文书档案收集范围与重点

文书档案作为记录单位运转轨迹的关键档案门类，在各个立档单位中占据着不可或缺的核心地位。从单位的重大决策到日常工作的细微环节，文书档案都留存着关键信息。清晰明确文书档案的收集范围和重点，对于高效管理档案、充分发挥档案价值具有重要意义。

文书档案的收集范围

（一）本单位形成的文件材料

1.会议相关材料

各类会议计划、安排、通知、名单、议程、报告、会议记录、讲话稿、开幕词、闭幕词等。如单位年度工作会议材料，其中包含的工作总结与计划，能直观反映单位一年来的工作成果及未来规划；专业会议材料则聚焦特定业务领域，对深入研究该领域工作发展历程有重要作用。

单位在上级工作会议上的发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表的论文、考察报告等，这些材料体现了单位在行业内的影响力以及对外交流的成果。

2.综合类材料

会议记录本，像党委、党组会议，行政、办公会议的记录，是单位决策过程的真实写照，为后续回溯决策依据、分析工作思路提供原始资料。

各类花名册、登记簿，如干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿，对掌握单位人员构成、专业技术力量分布以及业务开展基本情况至关重要。

年报表，涵盖业务、党员、人事劳资等各种统计报表，从不同维度反映单位年度工作数据，是分析单位运营状况、制定未来发展策略的重要参考。

各种介绍信及存根，包括党团组织关系、干部调动、行政事务、工资关系等，记录了单位人员流动及行政事务往来的关键信息，具有重要的凭证价值。

协议、合同等，明确了单位与外部主体的权利义务关系，是保障单位合法权益、监督合作执行的重要依据。

3.工作简报及相关材料

工作简报、情况反映、信息通报、信息通讯、工作动态、内部参考、大事记、组织沿革等，从不同角度反映单位日常工作进展、重要事件以及发展脉络，为单位内部管理和外部研究提供丰富的一手资料。

4.其他事务性材料

人事调动（介绍信、函）、采购（招标书、投标书、中标通知书、合同、验收）、活动材料（党建、文明创建等）、邀请信、感谢信、贺信、请柬等，这些看似琐碎的材料，全面记录了单位各项事务的开展情况，是还原单位工作全貌不可或缺的部分。

（二）上级机关的文件材料

1.需贯彻执行类

上级机关召开且本单位需要贯彻执行的会议材料，以及本单位在业务上需遵循的方针政策性文件材料，如上级发布的行业规范调整文件，对本单位业务开展方向具有明确的指导意义。

2.人事及编制相关

有关本单位部门设置、各级领导人事任免以及工作人员编制等文件材料，是单位架构稳定和人员管理的重要依据。

3.视察检查相关

上级领导对本单位的视察检查讲话、指示以及题词等材料，体现了上级对本单位工作的关注与期望，对单位改进工作具有重要的推动作用。

4.批示批复类

上级机关对本单位的批示、批复以及转发本单位的材料，反映了上级对本单位工作的认可或进一步指导意见。

（三）同级机关的文件材料

1.合作相关

与本单位联合召开会议、共同进行工作、共同署名的文件材料，以及双方签订的合同、合约、协议等，记录了单位间横向合作的过程与成果。

2.重要往来文书

涉及比较重要工作或问题的来往文书，以及发来的重要且需执行的方针政策性文件，有助于单位了解行业内同级单位动态，借鉴先进经验。

（四）下级机关的文件材料

1.总结报告类

年季度工作总结、重要专题工作总结、重要调查报告、检查报告、典型材料等，能让上级单位及时掌握下级工作进展、问题及经验，为整体工作布局提供参考。

2.重要备案及名册类

法规性的备案文件、重要名册、登记表、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编等，是下级单位工作基础信息的汇总，对上级全面了解下级情况具有重要价值。

文书档案收集范围的重点

（一）本机关自身形成的核心文件材料

1.决策类文件

本机关党组（或党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录，这些文件记录了单位重大决策的讨论过程与最终决议，是单位发展战略制定的核心依据，对后续工作开展起着纲领性作用。

2.重要业务文件

在单位职能活动中产生的重要业务文件，如企业的重大项目策划书、政府部门的重要政策执行方案等，直接反映了单位的核心工作内容与成果，对衡量单位工作成效、推动业务持续发展具有关键意义。

3.关键事务性文件

如单位的组织沿革，详细记录了单位的历史变迁、机构调整、职能转变等信息，是研究单位发展历程的重要资料；大事记则以编年体形式记录单位重要事件，为快速了解单位发展脉络提供清晰线索。

（二）与本机关主管业务密切相关的外部文件材料

1.上级针对性指导文件

上级机关针对本机关主管业务下发的指示、规定、批复等文件，为单位业务开展指明方向、提供规范依据。例如教育部门收到上级关于课程改革的具体指导文件，能直接指导学校教学工作的调整与优化。

2.下级重要业务汇报文件

下级机关报送的与主管业务相关的重要请示、专题报告等，有助于上级及时掌握基层业务动态、发现问题并做出决策。如基层税务所向上级税务机关报送的关于特定行业税收征管问题的专题报告，能为上级制定更合理的税收政策提供现实依据。

3.同级参考借鉴文件

同级机关在主管业务方面的成功经验材料、创新做法文件等，可供本机关学习借鉴，促进业务水平共同提升。比如同地区不同医院间关于医疗服务优化的交流文件，能启发各医院改进自身服务流程。

文书档案收集范围广泛且重点突出，只有全面、精准地把握这些要点，各单位才能做好文书档案收集工作，为档案管理后续环节奠定坚实基础，充分发挥文书档案在单位发展、行业研究以及历史记录等多方面的重要价值。在实际操作中，各单位应依据自身特点，结合国家档案局相关规定，制定详细且具可操作性的文件材料收集细则，确保文书档案收集工作的科学性与完整性。