在档案管理工作中，准确识别不归档范围的文件资料，是优化档案资源管理、提升工作效率的关键环节。合理划定不归档范围，能够避免无效信息冗余，让真正有价值的档案得以妥善保存和高效利用。接下来，我们将深入探讨不归档范围的具体内容以及实用的鉴定技巧。
不归档范围的具体内容
（一）重复文件资料
在日常工作中，常常会产生大量重复的文件。例如，同一文件的多次草稿，从初稿到修改稿，再到最终定稿，除了最终具有正式效力的定稿需要归档外，其他草稿往往不具备长期保存价值。还有一些会议材料，如会议通知、议程在不同渠道多次发送的副本，这些重复内容不归档，能有效减少存储空间占用，避免档案资源的浪费。
（二）临时性、事务性且无查考价值的文件
事务性文件涵盖了单位内部诸多琐碎的工作记录。比如，一般性的值班安排表，其作用仅限于特定时间段的工作安排，在该时间段结束后，通常不再具有查考意义；还有单位内部的临时性通知，如关于某次临时活动的简单告知，在活动结束后，这类通知对后续工作基本没有参考价值，因此都属于不归档范围。
（三）未生效的文件
文件的生效是其具有保存价值的重要前提。像未通过审议的议案、未签署的合同、未批准的请示等，由于没有最终确定执行，在实际工作中无法产生实质性影响，也就缺乏归档保存的必要性。这类文件在后续工作中不会作为依据使用，所以不纳入归档范围。
（四）与本单位工作无直接关系的文件
单位在运营过程中，会接触到大量外部信息。例如，外单位发来的仅供参考的一般性资料，与本单位业务开展没有直接关联；还有一些社会新闻报道、行业资讯等，虽然可能具有一定的可读性，但对本单位的工作决策、业务办理等没有直接作用，不属于归档范畴。
（五）个人生活性材料
员工在工作之外产生的个人生活材料，如私人信件、个人兴趣爱好相关的资料、家庭生活记录等，与单位工作事务完全无关，不应该进入单位档案管理体系，属于明确的不归档范围。
不归档文件的鉴定技巧
（一）内容分析法
仔细审查文件内容是鉴定的基础。分析文件是否与单位的核心职能、主要业务相关，是否能够为单位的决策、管理、业务办理等提供有效依据。例如，一份关于其他单位内部团建活动的详细报道，对本单位的工作没有任何指导或参考价值，通过内容分析就能快速判断其属于不归档文件。同时，关注文件内容的完整性和有效性，如果文件内容残缺不全，无法完整表达信息，且没有补充完善的可能，也可考虑不归档。
（二）价值评估法
从现实和长远两个角度评估文件价值。现实价值主要看文件对当前工作的直接作用，如正在执行的项目合同，对项目推进至关重要，具有高现实价值，应归档；而长远价值则考虑文件对未来工作的参考意义，像单位的战略规划文件，即使当前未完全实施，但对未来发展具有指导意义，需归档保存。相反，一些短期使用且后续无作用的文件，如某次活动的临时签到表，价值较低，可鉴定为不归档文件。
（三）时效性判断法
根据文件内容的时效性进行鉴定。对于具有较强时效性的文件，在其时效过后，若不再具有使用价值，可视为不归档文件。例如，季节性促销活动的宣传方案，在活动结束后，随着市场环境和促销策略的变化，该方案难以再为后续工作提供借鉴，就无需归档。但一些时效性较弱的政策文件，即使发布时间较长，依然可能对后续工作有指导作用，需要归档。
（四）参照标准法
参考国家、地方以及行业制定的档案管理相关标准和规范。这些标准明确规定了各类文件的归档要求和不归档范围，是鉴定工作的重要依据。同时，结合本单位制定的档案管理细则，因为各单位的工作性质和业务重点不同，细则会对不归档范围进行更具体的细化。例如，某科研单位的档案管理细则可能会明确规定，一般性的科研实验失败记录（非系统性、规律性的失败）可不归档，而对于取得重要数据的失败记录则需归档，以此来精准界定不归档范围。
（五）集体讨论法
对于一些难以判断的文件，可以组织档案管理人员、业务部门人员以及相关专家进行集体讨论。不同人员从各自的专业角度出发，对文件的价值和归档必要性发表意见。例如，对于一份涉及新兴业务领域的文件，业务部门人员更了解其在实际工作中的作用，档案管理人员则熟悉归档要求和流程，通过充分的交流和讨论，综合各方意见，做出更准确的鉴定结论。 |
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