会计档案的分类，就是基于会计业务，遵循会计材料之间的历史有机联系，以便于保管、利用为目标，设计并执行档案划分方案的活动过程。会计档案分类可以按种类、实体、信息内容等来划分。会计档案分类是会计档案整理工作的重要环节，是会计档案前端控制的方法和手段，是后期会计档案立卷、排列和编目的重要基础和保证。在会计档案整理工作中，首先要做好会计档案的分类工作。
1.会计档案的分类要求
分类要遵循规律、特点和客观性原则
会计档案分类标准的选择和分类方法的应用要遵循会计核算业务工作的规律、特点和客观性原则。准确分析和把握会计档案的基本特征和主要特点，选择分类标准要能够符合会计档案的属性和特点。
2.分类要有系统性和逻辑性
会计档案的分类要有系统性和逻辑性，主要包括统一的划分标准和不要出现逻辑错误。一个归档周期内的会计档案只能使用一个统一的划分标准，不能同时采用多个划分标准。
3.分类标准不能朝令夕改
会计档案的分类标准不能朝令夕改，要保证分类体系的相对稳定性。
分类要有可操作性和实践性
会计档案的分类要有可操作性和实践性。会计档案的分类是为了安全有序、齐全完整地保管会计档案，是会计档案科学管理的重要基础和手段，为更好地开发利用会计档案信息创造前提条件。
会计档案的分类标准
会计档案的分类标准是会计档案分类的准则和依据，主要包括来源标准、时间标准、内容和形式标准、载体和形式、保管期限等。
来源标准
按不同的立档单位或组织机构来确定会计档案分类的标准。
时间标准
按会计工作运行周期，如会计年度来进行会计档案分类的标准。将同一会计年度内形成的会计档案相对集中在一起，不同会计年度形成的会计档案划分开。
内容和形式标准
如按会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计材料等来进行划分。《会计档案管理办法》中明确规定了会计档案的内容和形式主要有会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计材料。
内容和形式标准
在会计电算化高速发展的今天，产生了大量数字化会计档案，给会计档案管理工作带来了新的机遇和挑战。会计档案的分类可以按传统纸质存储和电子存储等不同的载体和形式来进行划分。
保管期限
《会计档案管理办法》中规定了会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的分类可以按永久、10年、30年来划分。
3.会计档案编号
会计档案编号是根据会计档案的形成规律和具体形式，将不同类型的会计档案进行号码编制，以满足管理和查阅利用需要。
会计档案编号原则
会计档案档号的编制可以按照实用性原则，结合会计档案的特点，参照其他专门档案的档号结构，在满足档号唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性等原则的前提下，进行编制。
会计档案编号方法
目前，国家颁布的《会计档案案卷格式》（DA/39—2008）和《会计档案管理办法》中都没有对会计档案档号的编制作出明确规定，在《会计档案案卷格式》(DA/39—2008)中只规定了案卷封面填写要有全宗号、目录号、案卷号、保管期限等内容，没有档号组合的要求。
现文书档案普遍采用以“件”为单位的档号编制，档号结构以2015年重新修订的《归档文件整理规则》中“年度一保管期限一机构(问题)”分类法为依据；科技档案档号结构以《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）为依据，档号由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成；数码照片档号结构以《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)为依据，采用“保管期限代码一年度一照片组号一张号.扩展名”方式；人事档案档号结构按《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017)中提出的“文件夹应以姓名+居民身份号码命名”，干部人事档案材料用“类号代码+分类内序号+三位流水号”进行命名；印章档案档号结构按《印章档案整理规则》（DAT40-2008）中提出的“印章档案代号一保管期限代号—分类号一印章枚号”格式。
按照单位档案部门集中统一管理各部门形成的各类档案，分类方案和编号方法应尽量统一；不同的单位对于共性门类档案的档号编制也尽量一致，采用通用结构等方法。参照以上各门类档案档号编制法，结合《会计档案案卷格式》(DA/39-2008)中规定的案卷封面填写要素，归纳出下列几种会计档案编号方式。
1.年度一会计档案分类（综合类、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计材料)一保管期限一序号分类法
此种档号结构主要采取了文书档案分类的思想，首先以会计年度来划分，同一个会计年度的会计档案按种类划分，分为综合类、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计材料五大类。综合类主要包括财务类文件，如上级有关本单位财务工作的文件，本单位财务管理的相关规定、计划、总结、请示、批复等；会计凭证主要包括原始凭证、记账凭证、缴库退库凭证、财政总预算拨款凭证等；会计账簿主要包括总账、明细账、日记账等；财务会计报告主要包括月度、季度、半年度财务会计报告，年度财务会计报告、部门财务报告、税收年报（决算）等；其他会计材料如银行对账单、工资清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。在这五大类中又按永久、30年、10年的保管期限以流水号顺序排列。这种分类方法源于文书档案的分类方法，包括了会计档案保管期限表和会计档案封面填写要求的主要元素和线索，简单且容易掌握，便于存放、查找和利用。
适用性：此种分类方法适用于专业性强、会计档案规模大、数量多的单位、机构和部门。
扩展性：如果存在一个全宗下有多个会计档案立档单位、机构和部门的情况，可以在年度和分类不变的情况下，通过序号流水号排列依次增加的方式来解决，也可以通过二级类目的扩展来添加机构信息，采取年度一会计档案分类·组织机构一保管期限一序号分类法来解决。
2. 会计年度一保管期限一组织机构—序号分类法
首先按会计年度分类，再把同一会计年度的会计档案按保管期限分类，在同一保管期限内，按组织机构进行排列。这种分类法适用于规模小、分类少、数量少，立档单位、机构和部门多的情况。
3.独立身份分类法
根据《档号编制规则》列出的第三种结构，按照“身份证”管理理念，每一份档案都有自己的编号。居民身份号码是特征组合码，由17位数字本体码和一位校验码组成。排列顺序从左至右依次为：6位数字地址码，8位数字出生日期码，3位数字顺序码和1位数字校验码。借鉴“身份证”管理理念，会计档案分类编号可结合以上两种分类法，用特征组合码来表示。如，年度一会计档案分类一保管期限一序号分类法可以从左至右用4位数字年度码、3位数字分类码、数字或字母保管期限码，最后顺序码。随着越来越多数字化会计档案的产生，此种档号编制方式有利于发挥计算机自动生成和管理的优势。
无论采取什么样的分类标准，都是为了便于保管和查阅利用。 |
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