专用阅览室每座不应小于4.0m²，若采用单间，房间使用面积不应小于12.0m²。宜采用间接照明，阅览桌上设局部照明，避免眩光影响阅读。室内应设置防盗监控系统，保障档案和利用者的安全。
其他用房
1.展览用房：用于举办档案展览，展示机关历史、重要成果等。面积可参考《档案馆建设标准》县级三类档案馆水平进行合理配置。内部空间应开阔，便于展品的布置和观众的参观，同时要配备良好的照明和通风设施。
2.档案数字化用房：随着档案信息化的发展，档案数字化用房愈发重要。可由档案前期处理室、纸质档案扫描室、其他载体档案数字化室、数字化质量检测室、档案中转室等组成。面积同样参考相关标准配置。室内应保持清洁、干燥，配备专业的数字化设备，如扫描仪、数码相机、服务器等，并做好防静电、防尘、防火等措施。
3.服务器机房：用于存放档案管理系统的服务器等核心设备。设计应符合现行国家标准《电子信息系统机房设计规范》GB50174的规定。机房要保持恒温恒湿，配备不间断电源（UPS），以确保设备的稳定运行，防止数据丢失。 |
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