档案保管期限鉴定是档案管理工作的核心环节，它决定了档案的去留与保存时长，直接影响档案资源的有效利用和管理效率。对于刚入行的新手档案员而言，掌握科学、准确的保管期限鉴定方法至关重要。
明确鉴定基本原则
（一）全面性原则
在进行档案保管期限鉴定时，要对所有档案进行全面梳理，不能遗漏任何一个类别或一份文件。不仅要关注重要的正式文件，也要重视一些辅助性、参考性的资料。例如，在鉴定企业档案时，除了核心的合同、财务报表等，会议记录、往来信函等也需要纳入鉴定范围，因为它们可能包含对企业发展有重要参考价值的信息。
（二）客观性原则
鉴定过程必须基于客观事实，避免主观随意性。不能因为个人喜好或对某些档案的偏见，而错误地判断其保管期限。要依据档案的实际内容、价值和作用来确定，例如，一份普通的内部通知，若仅涉及短期的工作安排，就不应因其是某个领导签发而延长保管期限。
（三）动态性原则
档案的价值会随着时间和环境的变化而改变，因此保管期限的鉴定不是一次性的工作。要建立定期复查机制，对已鉴定保管期限的档案进行重新评估。例如，随着法律法规的更新，一些原本保管期限较短的法律相关档案，可能需要延长保管期限以满足新的法律要求。
熟悉鉴定依据
（一）国家和地方相关标准
国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等是档案保管期限鉴定的重要依据。这些标准对不同类型、不同行业的档案保管期限作出了明确规定，新手档案员要深入学习和理解。例如，机关单位的年度工作总结、重要会议记录等，按照规定一般需永久保存；而一些事务性、临时性的通知，保管期限可能为10年。同时，各地方也可能会根据本地实际情况制定相关的实施细则，档案员也要及时了解并遵循。
（二）行业规范
不同行业具有不同的特点和需求，其档案保管期限也有相应的行业规范。例如，医疗行业的病历档案，根据《医疗机构病历管理规定》，门（急）诊病历由医疗机构保管的，保存时间自患者最后一次就诊之日起不少于15年；住院病历保存时间自患者最后一次住院出院之日起不少于30年。档案员需要针对所在行业，学习和掌握这些特定的规范要求。
（三）单位内部规定
各单位可以根据自身实际工作情况和管理需求，制定适合本单位的档案保管期限表。新手档案员要熟悉本单位的相关规定，了解本单位的档案分类体系和保管期限划分标准。单位内部规定通常会结合国家和行业标准，对本单位特有的档案类型和内容进行细化，具有很强的实操性。
掌握具体鉴定方法
（一）直接鉴定法
直接鉴定法是最基本、最常用的方法，即档案员直接审查档案的内容、形式、形成时间等，逐件逐卷地确定其保管期限。在鉴定过程中，要重点关注档案内容的重要程度、凭证价值和参考价值。例如，一份涉及单位重大决策、资产处置的文件，因其具有重要的凭证和参考作用，应考虑永久保存；而一份日常的办公用品领用登记表，保管期限可定为10年。直接鉴定法虽然工作量大，但能够确保鉴定结果的准确性。
（二）职能鉴定法
根据档案形成部门的职能和工作任务来判断档案的价值和保管期限。不同部门承担着不同的职责，其形成的档案重要性也有所不同。例如，单位的财务部门形成的财务报表、账簿等，对于单位的财务管理和审计具有重要价值，保管期限一般较长；而后勤部门形成的一些关于环境卫生检查的记录，保管期限相对较短。通过分析档案形成部门的职能，可以对档案保管期限作出初步判断，再结合具体内容进行调整。
（三）比较鉴定法
将待鉴定的档案与已确定保管期限的同类档案进行比较，参考同类档案的保管期限来确定其保管期限。在实际工作中，可能会遇到一些难以直接判断保管期限的档案，这时可以查找相似内容、相似类型的档案作为参照。例如，新形成的一份关于员工培训的方案，如果与之前已鉴定为10年保管期限的类似培训方案内容相近，那么可以初步将其保管期限也定为10年，再进一步审核确认。
注意事项
（一）加强学习与培训
档案保管期限鉴定涉及众多标准和规范，且随着时代发展和工作需求变化，相关要求也在不断更新。新手档案员要积极参加各类档案业务培训，关注档案管理领域的政策法规变化，不断学习新知识、新方法，提升自身的专业素养和鉴定能力。
（二）建立复核机制
为确保鉴定结果的准确性，应建立复核机制。由经验丰富的档案员或相关负责人对新手档案员鉴定的档案进行复核，发现问题及时纠正。同时，复核过程也是新手档案员学习和成长的机会，可以通过与复核人员的交流，加深对鉴定方法和标准的理解。
（三）做好记录与统计
在鉴定过程中，要详细记录每一份档案的鉴定情况，包括档案名称、形成时间、鉴定依据、确定的保管期限等信息。定期对鉴定结果进行统计分析，了解不同类型档案的数量、保管期限分布等情况，为档案管理工作提供数据支持，也有助于发现鉴定工作中存在的问题，及时调整和改进。 |
您现在的位置：