建设工程文件档案资料管理

在城市建设的宏伟画卷中，每一项建设工程都是重要的笔触。而建设工程文件档案资料则如同细腻的线条，详实记录着工程从立项构思到竣工验收的每一个关键步骤。从项目的初步规划设计图纸，到施工过程中的技术变更文件，再到工程竣工时的验收报告，这些档案资料不仅是工程建设过程的真实写照，更是后续工程维护、改造以及城市规划发展的重要依据。随着城乡建设的飞速发展，建设工程规模不断扩大，复杂程度日益提高，对建设工程文件档案资料管理的要求也愈发严格。加强建设工程文件档案资料管理，已成为保障建设工程顺利推进、促进城乡建设高质量发展的必然要求。​

一、建设工程文件档案资料管理的重要性​

（一）工程质量追溯的关键依据​

建设工程档案资料完整记录了工程建设各个阶段的质量控制情况。从原材料的检验报告到各分项工程的施工记录，从隐蔽工程的验收资料到工程质量事故的处理文件，这些信息构成了工程质量的完整追溯链条。一旦工程在后续使用过程中出现质量问题，通过查阅档案资料，能够迅速准确地查找问题根源，明确责任主体，为质量问题的解决提供有力支持。

（二）城市规划建设与管理的重要支撑​

城市建设是一个持续发展的动态过程，建设工程档案资料为城市规划者和管理者提供了丰富的历史数据和现实依据。通过分析不同时期、不同类型建设工程的档案资料，可以了解城市空间布局的演变、基础设施的发展状况以及土地利用的变化趋势，为城市总体规划的修编、详细规划的制定以及基础设施的优化升级提供科学参考。​

（三）应对突发事件的保障力量​

在自然灾害、公共卫生事件等突发事件面前，建设工程档案资料能够为应急救援和恢复重建工作提供关键信息。建筑物的结构图纸、消防设施布局图、地下管线分布图等档案资料，有助于救援人员快速了解受灾区域的建筑结构安全状况、消防设施运行情况以及地下管线的受损风险，从而制定科学合理的救援方案，提高救援效率，减少人员伤亡和财产损失。在恢复重建阶段，档案资料为评估建筑物受损程度、制定重建方案提供了重要依据，确保重建工作能够在原有基础上更加科学、合理地进行。

二、建设工程文件档案资料管理现状及问题​

（一）制度执行层面​

尽管国家和地方出台了一系列关于建设工程文件档案资料管理的法规政策，如《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》《建设工程文件归档规范》等，但在实际执行过程中，部分建设单位、施工单位和监理单位对制度的重视程度不足，存在执行不到位的情况。一些建设单位未将档案资料管理纳入工程建设的整体规划，在合同签订、工程进度安排等环节未充分考虑档案资料的收集、整理和移交要求；部分施工单位为追求施工进度，忽视施工过程中文件资料的及时记录和整理，导致资料缺失、滞后；一些监理单位未能有效履行对施工单位文件资料管理的监督职责，对资料的真实性、完整性审核把关不严。

（二）人员管理层面​

建设工程文件档案资料管理需要具备专业知识和技能的人员来负责，但目前行业内部分从业人员业务素质参差不齐。一些档案管理人员缺乏系统的档案管理专业培训，对建设工程档案资料的归档范围、整理要求、保管期限等规定不熟悉，导致档案整理不规范、分类不准确、编目不清晰。同时，由于建设工程项目周期长，人员流动性大，部分经办人员在工作岗位变动时未能及时做好档案资料的交接工作，造成档案资料的丢失或损毁。​

（三）信息化建设层面​

随着信息技术的飞速发展，建设工程文件档案资料管理的信息化已成为必然趋势。然而，目前部分地区和企业在建设工程档案信息化建设方面仍存在诸多不足。一方面，一些城建档案管理部门和建设单位尚未建立完善的档案管理信息系统，档案资料的收集、整理、存储和查询仍以传统的手工方式为主，工作效率低下，难以满足快速增长的档案管理需求。另一方面，已建立信息系统的单位，在系统功能设计、数据安全防护等方面也存在一些问题。部分信息系统功能单一，仅实现了档案资料的简单数字化存储，缺乏对档案资料的深度挖掘和分析利用功能；一些单位在档案数据安全防护方面投入不足，存在数据泄露、丢失等风险。

三、加强建设工程文件档案资料管理的措施​

（一）完善制度体系，强化执行监督​

健全归档工作机制：各地城建档案管理部门应紧密结合工程建设项目审批制度改革要求，进一步完善城建档案移交工作制度。在核发建设工程规划许可或施工许可时，通过工程建设项目审批管理系统，向建设单位一次性详细告知建设工程档案收集、整理、移交的相关要求，并提供线上线下一体化的归档业务指导服务。积极探索建立房屋建筑及市政工程全生命周期档案管理新机制，实现从工程立项到拆除的全过程档案统一管理，特别是加强对工程改建、扩建、修缮维护、加装电梯等涉及结构装修改造环节的档案移交管理，确保建设工程档案的完整性和连续性。​

加强应归尽归、应收尽收工作制度建设：城建档案管理部门要对本地城建档案实行集中统一管理，制定切实可行的应归尽归、应收尽收工作举措。明确要求建设工程规划、勘察、设计、施工、监理等单位和个人，在工作任务完成后必须同步交付一套完整的建设工程档案。市、县城建档案馆（室）要严格按照《城市建设档案管理规定》第五条规定的范围，对城建档案做到应收尽收。同时，城建档案管理部门要定期对建设工程竣工六个月后尚未移交建设工程档案的工程项目进行摸底排查，通过广泛宣传、多渠道收集、公开征集、信用评价等方式，查漏补缺，保证建设工程档案的齐全完整。​

完善验收工作制度：将建设工程档案验收纳入建设工程竣工联合验收的工作制度，进一步规范档案验收工作流程和要求。城建档案管理部门应在工程竣工联合验收规定的时限内，组织完成建设工程档案验收工作。通过工程建设项目审批管理系统接收档案验收申请，并及时出具验收合格意见。对于验收不符合归档要求的项目，要一次性明确告知整改内容，督促建设单位整改后重新进行验收。住房城乡建设主管部门在办理工程竣工验收备案时，要严格查验工程档案验收合格意见，确保建设工程档案质量。​

（二）落实各方责任，提升人员素质​

明确各方责任主体：按照 “谁形成、谁负责，谁移交、谁负责” 的原则，清晰界定建设工程档案归档、移交工作中的各方责任。工程建设单位作为建设工程档案移交工作的总负责人，要将档案管理工作全面纳入合同管理、工程监理、施工管理的各个环节。在合同中明确工程竣工图编制单位，并督促其及时将变更洽商落实到图纸上。定期查验建设工程文件资料的归集情况，在组织工程竣工验收时，严格查验建设工程档案的完整性、齐全性和真实性，对于不符合验收要求的档案，及时督促整改，并将符合归档要求的档案及时移交城建档案馆（室）。工程建设、勘察、设计、施工、监理等单位要对各自形成的工程文件资料收集、整理、立卷以及其真实性和完整性负主体责任。建立健全建设工程项目档案管理制度，落实领导负责制和档案人员岗位责任制，配备专人专岗专职负责建设工程档案工作，确保与工程建设同步完成工程文件资料整理、归档和竣工图编制工作。在工程竣工验收时，将符合归档要求的建设工程档案交付工程建设单位。​

加强人员培训教育：建设单位、施工单位、监理单位以及城建档案管理部门要重视对档案管理人员和工程技术人员的培训教育。定期组织开展档案法律法规、建设工程档案管理规范、档案信息化技术等方面的培训活动，提高从业人员的业务素质和专业技能。同时，加强对工程技术人员的档案意识教育，使其充分认识到档案资料管理对工程建设的重要性，在日常工作中自觉做好文件资料的收集、整理和移交工作。

（三）强化科技赋能，推进信息化建设​

完善数字档案管理机制：城建档案管理部门要加大对城建档案数字化建设的投入力度，建立和完善功能强大的城建档案管理系统。该系统应具备档案资料在线收集、整理、存储、查询、利用等功能，实现归档全过程线上线下同步办理，使建设工程文件资料可以通过城建档案管理系统随时归档。加强与工程建设项目审批、建设工程全过程图纸数字化、施工文件数字化、全国自然灾害综合风险普查房屋建筑和市政设施调查以及行政执法等有关业务系统的互联互通和数据共享，打破信息壁垒，实现档案资源的跨部门、跨区域一体化综合高效协同应用，为智慧城市建设管理提供有力的数据支撑。​

加强安全管理保障：在推进建设工程档案信息化建设的过程中，要高度重视档案数据的安全管理。城建档案管理部门要制定严格的档案数据安全管理制度，采取多种安全防护措施，确保档案数据的安全保密。按照保密要求，严格管理涉密工程以及地下管线测绘数据等涉密档案。加强对档案数据的备份管理，做好档案数据容灾、异质异地多套备份和数据保全管理工作，防范因信息汇聚关联引发泄密风险。在选择异地备份地点时，要充分考虑不同区域、不同省份、不同地震带等因素，确保档案数据在任何情况下都能绝对安全、长久可用，并在应急状态时能够快速启用。

四、提升建设工程文件档案资料服务能力​

（一）提高便民服务和保障能力​

城建档案管理部门要不断完善档案利用制度建设，在保障档案利用安全的前提下，优化档案查询利用流程，提高服务效率。探索运用数据化、网络化、智能化方式，为用户提供方便快捷的档案查询利用服务。

（二）提高档案资源利用能力​

充分挖掘建设工程档案资源的价值，通过举办展览、新媒体传播、编研、影视制作等多种方式，展示城市历史文化和城乡建设取得的成就，增强人民群众的获得感和幸福感。

建设工程文件档案资料管理是城乡建设工作中不可或缺的重要环节，其管理水平的高低直接关系到工程质量的保障、城市规划建设的科学推进以及人民群众的切身利益。面对当前建设工程文件档案资料管理中存在的制度执行不到位、人员素质参差不齐、信息化建设滞后等问题，我们必须以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要论述和指示批示精神，通过完善制度体系、落实各方责任、强化科技赋能、提升服务能力等一系列措施，不断加强建设工程文件档案资料管理工作，提高管理质量和水平。只有这样，才能充分发挥建设工程文件档案资料在城市建设高质量发展中的支撑和保障作用，为实现城市治理体系和治理能力现代化贡献力量。每一位从事建设工程文件档案资料管理工作的人员，都应肩负起 “为党管档、为国守史、为民服务” 的光荣使命，以高度的责任感和使命感，扎实做好本职工作，当好建设工程档案事业的 “守门人” 和 “传承人”。