电子文件归档与整理工作中应注意的问题

(1)分散性。电子文件的内容、结构和背景信息以彼此独立的方式存储和管理。例如，在数据库文件中，内容即数据，以后缀为“.dbf”文件名保存,而数据结构则存储在数据字典中，文件的创建时间、修改时间和存取时间等针对文件的各种处理信息则由操作系统记录和维护。

(2)差异性。差异性首先体现在电子文件生成平台的差异上。由于用于起草文件的计算机软硬件的种类规格过多，导致文件在格式、编码、读取方式和编辑手段上存在诸多不同，甚至影响跨平台的文件阅读；同时，不同部门和不同人员有着不同的文件管理习惯，比如在文件目录的设置上，有的按照员工的名字设置，有的按照年度或月份设置，有的按照文件的种类设置，文件组织方式千差万别。

(3)随意性。相对于纸制文件管理的规范和完善程度，电子文件的管理还处于一种十分随意的状态，在电子文件生成的时间、程序、权限以及文件流转的方式等方面都缺乏成熟的管理办法及相关的规定和制度，这会严重影响电子文件的可靠性和真实性。

保证电子文件的真实性、完整性和有效性是一件十分困难的、涉及多方面因素的工作，这个问题的解决有赖于信息技术的进步，电子文件、电子档案管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。《电子文件归档与管理规范》在这方面做出了明确规定：在保证电子文件的真实性方面：

建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；

设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；

对电子文件采用防错漏和防调换的标记；

对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

在保证电子文件的完整性方面：

应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。如在电子文件的管理过程中,要建立电子文件的收集和积累制度，依靠完善的制度来明确收集和积累电子文件的责任是一种有效的办法。在电子文件处理过程中，对必要的背景信息的项目做出规范化的要求，并随时进行登记。背景信息数量可能较多，甚至在形式上图、文交错，对其进行规范化的管理尤其重要。在进行电子文件系统的设计时，应使系统在运行过程中能自动把相关的背景信息连接到一起，无论是文字还是图形信息，即使存储区域不同，也必须组成一体化管理的信息库。制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明。

在保证电子文件的有效性方面：

应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。为此，归档电子文件的形成单位和档案管理部门每年均应对电子文件的读取情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。