电子文件的归档范围和归档程序

1、归档范围

（一）电子文件归档范围

直接形成的对国家和社会具有保存价值的电子文件应当纳入归档范围，具体参照传统载体文件的归档范围。常见电子文件类型的归档范围。

（二）元数据归档范围

电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。各门类电子文件元数据的归档范围。

2、归档程序

（一）收集

应在办公自动化系统、业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件及其元数据的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。

同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整，电子文件内容信息与其形成时保持一致，应能客观、完整地反映业务活动。以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

（二）整理

应以件为管理单位整理电子文件，并在电子文件拟制、办理或收集过程中基于办公自动化系统或业务系统完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。

（三）清点

清点分为提交归档责任方对拟归档电子文件总件数、元数据总条数的清点和接收归档方对交换的归档电子文件及其元数据数量的清点。清点一般由系统自动完成，清点内容包括电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等，清点结果记录在归档说明文件中。

（四）检测

根据一定的方案，对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。

（五）登记

档案部门应将清点、检测合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为，登记归档电子文件。并依据清点、检测结果，按批次或归档年度填写《电子文件归档登记表》，完成电子文件的归档。

（六）编目

应对归档电子文件的元数据进行解析自动生成归档文件目录，在此基础上对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核、确认和修正，必要时对电子档案进行重新排序并重新编制文件级档号。电子档案可沿用原归档电子文件的命名，或按规则将其自动转换为符合规范的文件级档号，同时更新相应的计算机文件名元数据。应根据实际需要按照《档案著录规则》的要求对电子档案做进一步著录，规范、客观、准确地描述主题内容与形式特征。

完成整理编目后，应将电子档案及其元数据归入电子档案管理系统正式库。

3、归档时间及归档方式

（一）归档时间

电子文件的归档时间：

（１）实时归档，即在电子文件办理完毕后即提交归档，一般只能采用全自动化、无需电子文件形成或办理部门干预的在线归档方式；

（２）定期归档，即按固定周期定时启动归档程序，将电子文件及其元数据提交归档。各门类电子文件的归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年6月。

（二）归档方式

电子文件的归档方式：

（1）按照电子文件实际的存储位置，分为逻辑归档与物理归档。

（2）按照归档电子文件的传输方式，分为在线归档与离线归档。应结合系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括：

（1）webservice归档接口；

（2）中间数据库归档接口；

（3）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

4、归档格式

（一）电子文件的归档格式

电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持向长期保存格式转换。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照《版式电子文件长期保存格式需求》执行，可采用OFD、PDF/A格式。各个类型的电子文件归档格式按照相关规定执行。

（二）元数据的归档格式

元数据的归档格式应根据归档接口以及元数据形成情况确定：

（１）经办公自动化系统、业务系统形成的各门类电子文件元数据以webservice归档接口或归档电子文件及其元数据的规范存储结构作为归档接口时，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档；以中间数据库归档接口为归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可再由中间数据库导出数据库数据文件。

（２）声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET、XLS、DBF等格式归档。

5、电子档案的移交接收

（一）电子档案的移交

电子档案的移交是指电子档案形成单位向国家档案馆转移电子档案的行为，对应于国家档案馆的行为则被称为电子档案的接收。电子档案的移交和接收不仅是电子档案实体和信息的转移，更重要的是电子档案管理责任主体的变更。

电子档案移交的程序：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。电子档案移交的基本要求。

（二）电子档案的接收

电子档案接收的程序：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。

（三）移交接收过程中的“四性检测”

档案移交单位在向档案馆移交电子档案之前，档案馆在接收电子档案时，均应对电子档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交和接收。检测内容包括：

（1）真实性检测：电子档案来源真实性、元数据准确性、内容真实性、元数据与内容管理一致性、移交信息包真实性。

（2）完整性检测：电子档案数据总量、元数据完整性、内容完整性、移交信息包完整性。

（3）可用性检测：电子档案元数据可用性、内容可用性、软硬件环节、移交信息包可用性。

（4）安全性检测：移交信息包病毒、移交载体安全性、移交过程安全性。检测方案参照《文书类电子档案检测一般要求》执行。

6、电子档案的长期保存

（一）电子档案存储

电子档案存储是指以经济、有效、安全的方式保护、存取和管理电子档案以便利用的过程。电子档案存储的基本要求。

（二）电子档案的备份

电子档案备份是指将电子档案或相关系统的全部或部分复制或转换到存储载体或独立的系统上。

电子档案备份级别可分为：数据级备份、应用级备份和灾难备份。

电子档案备份方式按存储介质不同可分为：在线备份和离线备份；

按备份系统与主应用系统之间的距离可分为：近线备份、远程备份，远程备份又包括同城异地备份、远程异地备份。电子档案的近线备份和灾难备份基本要求。电子档案离线备份的基本要求。

（三）元数据的维护

电子档案元数据维护的基本要求：

（1）应基于系统在电子档案管理全过程中持续开展电子档案元数据采集、备份、转换和迁移等管理活动。

（2）实施系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时，应自动采集新增的电子档案背景、结构元数据，包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、技术参数等。

（3）应持续并自动采集电子档案管理过程元数据，包括登记、格式转换、迁移、鉴定，销毁、移交等。

（4）应通过备份、格式转换、迁移等措施管理电子档案元数据，包括电子文件归档接收的以及归档后形成的电子档案元数据。

（5）应禁止修改电子档案背景、结构和管理过程元数据，对题名、责任者、文件编号、日期、人物、保管期限、密级等元数据的修改应符合管理规定，修改操作应记录于日志文件中。

（6）应确保电子档案与其元数据之间的关联关系得到维护。

7、电子档案的利用统计和处置

（一）电子档案的利用

电子档案利用的基本要求。

（二）电子档案的统计

电子档案的统计内容。

（三）电子档案的鉴定

电子档案的鉴定内容包括：电子档案的开放鉴定和电子档案保存到期时的价值鉴定。馆藏电子档案的开放鉴定，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放鉴定，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。保存到期电子档案的鉴定程序。

（四）电子档案的转换与迁移

电子档案转换与迁移的情形。

电子档案转换与迁移的步骤和基本要求。

（五）电子档案的销毁

电子档案销毁的基本要求。

电子档案销毁的程序：电子档案销毁鉴定后，成立销毁小组并负责实施，销毁完成后形成销毁报告、登记表等台账并归档保存。销毁小组应包括销毁操作责任人、销毁监督人与审核责任人。