如何理解文书工作

文书工作也叫文书处理工作，是指社会组织围绕文书的形成、处理和管理所进行的一系列互相衔接的工作。制发一份文件，从思想酝酿、材料收集、调查核实、起草讨论、审核定稿、印校对到用印发出，须经一系列程序并遵循一定的制度。文件处理完毕，有保存价值的文件还要整理立卷。这些都属于文书工作。概括起来，文书工作的内容包括文件材料的拟稿、核签、缮印、校对、用印、收发、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档等。文书工作者要了解文书工作的性质和作用，以便更好地为机关、企事业单位的工作服务。

文书工作的性质

文书工作具有政治性、机密性、实践性、规范性和工具性。

（一）政治性

文书工作的政治性是从以下三个方面的内容上表现出来的：

1.文书工作直接关系着党和国家的方针、政策、法令的贯彻执行。文书工作本身是运用文书处理公务，通常以公文的形式下达和公布方针、政策和法令，它是贯彻执行方针、政策和法令的前提和基础，事关国家大政。国家机关制发文件是为了贯彻一定的意图，达到一定的政治目的，实现一定的领导作用。这些作用通过文书工作的一系列处理环节发挥出来。文书工作的实质首先就是使文书的政治功能得以实现。

2.文书工作是整个国家机器正常运转的保证。国家机器的运转在很大程度上是通过公文的传递与处理进行的。如果没有文书工作，党和国家的意志就无法准确传递到各个国家机关，国家的各个职能部门就不能准确地履行自身的职责，党和国家的方针、政策、法令等就无法执行。所以，文书工作在国家机器的正常运转上起着十分重要的作用。

3.文书工作是提高机关工作效率的重要环节。文书工作是机关工作的一个十分重要的环节，文书工作的好与坏直接影响着国家机关职能部门的工作效率，关系到党和国家的方针、政策、法令能否更加快速、准确地传递到各个职能部门，实现“上情下达”“下情上达”的目的。

（二）机密性

文书工作的机密性是由它所涉及的对象—文书来决定的。党政机关和各个企事业单位都会根据具体的工作需要制发不同机密程度的文件，高层领导机关制发的文件很多涉及国家政治、军事、经济等方面的核心机密，一些科技文件也因自身的特殊性带有不同程度的机密性。这些机密性文件的制发、处理、管理过程都离不开文书工作。文书工作过程接触许多机密，有的关系国家的安全和根本利益。文书部门是单位机密和信息的汇总处，稍有不慎就有失密、泄密的危险。所以，注意保护文书工作的机密性是文件安全的有力保障。

（三）实践性

文书工作的实践性既体现在文书工作的整体上，又反映在文书工作的各个环节中，具有很强的可操作性。文件的制发、处理、管理由专门的部门、文书工作人员进行。每一环节的工作都必须经过岗位的实践，按照业务技术方法的要求做，才能有效完成。

（四）规范性

文书工作是通过一系列相互衔接的程序与环节来完成公文的形成、处理和管理的，而每个环节都需要按照一定程序与执行的标准来完成，这是文书工作规范性的具体体现。如果不按照具体的规范程序来办理公文，会给机关工作带来不必要的麻烦和损失。遵循统一的标准，可以保证文书工作科学、高效、有序运行。

（五）工具性

文书工作的工具性体现在文书的职能作用实现的过程中。没有文书工作，文书的职能和作用就无法得以实现。办理事务、联系事项、传达意图、交流情况与推进工作都依赖于文书工作。

文书工作的作用

文书工作不是一般的事务性工作，它在单位工作中占有重要的地位，在参与政务与管理事务中起着无可替代的作用。

文书工作是机关的喉舌和门户

各级机关一般都通过文书来指导、布置、汇报和联系工作，反映主要工作职能和意图。因此，文书工作就成为各级机关传达具体工作内容最主要的途径，如人的喉舌一样将自身的思想和意图传达给上下左右，作用于四面八方。此外，文书的处理主要是由文书工作部门来完成的，所以文书工作又起到了门户作用。它对文书的上传下达，收进发出，起到承上启下、纵横联络、沟通内外、协调关系的纽带作用，把各方面连接成一个整体，共同实现职能，推动各项工作的发展。

文书工作是传递和处理关系的纽带

文书工作是承上启下、联系内外的纽带。上级意图的传达，下级情况的汇报，平级之间的沟通，都离不开文书工作。党和国家的方针、政策、法规、法令通过文书工作传递到基层直至群众之中；本单位工作的情况、经验和问题通过制发文书，向上级领导机关和主管部门反映，为科学决策、制定方针政策提供依据和参考；横向联系、了解情况、借鉴经验依靠的是文书的传递和处理。正是文书工作的这种联系和沟通，使整个国家的社会组织成为一个有机整体，使信息沟通、思想交流、意见交换得以完成。

文书工作影响工作质量和效率

文书工作既是单位工作的重要组成部分，又是人们处理各项工作的形式和手段。如果一个单位的文书工作制度健全，员工工作态度认真，能够按照统一、精减的原则，准确、周密、及时、迅速地形成、处理和管理文书，就能使整个工作有条不紊，秩序井然，从而促进工作效率的提高，保证工作的正常秩序，提高职能部门的威信。相反，如果文书工作得不到重视，制度不健全，文书工作人员素质低，必然造成文书工作的混乱、拖沓，致使工作信息不灵、决策不准、执行无力。可见，文书工作与单位工作活动的质量和效率密切相关。

文书工作是领导活动的助手

领导在决策、部署或指挥工作过程中，需要了解各方面的情况，调查研究，分析综合，追踪反馈。文书工作的任务就是为领导决策提供和准备参考材料，提出建议，提供信息服务。做好文书工作可以协助领导做出切合实际的决策，使领导从繁杂的具体事务中解脱出来。

文书工作是档案管理的基础

文书工作和档案工作有着十分密切的联系。文书是现行工作进程中正在运转使用、未经整理归档的文件材料。档案是办理完毕的具有保存价值的文件材料转化而来的。文书工作不仅直接影响文件的质量，也关系到档案的质量。如拟写文件时不注意文字表述的准确性，档案的内容就不会准确。如果使用劣质纸张和油墨印刷或书写文书，档案的制成材料就不耐久。没有文书工作，档案工作就成了无源之水，无本之木。没有科学而准确的文书工作，档案管理就失去了坚实的基础。