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档案在利用过程中的保护

发布者:  发布时间:2021-02-04  阅读:1927次

档案在利用过程中需要调卷、查阅、还卷,这对档案的物质载体将造成磨损,影响档案的自然寿命,同时,还不可避免地存在其他安全隐患。因此,制定相应的保护制度,采取适当的保护措施十分必要。



一、档案在利用过程中的保护制度

(1)档案使用登记和交接制度。档案出入库时对调卷、还卷及交接行为进行登记,签收手续必须清楚、严格。

 

(2)档案利用行为规范制度。包括对档案利用行为方式的规范及防止不良行为,如禁止在档案上勾画、涂抹;禁止擅自将档案带离规定的使用场所;未经允许,任何人不得擅自拍照、抄录、复印档案;对于损毁档案的行为应有严明的惩罚措施。

 

二、档案在利用过程中的保护措施

(1)数量与顺序的控制。当档案利用数量过大时,应分批定量提供,并要求利用者在使用过程中和交还档案时保持原排列顺序,以免发生混乱。

 

(2)对档案利用行为的监督和指导。外部利用者利用档案时,档案馆(室)应安排工作人员在利用现场进行监督和指导,发现问题及时指出和纠正。

 

(3)档案利用方式及利用场所。档案既可以现场阅览,也可以通过网络、邮政、电子邮件、传真、电话等方式进行利用和查询。现场阅览的场所应为集中式大阅览室,便于管理。而通过档案馆主页进行网上检索或通过电子邮件进行咨询的,应采取相关的网络安全保密措施。

 

(4)珍贵档案利用过程中的保护性措施。珍贵档案在利用过程中应采取严密的保护措施:一般提供缩微品或复制件,不提供原件;利用时应特别监护;复制时应采取严格的限制措施和保护性措施。




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